Executive Assistant Den Haag • MATCHT

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

In je rol als Executive Assistant ben je een onmisbare schakel in de ondersteuning van onze Faculteitsdirectie. 

• Je ondersteunt de twee directieleden van het Koninklijk conservatorium;  
• Je zorgt ervoor dat de constante stroom aan inkomende informatie goed wordt gefilterd. De informatie komt binnen via onder andere e-mail, telefoon maar ook via collega’s die bij je binnenlopen;
• Je beheert de agenda van de directieleden en houdt hierbij rekening met snel opvolgende actuele ontwikkelingen en lange termijn doelstellingen;
• Je beantwoordt dagelijks de meest uiteenlopende verzoeken en weet deze op waarde te schatten en te prioriteren;
• Je organiseert vergaderingen en andere bijeenkomsten en verzorgt de ontvangst van gasten; 
• Je bewaakt waar nodig de voortgang van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
• Je werkt intensief samen met de andere officemanagers binnen de Hogeschool der Kunsten en vervangt elkaar indien nodig.

• Je bent een professional die stevig in de schoenen staat, snel en proactief handelt, vooruitdenkt, gevraagd en ongevraagd adviseert en zaken al heeft gedaan voordat ze worden gevraagd. Je bent assertief en laat je niet snel uit het veld slaan. Je kunt werken onder hoge druk;
• Je bent organisatiesensitief, hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en houdt zicht op uiteenlopende belangen en wensen, je communiceert helder en krachtig;
• Wij denken dat je goed bij het team past als je initiatiefrijk, organisatie sensitief, resultaatgericht en verbindend bent. 

Gevraagd

• Je bent een professional die stevig in de schoenen staat, snel en proactief handelt, vooruitdenkt, gevraagd en ongevraagd adviseert en zaken al heeft gedaan voordat ze worden gevraagd. Je bent assertief en laat je niet snel uit het veld slaan. Je kunt werken onder hoge druk;
• Je bent organisatiesensitief, hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en houdt zicht op uiteenlopende belangen en wensen, je communiceert helder en krachtig;
• Wij denken dat je goed bij het team past als je initiatiefrijk, organisatie sensitief, resultaatgericht en verbindend bent. 

• Je hebt bij voorkeur een afgeronde hbo-opleiding op het gebied van management c.q. secretariële ondersteuning of een andere relevante vergelijkbare opleiding;
• Je beschikt over gedegen kennis van en aantoonbare ervaring met het optimaal ondersteunen van directieleden; 
• Het heeft de voorkeur als je ervaring hebt met het werken binnen een complexe bestuurlijke omgeving met soms tegengestelde belangen;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent digitaal zeer vaardig;

Aanbod

De vacature is in eerste instantie voor een aantal maanden ter ondersteuning van het secretariaat. Je komt in dienst bij het Koninklijk Conservatorium met een tijdelijk contract.