Allround Secretariaatsmedewerker Zaandijk • I&DT Software Groep

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Binnen de I&DT Software Groep zijn wij op zoek naar een Secretariaatsmedewerker, bij voorkeur op korte termijn.
Als Secretariaatsmedewerker ben je betrokken, secuur, betrouwbaar en integer. Door jouw pragmatische en resultaatgerichte houding zie je mogelijkheden en laat deze niet onbenut en acteert pro-actief.

Zorg jij ervoor dat onze klanten een warm welkom krijgen en vind jij het leuk om ervoor te zorgen dat je organisatie breed jouw collega’s kan ondersteunen. Van keukenbeheer, representatief houden van het kantoor tot aan administratieve taken en ondersteuning bij klantendagen.

Geen dag is hetzelfde, er is altijd werk en altijd wel een uitdaging in jouw werk, kortom een leuke afwisselende dynamische functie!

Dienstverlening en ontzorgen zit in je DNA en het creëren van rust en overzicht staat in deze dynamische functie centraal! Als spin in het web fungeer je de centrale verbinder binnen de organisatie en werk je nauw samen met de diverse afdelingen.

Doel van de functie
De Secretariaatsmedewerker is verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van dagelijkse administratieve en facilitaire taken binnen het bedrijf. Deze functie omvat het beheren van agendaplanning, gastontvangst, administratie en kantoororganisatie. Daarnaast biedt het secretariaat ondersteuning aan HR en het managementteam, verzorgt de dagelijkse lunch en helpt bij de organisatie van evenementen. Het secretariaat zorgt ervoor dat het kantoor representatief is en dat administratieve processen efficiënt verlopen.

Functieomschrijving
Als Secretariaatsmedewerker speel je een cruciale rol in de ondersteuning van de dagelijkse bedrijfsvoering. Je beheert agendaplanning, verzorgt gastontvangst en zorgt ervoor dat het kantoor er netjes en professioneel uitziet. Je bent verantwoordelijk voor het doorgeven van facturatiegegevens aan de externe boekhouder en ondersteunt waar nodig HR en het managementteam. Je hebt een gevarieerd takenpakket dat zowel administratieve als facilitaire verantwoordelijkheden omvat.
Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden, doch niet uitsluitend

• Administratieve ondersteuning en agendabeheer:
  • Beheert de planning en agenda’s voor het managementteam en coördineert afspraken en vergaderingen.
  • Zorgt voor het nauwkeurig doorgeven van facturatiegegevens aan de externe boekhouder en ondersteunt administratieve processen binnen het bedrijf.
• Gastontvangst en kantoorrepresentatie:
  • Verwelkomt gasten en zorgt voor een positieve eerste indruk van het bedrijf.
  • Zorgt ervoor dat het kantoor representatief blijft door algemene orde en netheid te handhaven en waar nodig facilitaire ondersteuning te bieden.
  • Keukentaken, zoals de vaatwasser, koffie bijvullen, bestellen van boodschappen, opruimen als gasten klaar zijn e.d.
  • Het verzorgen en licht onderhoud interne fitness/ruimte
• Ondersteuning van HR en het managementteam:
  • Assisteert bij HR-gerelateerde administratieve taken en biedt ondersteuning bij personeelsprocessen, zoals het voorbereiden van documenten, onboarden nieuwe collega’s (rondleiden, werkplekbeheer, warm welkom etc) of het plannen van meetings.
  • Biedt assistentie aan het managementteam door administratieve ondersteuning te bieden en ad-hoc taken op te pakken.
• Eventorganisatie en facilitaire ondersteuning:
  • Verantwoordelijk voor het organiseren van interne events en bijeenkomsten, zoals trainingen, klantdagen en teamvergaderingen, en zorgt dat deze goed verlopen en goed verzorgd zijn inclusief voorbereidingen en gastvrouw .
  • Verzorgt lunches voor het team en evenementen waar nodig en helpt met de coördinatie en opzet van bedrijfsbijeenkomsten.
  • We hebben ook een eigen bar binnen het kantoor, deze dient met regelmaat gespoeld te worden, bestellingen gedaan te worden en onderhouden. Je onderhoudt tevens het contact met het onderhoudsbedrijf.

Optioneel: Doorgroeimogelijkheid naar Customer Care Medewerker in de Zorg of Logistiek:

• Met affiniteit voor ICT en procesoptimalisatie kun je doorgroeien naar een rol waarin je klantcontact en ondersteuning van ons EPD of WMS software combineert met het verbeteren van serviceprocessen, bijvoorbeeld door implementatie en ondersteuning van digitale oplossingen binnen de zorg- of logistieke sector en het geven van demonstraties. (voor meer informatie verwijzen wij je naar de vacature Customer Care Medewerker)
• Heb je ervaring in de Zorg, zoals applicatiebeheerder van een EPD of als medische secretaresse of in de logistieke sector als bijvoorbeeld applicatiebeheerder of werk je uitgebreid met een WMS systeem dan is dat een pre.

