Secretaris-Officemanager Utrecht • VBCI

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Secretaris-Officemanager gezocht.

Werken bij de Provincie Utrecht betekent een waardevolle bijdrage leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om mobiliteit, natuur of cultureel erfgoed, de provincie speelt slagvaardig in op ontwikkelingen in de samenleving. Dat vraagt om een organisatie waarin innovatie de continue factor is. Focus op de omgeving, interne samenwerking, integraal denken en ruimte voor experimenteren zijn daarin onze speerpunten. Onze organisatiestructuur, met zelfstandig opererende teams en een kleine concerndirectie, vormt de basis. Ruimte geven aan ontwikkeling van de medewerkers vormt de randvoorwaarde voor ons succes.

Standplaats: Utrecht

Startdatum: 01-07-2025

Einddatum: 31-12-2025

Tijdelijk dienstverband: Ja

Uren per week: 24-28

Online sinds: 13-06-2025

Functie

Voor een non-profit organisatie in Utrecht zoeken we een Secretaris-Officemanager Beheer, Realisatie en Onderhoud Trambedrijf.

De duur van de opdracht betreft 6 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 24-28 uur per week.

Bedrijfscultuur

Werken bij de Provincie Utrecht betekent een waardevolle bijdrage leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om mobiliteit, natuur of cultureel erfgoed, de provincie speelt slagvaardig in op ontwikkelingen in de samenleving. Dat vraagt om een organisatie waarin innovatie de continue factor is. Focus op de omgeving, interne samenwerking, integraal denken en ruimte voor experimenteren zijn daarin onze speerpunten. Onze organisatiestructuur, met zelfstandig opererende teams en een kleine concerndirectie, vormt de basis. Ruimte geven aan ontwikkeling van de medewerkers vormt de randvoorwaarde voor ons succes.

Functiebeschrijving

Opdracht:

Ben jij een organisatietalent, ben je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid? Dan is deze gecombineerde functie van secretaris én officemanager binnen het Trambedrijf iets voor jou.

Je ondersteunt zowel de teamleider (HR-verantwoordelijk) als de Strategisch Inhoudelijk Manager (SIM) binnen het Trambedrijf. Je vervult een centrale rol in de dagelijkse organisatie en bent een onmisbare schakel tussen inhoud, proces en bedrijfsvoering.

Wat ga je doen?

- Je bent de spin in het web, vraagbaak, verbinder en organisator binnen het Trambedrijf;

- Je fungeert als radar voor het management, denkt mee en signaleert ontwikkelingen en gebeurtenissen en risico's die relevant zijn voor de organisatie;

- Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden en afhandelen van o.a. de management overleggen; de Management Tafel Tram en het Kernteam Trambedrijf en neemt actief deel aan deze overleggen. In de voorbereiding afstemming met diverse collega's in de organisatie met als doel een goede besluitvorming en bespreking te organiseren;

- Je verzorgt de verslaglegging, de archivering en bewaakt de acties;

- Je organiseert en bereidt overige bijeenkomsten voor: BBOT sessies, introductie nieuwe medewerkers en teambijeenkomsten en voert diverse office management taken uit;

- Je stelt de agenda van diverse overleggen op en notuleert deze en werkt de besprekingen uit.

Verder ben je;

- Pro-actief, zelf organiserend, daadkrachtig en alert;

- Communicatief vaardig en in staat om ingewikkelde zaken bondig te verwoorden;

- Je kunt goed plannen en organiseren en hebt een goed gevoel voor tijd en oog voor detail;

- Accuraat en bezit je goede schriftelijke vaardigheden;

- In staat om op tijd te signaleren en vooruit te denken;

- Je hebt een professionele houding met oog voor de politieke context van het Trambedrijf;

- En in het bezit van een uitstekende beheersing van de Nederlands taal in woord en geschrift.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 2 juli 2025.

- Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;

- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris, bij voorkeur binnen de overheid, aangeven wat van toepassing is;

- Je hebt aantoonbare werkervaring als office manager;

- Je bent beschikbaar op de maandag, dinsdag, woensdag en donderdag, waarvan de dinsdag de vaste dag op de tramremise;

- Je hebt aantoonbare werkervaring met MS Office;

- Graag ontvangen wij in ieder geval een persoonlijke motivatie en op verzoek een referentie.

afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.

Waar je gaat werken

Werken bij de Provincie Utrecht betekent een waardevolle bijdrage leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om mobiliteit, natuur of cultureel erfgoed, de provincie speelt slagvaardig in op ontwikkelingen in de samenleving. Dat vraagt om een organisatie waarin innovatie de continue factor is. Focus op de omgeving, interne samenwerking, integraal denken en ruimte voor experimenteren zijn daarin onze speerpunten. Onze organisatiestructuur, met zelfstandig opererende teams en een kleine concerndirectie, vormt de basis. Ruimte geven aan ontwikkeling van de medewerkers vormt de randvoorwaarde voor ons succes.