Office Manager | 24 - 40 uur Utrecht • Pienk | Office Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij iemand die moeiteloos overzicht houdt, vooruitdenkt en met een glimlach alles tot in de puntjes regelt? Dan voel jij je helemaal thuis in deze veelzijdige rol als (parttime) Office Manager in Utrecht - De Meern.

In deze functie ben jij het centrale aanspreekpunt op kantoor en dé spil waar alles om draait. Jij zorgt ervoor dat het kantoor op rolletjes loopt, de agenda’s strak gepland zijn en dat collega’s en bezoekers zich welkom voelen. Van het ontvangen van klanten tot het bestellen van kantoorartikelen, van het opstellen van documenten tot het coördineren van onderhoud: jij hebt het allemaal in de vingers.

Je ondersteunt het managementteam, beheert afspraken en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken. Ook ben je betrokken bij het organiseren van leuke teamactiviteiten en denk je mee over hoe processen slimmer en efficiënter kunnen. Terwijl je collega's zich richten op hun werk, zorg jij achter de schermen dat alles klopt – met oog voor detail en een bak positieve energie.

Geen dag is hetzelfde en dat is precies wat het leuk maakt: jij bent de stabiele kracht die overzicht bewaart, snel schakelt en zorgt dat iedereen kan bouwen op jouw ondersteuning. De functie is voor 24 - 40 uur, minimaal 4 dagen per week in te vullen.

Hoe ziet je dag eruit?
In deze veelzijdige rol ben jij onmisbaar voor de dagelijkse gang van zaken op kantoor. Jij:

• Je bent hét aanspreekpunt voor bezoekers, leveranciers en je collega’s;
• Je houdt overzicht over de agenda’s van het managementteam en plant afspraken efficiënt in;
• Je verzorgt administratieve taken, zoals het beheren van dossiers, opstellen en archiveren van contracten, en het ondersteunen bij de facturatie;
• Je houdt de voorraad op orde: van kantoorartikelen tot boodschappen, jij regelt het;
• Je bent de drijvende kracht achter een verzorgd, gastvrij kantoor;
• Je ondersteunt bij HR-taken en zorgt mee voor een fijne werkomgeving;
• Je organiseert kantooractiviteiten zoals uitjes, kwartaalafsluitingen, de zomer-BBQ en het jaarlijkse kerstevenement;
• Je denkt actief mee over hoe werkprocessen slimmer, leuker en efficiënter kunnen.

Houd jij het overzicht, regel je alles tot in de puntjes en heb je aan een half woord genoeg? Pak dan nu je kans en solliciteer op deze uitdagende baan!

Jij bent iemand die snel schakelt, structuur aanbrengt en een fijne sfeer weet te creëren. Je voelt je thuis in een dynamische en groeiende organisatie en denkt graag een stap vooruit. Je bent proactief, representatief en servicegericht. 

Dé stille kracht die zorgt dat alles op kantoor soepel en vlekkeloos verloopt. Of het nu gaat om het plannen van afspraken, het aanvullen van kantoorartikelen of het hartelijk ontvangen van klanten – jij regelt het met een glimlach. Dankzij jouw oog voor detail en overzicht kunnen je collega’s zich volledig focussen op hun werk, terwijl jij op de achtergrond alles perfect laat draaien.

Wat breng jij mee?
Je bent een echte aanpakker met oog voor mensen én detail. Jij:

• Hebt een mbo+ werk- en denkniveau en pakt nieuwe dingen snel op;
• Hebt recente ervaring met administratieve en ondersteunende office taken in een vergelijkbare rol;
• Goede kennis van MS Office en digitale tools;
• Ervaring met AFAS is mooi meegenomen;
• Je bent minimaal 4 dagen per week per week beschikbaar, (parttime of fulltime) tussen de 24 en 40 uur per week;
• Werkt nauwkeurig en voelt je helemaal op je plek in een dynamische, informele werkomgeving;
• Communiceert duidelijk, bent representatief en brengt altijd een positieve energie mee.

Natuurlijk ben je:

• Servicegericht en professioneel, echt het visitekaartje van het bedrijf;
• Proactief en secuur;
• Daarnaast ben jij de spil op kantoor – een echte regelaar die van alles oppakt. Of het nu gaat om contact met leveranciers, het organiseren van leuke teamuitjes of het oplossen van praktische zaken: jij zorgt dat alles soepel en moeiteloos verloopt.

Ben jij deze flexibele, servicegerichte en georganiseerde Office Manager die wij zoeken? Reageer dan snel!!

Je komt terecht in een hecht en energiek team van jonge, gedreven collega’s met uiteenlopende achtergronden, interesses en hobby’s. Wat ons bindt? Ambitie, samenwerking en werkplezier. Als groeiende organisatie geloven we in de kracht van initiatief: heb jij een goed idee of zie je ruimte voor verbetering? Dan denken we graag met je mee. Vrijheid en verantwoordelijkheid gaan bij ons hand in hand. Er wordt vanuit kantoor gewerkt.

Naast een werkplek waar ruimte is voor persoonlijke inbreng, bieden we je uitstekende voorwaarden:

• Direct op contract bij deze opdrachtgever;
• Een salaris tussen € 3.000 en € 3.750 bruto per maand (op fulltime basis), afhankelijk van je ervaring
• Een parttime of fulltime baan (24, 36 of 40 uur per week) voor minimaal 4 dagen per week;
• 30 vakantiedagen op fulltime basis – zodat je volop kunt opladen
• Premievrij pensioen – goed geregeld voor later
• Reiskostenvergoeding – of je nu met de auto of het OV komt
• Voldoende parkeergelegenheid én, afhankelijk van je woonplaats, goed bereikbaar met het openbaar vervoer
• Onkostenvergoeding voor je dagelijkse kantoorkosten
• Bonusregeling op basis van prestaties – inzet wordt beloond

Bovendien zorgen ze ervoor dat werken leuk blijft. Denk aan kwartaalafsluitingen, een jaarlijkse kerstborrel, zomer-BBQ’s en andere gezellige uitjes. Want naast hard werken, maken we ook graag ruimte voor ontspanning. 

Klaar om het verschil te maken in een gezellig en ambitieus team? Solliciteer vandaag nog en bouw mee aan een succesvolle toekomst!

Waarde ontstaat waar oprechte aandacht is voor mensen en hun ontwikkeling. Door echt te investeren in collega’s ontstaat niet alleen een sterke onderlinge band, maar ook uitstekende dienstverlening – en dat merken hun klanten.

Groei, samenwerking en werkplezier vormen de kern van de cultuur. In alles wat ze doen, staat de mens centraal. Met een persoonlijke benadering, ruimte voor initiatief en waardering voor ieders unieke achtergrond, bouwen ze aan een team waarin diversiteit juist de kracht is. Samen komen ze verder – als collega’s, als professionals én als organisatie.