Senior Projectsecretaris Den Haag • Bright Professionals

Voor een uitdagende rol als Senior Projectsecretaris binnen een dynamisch programma, waarbij je een cruciale rol speelt in het realiseren van ambitieuze doelstellingen, zijn we op zoek naar een verbindende en sterk organisatorisch ingestelde professional. Je wordt het middelpunt voor coördinatie, regie en structuur binnen het programma, waarbij je een essentiële bijdrage levert aan een soepele samenwerking en efficiënte uitvoering. Lees verder om te zien of deze functie echt bij jou past.

Functieomschrijving
Voor de VNG zoeken wij een Senior Projectsecretaris.

Wij zoeken een senior programmasecretaris die samen met de programmasecretaris OZJ en GO de coördinerende en regisserende rol binnen TGJ en Aanpak Wachttijden op zich neemt.
Een senior programmasecretaris die gedijt in een dynamische, netwerkgerichte omgeving en een essentiële rol speelt in het realiseren van de ambities van het programma OZJ breed, met specifieke focus op de programma’s Transformatie Gesloten Jeugdbescherming (TGJ) en Aanpak Wachttijden.
Je bent een verbinder met een sterk organisatorisch vermogen, houdt overzicht in
complexe trajecten en draagt actief bij aan een soepele samenwerking binnen én buiten het programma.

Als senior programmasecretaris vervul je een spilfunctie in het programma. Je coördineert en stuurt het programmasecretariaat aan, en zorgt voor een goede inrichting van de processen. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor het secretariaat en begeleidt het team in prioriteitenstelling, planning en uitvoering. Daarbij waarborg je dat afspraken helder zijn en zorgvuldig worden opgevolgd.
Je monitort de voortgang van de lopende projecten en programma’s, signaleert tijdig knelpunten en draagt zorg voor het realiseren van de afspraken uit het plan van aanpak. Je stelt voortgangsrapportages op, houdt actie- en besluitenlijsten bij en analyseert (door)ontwikkelingen ter ondersteuning van sturing en verantwoording. Ook ben je verantwoordelijk voor de juridische aspecten binnen het programma, waaronder privacyvraagstukken.

Je brengt structuur aan in het bredere team van het OZJ en faciliteert de randvoorwaarden voor samenwerking en uitvoering. Je creëert en onderhoudt processtructuren die samenwerking tussen stakeholders bevorderen, zowel intern als extern. Als procesregisseur coördineer, initieer en activeer je trajecten, bijvoorbeeld beleidsprocessen, bijeenkomsten en events, en zorg je voor een samenhangende en efficiënte uitvoering.
Daarnaast werk je nauw samen met de programmamanagers van OZJ, TGJ en Aanpak Wachttijden. Je houdt ontwikkelingen in het bredere netwerk actief in de gaten, speelt daarop in en weet complexe vraagstukken inzichtelijk te maken. Je hebt oog voor de samenhang tussen centrale beleidskaders en decentrale uitvoeringspraktijken en weet deze werelden met elkaar te verbinden.

In samenwerking met de communicatieadviseur stel je een communicatieplan op en bewaak je de uitvoering ervan. Je verzorgt de inhoudelijke input voor interne communicatie, nieuwsbrieven, rapportages en presentaties, en waarborgt heldere, consistente communicatie richting bestuur, projectteams en stakeholders.
Kortom, je bent een stevige organisator én procesregisseur in één persoon, die met overzicht, gevoel voor verhoudingen en inhoudelijke scherpte bijdraagt aan de voortgang en effectiviteit van het programma.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Eerste aanspreekpunt voor en coaching van het programmasecretariaat; aanbrengen van structuur, helder uitzetten en zorgvuldig monitoren van afspraken
• Coördineren en aansturen van het programmasecretariaat en zorgen voor een goede inrichting van de ondersteunende processen
• Monitoren en bewaken van de planning en voortgang van onderliggende projecten en programma’s (OZJ, TGJ, Aanpak Wachttijden)
• Opstellen van voortgangsrapportages, analyseren van ontwikkelingen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
• Signaleren van knelpunten en waarborgen van de realisatie van het plan van aanpak
• Faciliteren van randvoorwaarden, structuur en samenwerking binnen het bredere programmateam
• Initiëren, coördineren en activeren van trajectprocessen (zoals beleidsoverleggen, bijeenkomsten, events)
• Creëren van processtructuren die samenwerking en afstemming tussen interne en externe stakeholders bevorderen
• Zorgvuldig voorbereiden van overleggen en bewaken van een tijdige opvolging van acties
• Verantwoordelijk voor juridische zaken binnen het programma, waaronder privacyvraagstukken
• Afstemming en samenwerking met programmamanagers, strategisch adviseurs en betrokken netwerkpartners
• Actief schakelen binnen het bredere netwerk en anticiperen op relevante ontwikkelingen
• Inzichtelijk maken van complexe vraagstukken, met oog voor beleidskaders én uitvoeringspraktijk
• Opstellen en bewaken van een communicatieplan (in samenwerking met de communicatieadviseur)
• Verzorgen van inhoudelijke input voor interne communicatie, nieuwsbrieven, presentaties en rapportages
• Zorgen voor heldere, consistente en doelgerichte communicatie richting bestuur, projectteams en stakeholders
• Bijdragen aan een goede relatie met opdrachtgevers en het versterken van de netwerksamenwerking

