Freelance Management Assistent Utrecht • Pienk | Office Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

We hebben, op korte termijn, een (parttime) freelance opdracht voor een proactieve en dynamische Management Assistent bij het hoofdkantoor van een internationale organisatie in Utrecht (op Utrecht CS) voor 32 uur per week.

Het is een rol waarin geen dag hetzelfde is, het komt goed van pas als je een talent hebt voor het regelen van zaken tot in de puntjes en het behouden van helikopterview. Onze relatie heeft op het station (Utrecht Centraal) een prachtige plek gecreëerd die toch warm aanvoelt en waar het heerlijk werken is. Vanwege de vele projecten waarbij je betrokken bent, is hybride werken slechts beperkt mogelijk.

Als interim organisatietalent draai jij je hand niet om voor alle secretariële taken.

• Je beheert de (complexe) agenda's
• Verzorgt de correspondentie
• Organiseert vergaderingen en bijeenkomsten voor 2 executive managers.
• Daarnaast ondersteun je proactief samen met 2 collega's andere stafleden op het hoofdkantoor bij diverse taken zoals
  • het boeken van reizen en hotels voor internationale collega's
  • regelen van visa
  • administratief coördineren van de in- en uitstroom van nieuwe collega's
  • organiseren van grootschalige internationale evenementen (en nog veel meer!).

Ben jij deze proactieve en daadkrachtige freelance Management Assistent waar onze opdrachtgever naar op zoek is? Heb jij graag de touwtjes strak in handen en werk je graag nauw samen met 2 collega-secretaresses? Dan ga ik graag het gesprek met je aan!

De opdracht is voor 32 uur per week tot een nieuwe collega is gevonden.

• HBO werk- en denkniveau;
• Meerdere jaren recente ervaring in een soortgelijke rol als management assistent - (directie) secretaresse;
• Ervaring met complex agendabeheer is een must:
• Ervaring bij een internationale commerciële organisatie geniet de voorkeur;
• Goede contactuele vaardigheden met uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (een Engelse taaltest zal worden afgenomen);
• Brede ervaring met het werken met Microsoft Office;
• Parttime, op korte termijn, beschikbaar voor 32 uur in de week waarbij donderdag en vrijdag vaste dagen zijn;
• Woonachtig in Utrecht of op ov-afstand van station Utrecht.

• Energiek en enthousiast;
• Proactief en initiatiefrijk;
• Punctueel en nauwkeurig;
• Flexibel en klantgericht;;
• Oplossingsgericht en creatief;
• Stressbestendig en veerkrachtig.

Deze internationale organisatie is op zoek naar een vaste collega, totdat deze gevonden is vullen de vacature graag tijdelijke in met een interimmer.

Je komt te werken op het hoofdkantoor van een grote internationale organisatie (mooi op jouw cv!). Je bent, op zeer korte termijn, parttime 32 uur per week beschikbaar waarbij donderdag en vrijdag vaste dagen zijn en jouw tarief ligt tussen € 60 - € 70 per uur ex BTW.

Er wordt vanuit kantoor gewerkt, het kantoor is goed bereikbaar met het OV en fiets.