Secretaris-Officemanager Beheer, Realisatie en Onderhoud Trambedrijf Utrecht • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een organisatietalent, ben je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid? Dan is deze gecombineerde functie van secretaris én officemanager binnen het Trambedrijf iets voor jou. Je ondersteunt zowel de teamleider (HR-verantwoordelijk) als de Strategisch Inhoudelijk Manager (SIM) binnen het Trambedrijf. Je vervult een centrale rol in de dagelijkse organisatie en bent een onmisbare schakel tussen inhoud, proces en bedrijfsvoering.

• Je bent de spin in het web, vraagbaak, verbinder en organisator binnen het Trambedrijf.
• Je fungeert als radar voor het management, denkt mee en signaleert ontwikkelingen en gebeurtenissen en risico's die relevant zijn voor de organisatie.
• Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden en afhandelen van o.a. de management overleggen; de Management Tafel Tram en het Kernteam Trambedrijf en neemt actief deel aan deze overleggen. In de voorbereiding stem je af met diverse collega's in de organisatie met als doel een goede besluitvorming en bespreking te organiseren.
• Je verzorgt de verslaglegging, de archivering en bewaakt de acties.
• Je organiseert en bereidt overige bijeenkomsten voor: BBOT sessies, introductie nieuwe medewerkers en teambijeenkomsten en voert diverse office management taken uit.
• Je stelt de agenda van diverse overleggen op en notuleert deze en werkt de besprekingen uit.

• Pro-actief, zelf organiserend, daadkrachtig en alert.
• Communicatief vaardig en in staat om ingewikkelde zaken bondig te verwoorden.
• Je kunt goed plannen en organiseren en hebt een goed gevoel voor tijd en oog voor detail.
• Accuraat en bezit je goede schriftelijke vaardigheden.
• In staat om op tijd te signaleren en vooruit te denken.
• Je hebt een professionele houding met oog voor de politieke context van het Trambedrijf.
• En in het bezit van een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Gevraagd

Eisen:

1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris

Wensen:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen de overheid
• Aantoonbare werkervaring als office manager
• Kandidaat is beschikbaar op de maandag, dinsdag, woensdag en donderdag, waarvan de dinsdag de vaste dag op de tramremise;
• Aantoonbare werkervaring met MS Office

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.