Resultaat van de opdracht
Je hebt gezorgd voor een duidelijke structuur binnen het programma OZJ, evenals binnen de specifieke programma’s TGJ en Aanpak Wachttijden. Hierdoor verlopen processen efficiënter, zijn rollen en verantwoordelijkheden helder belegd en wordt bestuurlijke besluitvorming beter voorbereid en ondersteund.
Het programmasecretariaat functioneert als een goed georganiseerd en effectief aangestuurd team. Dit heeft geleid tot een soepele samenwerking binnen het programmateam en met externe partners. De planning en voortgang van onderliggende projecten zijn zorgvuldig bewaakt, met tijdige signalering van knelpunten en duidelijke prioritering.
Voortgangsrapportages en actie- en besluitenlijsten zijn systematisch opgesteld, afgestemd en ingebracht in de bestuurlijke cyclus, wat heeft bijgedragen aan transparante en goed onderbouwde besluitvorming.
Je hebt daarnaast gezorgd voor een overzichtelijke en toegankelijke mappenstructuur en voor een verbetering van werkprocessen, met specifieke aandacht voor juridische randvoorwaarden en privacyregelgeving. Dit versterkt de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de uitvoering.
In de rol van procesregisseur zijn diverse trajectprocessen (zoals beleidsoverleggen, events en netwerksessies) inhoudelijk en organisatorisch voorbereid en gecoördineerd. Deze bijeenkomsten droegen bij aan verbinding en afstemming tussen beleid, uitvoering en strategische partners.
Ook op het vlak van communicatie is resultaat geboekt. In nauwe samenwerking met de communicatieadviseur is een communicatieplan opgesteld en uitgevoerd, met inhoudelijke input voor interne updates, nieuwsbrieven, rapportages en presentaties. De communicatie richting bestuur, projectteams en stakeholders was helder, consistent en afgestemd op de behoeften van verschillende doelgroepen, wat het draagvlak en de zichtbaarheid van het programma heeft vergroot.
Dankzij deze inspanningen is niet alleen de operationele slagkracht van het programma OZJ versterkt – en in het bijzonder van TGJ en Aanpak Wachttijden – maar is ook een solide basis gelegd voor verdere doorontwikkeling, borging en bestendiging van resultaten in een bestuurlijke en netwerkgerichte context.

Samengevat

• Heldere structuur binnen OZJ, TGJ en Aanpak Wachttijden zorgt voor efficiëntere processen en betere ondersteuning van besluitvorming
• Programmasecretariaat functioneert effectief met duidelijke rolverdeling, sturing en goede samenwerking
• Voortgang van projecten is zorgvuldig gemonitord; rapportages zijn tijdig opgesteld en ingebed in de bestuurlijke besluitvorming
• Mappenstructuur is overzichtelijk en goed toegankelijk ingericht voor optimale documentatie en informatiedeling
• Werkprocessen zijn beoordeeld en verbeterd met aandacht voor juridische kaders en privacyregelgeving
• Events en overlegtrajecten zijn professioneel voorbereid en hebben bijgedragen aan afstemming en verbinding tussen betrokken partijen
• Heldere, consistente communicatie richting bestuur, projectteams en stakeholders heeft het draagvlak en de zichtbaarheid van het programma vergroot
• De operationele slagkracht van OZJ en de subprogramma’s is versterkt, met een stevige basis voor verdere doorontwikkeling en borging binnen een bestuurlijke en netwerkgerichte context

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.