Senior programmasecretaris Den Haag • HLS

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Referentie: HLS-V19646

De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 355 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren. Die vraag stellen we ook aan jou!

Wij zoeken een senior programmasecretaris die samen met de programmasecretaris OZJ en GO de coördinerende en regisserende rol binnen TGJ en Aanpak Wachttijden op zich neemt.
Een senior programmasecretaris die gedijt in een dynamische, netwerkgerichte omgeving en een essentiële rol speelt in het realiseren van de ambities van het programma OZJ breed, met
specifieke focus op de programma’s Transformatie Gesloten Jeugdbescherming (TGJ) en Aanpak Wachttijden. Je bent een verbinder met een sterk organisatorisch vermogen, houdt overzicht in
complexe trajecten en draagt actief bij aan een soepele samenwerking binnen én buiten het programma.

Als senior programmasecretaris vervul je een spilfunctie in het programma. Je coördineert en stuurt het programmasecretariaat aan, en zorgt voor een goede inrichting van de processen. Je
fungeert als eerste aanspreekpunt voor het secretariaat en begeleidt het team in prioriteitenstelling, planning en uitvoering. Daarbij waarborg je dat afspraken helder zijn en
zorgvuldig worden opgevolgd. Je monitort de voortgang van de lopende projecten en programma’s, signaleert tijdig knelpunten en draagt zorg voor het realiseren van de afspraken uit het plan van aanpak. JeJe brengt structuur aan in het bredere team van het OZJ en faciliteert de randvoorwaarden voor
samenwerking en uitvoering. Je creëert en onderhoudt processtructuren die samenwerking tussen stakeholders bevorderen, zowel intern als extern. Als procesregisseur coördineer, initieer en
activeer je trajecten, bijvoorbeeld beleidsprocessen, bijeenkomsten en events, en zorg je voor een samenhangende en efficiënte uitvoering.Daarnaast werk je nauw samen met de programmamanagers van OZJ, TGJ en Aanpak
Wachttijden. Je houdt ontwikkelingen in het bredere netwerk actief in de gaten, speelt daarop in en weet complexe vraagstukken inzichtelijk te maken. Je hebt oog voor de samenhang tussen centrale beleidskaders en decentrale uitvoeringspraktijken en weet deze werelden met elkaar te
verbinden.

In samenwerking met de communicatieadviseur stel je een communicatieplan op en bewaak je de uitvoering ervan. Je verzorgt de inhoudelijke input voor interne communicatie, nieuwsbrieven,
rapportages en presentaties, en waarborgt heldere, consistente communicatie richting bestuur, projectteams en stakeholders.Kortom, je bent een stevige organisator én procesregisseur in één persoon, die met overzicht,
gevoel voor verhoudingen en inhoudelijke scherpte bijdraagt aan de voortgang en effectiviteit van het programma.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
• Eerste aanspreekpunt voor en coaching van het programmasecretariaat; aanbrengen van structuur, helder uitzetten en zorgvuldig monitoren van afspraken.
• Coördineren en aansturen van het programmasecretariaat en zorgen voor een goede inrichting van de ondersteunende processen.
• Monitoren en bewaken van de planning en voortgang van onderliggende projecten en programma’s (OZJ, TGJ, Aanpak Wachttijden).
• Opstellen van voortgangsrapportages, analyseren van ontwikkelingen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten.
• Signaleren van knelpunten en waarborgen van de realisatie van het plan van aanpak.
• Faciliteren van randvoorwaarden, structuur en samenwerking binnen het bredere programmateam.
• Initiëren, coördineren en activeren van trajectprocessen (zoals beleidsoverleggen, bijeenkomsten, events).
• Creëren van processtructuren die samenwerking en afstemming tussen interne en externe stakeholders bevorderen.
• Zorgvuldig voorbereiden van overleggen en bewaken van een tijdige opvolging van acties.
• Verantwoordelijk voor juridische zaken binnen het programma, waaronder privacyvraagstukken.
• Afstemming en samenwerking met programmamanagers, strategisch adviseurs en betrokken netwerkpartners.
• Actief schakelen binnen het bredere netwerk en anticiperen op relevante ontwikkelingen.
• Inzichtelijk maken van complexe vraagstukken, met oog voor beleidskaders én uitvoeringspraktijk.
• Opstellen en bewaken van een communicatieplan (in samenwerking met de communicatieadviseur).
• Verzorgen van inhoudelijke input voor interne communicatie, nieuwsbrieven, presentaties en rapportages.
• Zorgen voor heldere, consistente en doelgerichte communicatie richting bestuur, projectteams en stakeholders.

Samengevat resultaat functie:
• Heldere structuur binnen OZJ, TGJ en Aanpak Wachttijden zorgt voor efficiëntere processen en betere ondersteuning van besluitvorming.
• Programmasecretariaat functioneert effectief met duidelijke rolverdeling, sturing en goede samenwerking.
• Voortgang van projecten is zorgvuldig gemonitord; rapportages zijn tijdig opgesteld en ingebed in de bestuurlijke besluitvorming.
• Mappenstructuur is overzichtelijk en goed toegankelijk ingericht voor optimale documentatie en informatiedeling.
• Werkprocessen zijn beoordeeld en verbeterd met aandacht voor juridische kaders en privacyregelgeving.
• Events en overlegtrajecten zijn professioneel voorbereid en hebben bijgedragen aan afstemming en verbinding tussen betrokken partijen.
• Heldere, consistente communicatie richting bestuur, projectteams en stakeholders heeft het draagvlak en de zichtbaarheid van het programma vergroot.
• De operationele slagkracht van OZJ en de subprogramma’s is versterkt, met een stevige basis voor verdere doorontwikkeling en borging binnen een bestuurlijke en netwerkgerichte context

eisen
• Aantoonbaar (d.m.v. referentie) zelfstandig een programmatische organisatie opgezet, ingericht en gecoördineerd, inclusief aansturing van een programmasecretariaat en het inrichten van plannings-, besluitvormings- en rapportagestructuren.
• Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring met procesregie, het voorbereiden en uitvoeren van trajectprocessen, bijeenkomsten en events, en het faciliteren van samenwerking tussen diverse interne en externe stakeholders
• Minimaal 10 jaar aantoonbare ervaring met het opstellen en uitvoeren van communicatieplannen, en het leveren van inhoudelijke bijdragen aan communicatieproducten voor bestuur, projectteams en stakeholders
• Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van programmasecretaris of programmaregisseur, met aantoonbare ervaring in complexe, bestuurlijke en/of netwerkgerichte programma’s
• Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring binnen de gezondheidszorg, bij voorkeur op het snijvlak van beleid en uitvoerin

Wensen
aantoonbare werkervaring met procesregie, het voorbereiden en uitvoeren van trajectprocessen, bijeenkomsten en events, en het faciliteren van samenwerking tussen diverse interne en externe stakeholders.
Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig opzetten en coördineren van een programmasecretariaat of programmaorganisatie, inclusief regie op voortgang, besluitvorming en processtructuur. Blijkend uit minimaal 1 en maximaal 4 referentieprojecten.
Aantoonbare werkervaring met het faciliteren van samenwerking binnen een bestuurlijk/netwerkgericht programma via events, werksessies of communicatieprocessen.
Aantoonbare ervaring met het opstellen en uitvoeren van communicatieplannen of -strategieën in samenwerking met communicatieadviseurs.