Project Manager Ondersteuner 2025-166 18-6 Den Haag • Yacht

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Bedrijfsomschrijving
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlandbeleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. BZ steunt 24/7 Nederlanders in het buitenland. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ca. 160 ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten(-generaal), verspreid over de hele wereld.

Werkomgeving
Binnen IDI-AI lopen momenteel meerdere projecten die in verschillende fasen van uitvoering verkeren. Door de groei in zowel het aantal projecten als de complexiteit ervan, is er een duidelijke noodzaak ontstaan voor structurele ondersteuning in de dagelijkse projectvoering.
Om de projectleiders optimaal te kunnen ontlasten en de voortgang en kwaliteit van de projecten te waarborgen, is de inzet van een
Project Management Ondersteuner (PMO'er) noodzakelijk.
De PMO'er zal zich richten op een breed scala aan werkzaamheden, waaronder het inplannen en voorbereiden van meetings, het notuleren van overlegmomenten, het bewaken van actielijsten en deadlines, het ondersteunen bij rapportages en het verzorgen van
projectdocumentatie. Daarnaast zal de PMO'er bijdragen aan een gestroomlijnde communicatie tussen de verschillende betrokken teams en stakeholders.
Door de inzet van een PMO'er wordt de efficiëntie verhoogd, ontstaat er meer structuur in de projectuitvoering en kunnen de projectleiders zich richten op hun kerntaken, zoals de inhoudelijke sturing en besluitvorming. Hiermee leveren we een belangrijke bijdrage aan het succes en de tijdige realisatie van de lopende en geplande projecten binnen IDI-AI.Functieomschrijving

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is per direct op zoek naar een senior PMO (projectmanagement ondersteuner)

Functieomschrijving

De functie behelst het ondersteunen bij de projecten die onder verantwoordelijkheid van drie Projectmanagers worden gerealiseerd, zoals het bijhouden van planningen en projectdocumentatie, het zelfstandig maken van (financiële) rapportages, het bewaken van actiepunten en processen en het plannen en gestructureerd notuleren van projectoverleggen en Stuurgroepen. Ook het smart vastleggen en pro-actief en tijdig najagen van actiepunten die voorkomen uit deze overleggen behoort tot de taken van de senior PMO. Voor deze functie is het een pre als de senior PMO affiniteit en ervaring heeft met informatiebeveiliging en de terminologie en processen die hiermee samenhangen.

De senior PMO wordt functioneel en inhoudelijk aangestuurd en begeleid door vier projectmanagers die werkzaam zijn binnen de Directie IDI (Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie).

Typering en taken

De gezochte senior PMO:

• Ondersteunt de drie projectmanagers bij hun projecten.
• Verzorgt de voorbereidingen en de notulen van Stuurgroepen en projectoverleggen.
• Ondersteunt proactief bij het vastleggen en bewaken op tijdige afdoening van actiepunten die hieruit voortvloeien.
• Is zelf actiehouder voor allerhande zaken vanuit de betreffende projecten.
• Verzorgt planningen en rapportages middels de daarvoor aangewezen tools.
• Houdt projectdocumentatie / projectdossiers bij in de hiervoor aangewezen systemen.
• Bewaakt de administratieve voortgang en kwaliteit van de betreffende projecten.
• Bewaakt projectbudgetten.
• Signaleert projectissues en stelt oplossingen voor.
• Draagt (mede) zorg voor agendabeheer van de projectleiders.
• Beheert de verschillende projectsites in SharePoint
• Vervangt de projectmanager bij diens afwezigheid.

Functie-eisen

De ideale kandidaat voldoet aan de volgende wensen en eisen:

• Eis: kennis van en ervaring met Prince2 
• Uitgebreide kennis van projectmanagementmethodieken en -tools.
• Meerdere jaren ervaring met het werken in projectomgevingen.
• Goede vaardigheid in het gebruik van Microsoft Excel / Sharepoint.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met de Principle Toolbox is een pre.
• Ervaring bij de Rijksoverheid is een pre.

Arbeidsvoorwaarden
Deze aanvraag staat uitsluitend open voor detachering.

Waar je gaat werken

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlandbeleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. BZ steunt 24/7 Nederlanders in het buitenland. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ca. 160 ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten(-generaal), verspreid over de hele wereld.

Werkomgeving
Binnen IDI-AI lopen momenteel meerdere projecten die in verschillende fasen van uitvoering verkeren. Door de groei in zowel het aantal projecten als de complexiteit ervan, is er een duidelijke noodzaak ontstaan voor structurele ondersteuning in de dagelijkse projectvoering.
Om de projectleiders optimaal te kunnen ontlasten en de voortgang en kwaliteit van de projecten te waarborgen, is de inzet van een
Project Management Ondersteuner (PMO'er) noodzakelijk.
De PMO'er zal zich richten op een breed scala aan werkzaamheden, waaronder het inplannen en voorbereiden van meetings, het notuleren van overlegmomenten, het bewaken van actielijsten en deadlines, het ondersteunen bij rapportages en het verzorgen van
projectdocumentatie. Daarnaast zal de PMO'er bijdragen aan een gestroomlijnde communicatie tussen de verschillende betrokken teams en stakeholders.
Door de inzet van een PMO'er wordt de efficiëntie verhoogd, ontstaat er meer structuur in de projectuitvoering en kunnen de projectleiders zich richten op hun kerntaken, zoals de inhoudelijke sturing en besluitvorming. Hiermee leveren we een belangrijke bijdrage aan het succes en de tijdige realisatie van de lopende en geplande projecten binnen IDI-AI.