Gebouw Informatie Beheerder Amsterdam • Universiteit van Amsterdam

Binnen het team Vastgoedmanagement van de afdeling Huisvesting, onderdeel van de dienst Facility Services van de Gemeenschappelijke Dienst van de HvA & UvA ben jij verantwoordelijk voor het vastleggen en beheren van documenten uit de vastgoedprojectenstroom. Hierbij kan het gaan om bijvoorbeeld het vastleggen van de specificaties van gebouwgebonden installatie in het beheerdossier of het bijwerken van de documentatie naar aanleiding van een grootschalige aanpassing van een pand.
Je borgt de documentenstroom van een project door de volledigheid en juistheid van het onderliggende dossier te controleren, nieuwe opleverdossier te structureren volgens de afdelingsstandaardisatie en bestaande opleverdossiers bij te werken bij afwijking van deze standaardisatie. Afwijkende dossiers worden naar aanleiding van jouw signaalfunctie of op aanwijzing van collega’s door jou bijgewerkt; denk hierbij aan bijvoorbeeld het vastleggen van de laatste wijzigingen of het vervangen van bouwkundige- en installatietechnische documenten zoals opleverbrieven, revisie tekeningen, installatie tekeningen en specificaties of offertes.
Hoewel je opereert in een hele zelfstandige rol, werk je zeker niet in je eentje.
Waar jij als Gebouw Informatie Beheerder zorgdraagt voor de controle op de volledigheid van het dossier, is je collega Technisch Informatie Beheerder bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de (technisch) inhoudelijke juistheid van alle documenten.
Daarnaast werk je nauw samen met het projectmanagement team samen om de ondersteuning te bieden die een goede informatiestroom garandeert. Je ondersteunt in het uitdragen en communiceren van het documentatie framework naar interne en externe belanghebbenden, het opzetten en uitvoeren van de procedures en borging van de documentenstroom en het signaleren van afwijkingen en verbeteringen.
Verder verwerk je de wijzigingen van de aangevraagde “ruimte mutaties” ten aanzien van het gebruik en/of de toewijzing van de ruimtes in één van onze 80 panden in het FMIS-systeem Planon. Een tijdige en nauwkeurige verwerking en beschikbaarstelling van deze informatie zorgt er niet alleen voor dat onze 10.000 collega’s en 100.000 studenten op een fijne, prettige en veilige wijze gebruik van onze (onderwijs-) ruimtes kunnen maken. Je draagt hiermee namelijk direct bij aan het kunnen analyseren van onze vastgoed informatie en zo het laten doorgroeien van onze dienstverlening van reactief naar proactief en uiteindelijk zelfs voorspellend.
Last but not least ondersteun je jouw organisatie, afdeling en/of team bij het uitvoeren van (interne) audits en (gegevens-)kwaliteitscontroles.
Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden op een rijtje:

• Zorg dragen voor de vindbaarheid, volledigheid en ontsluiting van informatie;
• Vastleggen en beheren van documenten in de vastgoedprojectenstroom;
• Borgen van projectdossiers ten aanzien van volledigheid en juistheid;
• Standaardisering van onder andere de project-, bouw- en opleverdossiers;
• Signaleren en bijwerken van afwijkingen van dossiers ten aanzien van de inhoud, standaardisering en/of structuur;
• Ondersteunen in het garanderen van een goede informatiestroom;
• Verwerken van ruimte mutaties in het Planon;
• Bijstaan in het geval van audits en controles.

Naast een goed salaris van minimaal € 3.537, - tot maximaal € 4.860, - bruto per maand (op basis van 38 uur exclusief 8% vakantiegeld, een 13e maand met een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime vakantieregeling, bieden wij jou:

• Een jaarcontract met een proeftijd van twee maanden, met uitzicht op een vast contract na 1 jaar;
• Mooie projecten waarmee je het verschil kunt maken;
• Een enthousiast team met echte vakspecialisten en sparringpartners in de techniek;
• De bijzondere dynamiek van twee grote instellingen (HvA en UvA);
• Leuke teamuitjes en activiteiten;
• Vers fruit op locatie en mogelijkheid tot het boeken van stoelmassages.

Is dit de baan voor jou en word jij onze nieuwe collega? Wij zijn benieuwd naar jou!
Klik boven aan op deze pagina op de knop “solliciteer” om direct te solliciteren.
Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie?
Neem dan gerust contact op met Pascal van Dyk, Recruiter, per telefoon 06-43.45.81.25 of per e-mail .
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature? Gaan we niet op in.
Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.
Let op! Voor deze vacature communiceren wij een (uiterste) sluitingsdatum. Echter, bij de ontvangst van passende of aansluitende sollicitaties zullen er al vóór de sluitingsdatum sollicitatiegesprekken plaatsvinden. Bij gebleken geschiktheid kan dit eventueel betekenen dat de vacature vervuld wordt voor het verlopen van de gecommuniceerde uiterste sluitingsdatum.