Managementassistent Amsterdam • Randstad

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij de toekomstige managementassistent bij de Facilitaire dienst van Amsterdam UMC? Jij bent de onmisbare schakel in het reilen en zeilen van onze afdeling. Als tweede geheugen van de clustermanager en met ogen en oren wijd open, zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt.

• Vanaf juli voor 3 maanden met uitzicht op vast
• Je bouwt pensioen op
• Eindejaarsuitkering + vakantietoeslag
• Reiskostenvergoeding
• Mogelijkheid tot het doen van trainingen
• Hechte community met gezellige evenementen

Dit zijn de kwaliteiten en vaardigheden die je meeneemt naar deze uitdagende rol:

• HBO werk- en denkniveau of een afgeronde secretaresse opleiding en relevante werkervaring: minimaal 2 tot 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
• Digitale systemen expertise: Office365, Teams, Sharepoint, zijn geen probleem voor jou. Je navigeert moeiteloos door deze digitale landschappen en complex agendabeheer schrikt jou niet af.
• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal: Je communiceert helder en effectief, zowel mondeling als schriftelijk.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Planning en verslaglegging van interne overleggen op cluster management team niveau: Jij bent de spin in het web bij de organisatie van interne overleggen binnen het cluster. Je zorgt niet alleen voor een gestroomlijnde planning, maar ook voor nauwke
• Agendabeheer van de clustermanager: Als agenda-goeroe bewaak je de agenda van de clustermanager. Geen dubbele boekingen of vergeten afspraken in de agenda(‘s) die jij beheert.
• Administratieve afhandeling van cluster gerelateerde zaken: Jij bent de administratieve duizendpoot die zich bezighoudt met indiensttreding van nieuwe medewerkers, gast-toelatingen en het bijhouden van autorisaties. Alles moet goed lopen!
• Zelfstandig organiseren van bijeenkomsten: Of het nu gaat om vergaderingen of een afdelingsuitje, jij regelt het tot in de puntjes.
• Overige secretariële en administratieve werkzaamheden: Denk aan correspondentie, archivering, en andere dagelijkse taken die jouw expertise vereisen.
• Waarneming van collega managementassistenten bij afwezigheid: Als lid van het team managementondersteuning zijn wij elkaars back-up.

Welkom bij de Facilitaire dienst (FD) van Amsterdam UMC! Bij ons staat één missie centraal: samen ondersteunen we de zorg van vandaag en morgen. Met zo’n 700 toegewijde medewerkers vormen we een hecht team. Samen zorgen we ervoor dat alle ondersteunende processen soepel verlopen.

Logistiek, Eten en Drinken, Schoonmaak, Publieksservice en beveiliging zijn de kerngebieden waarin we excelleren: De samenvoeging van de facilitaire diensten van de locaties AMC en VUmc heeft geleid tot één krachtige entiteit: Facilitaire dienst Amsterdam UMC. Het nieuwe organogram is als een goed georkestreerd symfonie: vier clusters die naadloos samenwerken:

• Team Managementondersteuning: Dit team van vier enthousiaste en gedreven professionals werken goed samen. Zelfstandig voeren ze hun werk uit, met oog voor detail en een flinke dosis pro-activiteit.
• Cultuur en Diversiteit: Bij ons is de cultuur open en de samenwerking laagdrempelig. We streven naar gelijke kansen voor iedereen. Jouw cultuur, afkomst, ideeën en creativiteit zijn bij ons meer dan welkom.
• Supply Chain: inkoop. Decentrale bevoorrading, voorraadbeheer, post, goederenontvangst én het transport van afval, linnen en textiel. Wij zorgen dat alles op tijd en op de juiste plek is.
• Zorgondersteuning: van patiëntenvoeding, schoonmaak en ongediertebestrijding tot beddencentrale, patiëntenlogistiek, banqueting, personeelrestaurants en rolstoelen: wij zorgen dat alles om de zorg heen klopt.
• Services & Veiligheid: beveiliging, mobiliteit, servicedesks, vormgeving, receptie, telefooncentrale, verhuiscoördinatie, vrijwilligers én security & riskmanagement – voor een veilige en gastvrije omgeving
• Staf & Projecten: Wij ondersteunen de hele Facilitaire dienst met communicatie, relatiemanagement, contractbeheer, informatiemanagement, functioneel beheer, kwaliteit- en VGM-coördinatie en FD-projecten.

Kun jij je helemaal vinden in de functie? Solliciteer dan snel! Wij streven ernaar je sollicitatie binnen 3 werkdagen te beantwoorden. Vragen? Neem dan contact met ons via de onderstaande gegevens.

Salaris