Gevraagd

Vaardigheden en Competenties

• Organisatorische vaardigheden en tijdbeheer:
  • Vaardig in het beheren van meerdere agenda’s, het coördineren van taken en het prioriteren van werkzaamheden om een vlotte bedrijfsvoering te ondersteunen
• Gastvrijheid en klantgerichtheid:
  • Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden om gasten een warm welkom te geven en een positieve indruk van het bedrijf te creëren.
• Nauwkeurigheid en aandacht voor detail:
  • Zorgvuldig en accuraat in administratieve taken, zoals agendabeheer en facturatie, om de continuïteit en kwaliteit van processen te waarborgen.
• Flexibiliteit en ondersteunend vermogen:
  • In staat om snel te schakelen tussen verschillende taken en ondersteunend te zijn bij ad-hoc verzoeken van HR en het managementteam.
• Zelfstandigheid en initiatief:
  • Werkt proactief en zelfstandig om een representatieve en goed georganiseerde kantooromgeving te handhaven en biedt ondersteuning waar nodig.

Vereisten

• Opleidingsniveau:
  • Minimaal een mbo-niveau in Administratie, Facilitaire dienstverlening of een gerelateerd vakgebied.
• Ervaring:
  • 3 jaar ervaring in een ondersteunende functie binnen een administratieve, facilitaire of secretariaatsrol. Zoals bijvoorbeeld (medisch) secretaresse, Office Manager, Applicatiebeheerder, Administratief medewerker.
  • Ervaring met agendabeheer, gastontvangst en administratieve processen.
• Fulltime, maar parttime is bespreekbaar, verplichte werkdagen i.v.m. huidige bezetting is:
  • Donderdag en vrijdag, overige dagen zijn bespreekbaar.

Kernwaarden integratie

• Betrokken: Ondersteunt het team met toewijding en zorgt ervoor dat het kantoor een fijne werkomgeving blijft.
• Positief: Straalt gastvrijheid en vriendelijkheid uit bij de ontvangst van gasten en zorgt voor een aangename sfeer.
• Pragmatisch: Pakt taken efficiënt en praktisch aan om processen en werkomgeving soepel te laten verlopen.
• Professioneel: Zorgt voor een representatief kantoor en nauwkeurige administratie om een professionele indruk te waarborgen.
• Resultaatgericht: Richt zich op het correct en tijdig uitvoeren van administratieve en facilitaire taken voor een stabiele bedrijfsvoering.

Salarisindicatie is uiteraard afhankelijk van ervaring, maar ligt tussen de EUR 2.500 – EUR 3.500 op fulltime basis.
Meer vacatures zijn op onze website te vinden onder vacatures:
Als laatste voeg ik onze bedrijfsfilm toe om een indruk te krijgen van onze organisatie:

Aanbod

Werkomgeving
I&DT Software Groep B.V. is een spin-off van de Universiteit Twente en heeft op basis van een visie een technisch framework (CCIS® genaamd) gebouwd. Op basis van deze geoctrooieerde meta-data technologie is een platform ontwikkeld, waarmee branche specifieke software applicaties worden ontwikkeld die vervolgens via het internet worden aangeboden. Gebaseerd op deze technologie is in de afgelopen jaren Curasoft EPD als SaaS oplossing voor de zorgsector ontwikkeld. Tevens is op basis van deze technologie een innovatief Warehouse Management systeem, ProductWare genaamd, als SaaS oplossing voor de logistieke sector ontwikkeld. Achter onze grensverleggende software schuilt een sterk groeiende organisatie met een kennisgedreven, resultaatgerichte en innovatieve instelling. I&DT Software Groep biedt een informele werkomgeving met een open en eerlijk team, waarbinnen jij jezelf kan ontwikkelen op persoonlijk, technisch en vakinhoudelijk gebied!

Wat bieden wij jou
De groei, toekomstverwachtingen en technologische ontwikkelingen bieden een omgeving waar tal van mogelijkheden zijn om jezelf te ontwikkelen, zowel op persoonlijk als op technisch gebied.

Een greep uit ons aanbod:

• Continu uitdaging en afwisseling in je werk is een belofte
• Salarisindicatie: EUR 2.500 – EUR 3.500 (afhankelijk van ervaring)
• Werkplek uitkijkend op Zaans Erfgoed – Zaanse Schans!
• Werken aan uitdagende projecten voor aansprekende klanten
• Interne Fitness mogelijkheid (vrijblijvend)
• Elke dinsdag deelname aan de Personal Trainer aansluitend aan de werktijd (vrijblijvend)
• Gebruik van de massagestoel (vrijblijvend)
• Informele werkomgeving in een open en eerlijk team met een kennis gedreven, resultaatgerichte en innovatieve instelling
• Regelmatig gezellige borrels in onze eigen bar
• Daag je collega’s uit met een potje poolen, darten of tafeltennis in de pauze

Spreekt deze vacature en onze kernwaarden Positief, Pragmatisch, Professioneel en Resultaatgericht je aan, solliciteer dan op deze functie.