Secretaris-Officemanager Beheer, Realisatie en Onderhoud Trambedrijf 28u/w Provincie Utrecht Utrecht • Provincie Utrecht

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Standplaats: UTRECHT
Duur: zsm - 07-01-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 23-06-2025

Organisatie:
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het Trambedrijf heeft als doel “Veilig en betrouwbaar Openbaar Vervoer binnen de gestelde kaders en tegen zo laag mogelijke kosten gedurende de levenscyclus”. Het systeem bestaat uit de lijn, die loopt van Utrecht Centraal naar Nieuwegein en IJsselstein en de lijn van Utrecht Centraal naar de Uithof. Daarnaast zijn wij verantwoordelijk voor andere OV-assets zoals het Dynamische Reisinformatie Systeem (DRIS) op de bushaltes in de provincie Utrecht, de nieuwe tramremise en bus stallingen.

Opdracht
Ben jij een organisatietalent, ben je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid? Dan is deze gecombineerde functie van secretaris én officemanager binnen het Trambedrijf iets voor jou.

Je ondersteunt zowel de teamleider (HR-verantwoordelijk) als de Strategisch Inhoudelijk Manager (SIM) binnen het Trambedrijf. Je vervult een centrale rol in de dagelijkse organisatie en bent een onmisbare schakel tussen inhoud, proces en bedrijfsvoering.

Wat ga je doen?
• Spin in het web: Je bent de spin in het web, vraagbaak, verbinder en organisator binnen het Trambedrijf;
• Radar voor het management: Je fungeert als radar voor het management, denkt mee en signaleert ontwikkelingen en gebeurtenissen en risico's die relevant zijn voor de organisatie;
• Voorbereiden en afhandelen: Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden en afhandelen van o.a. de management overleggen; de Management Tafel Tram en het Kernteam Trambedrijf en neemt actief deel aan deze overleggen. In de voorbereiding afstemming met diverse collega's in de organisatie met als doel een goede besluitvorming en bespreking te organiseren;
• Verslaglegging: Je verzorgt de verslaglegging, de archivering en bewaakt de acties;
• Organiseren van bijeenkomsten: Je organiseert en bereidt overige bijeenkomsten voor: BBOT sessies, introductie nieuwe medewerkers en teambijeenkomsten en voert diverse office management taken uit;
• Agenda en notuleren: Je stelt de agenda van diverse overleggen op en notuleert deze en werkt de besprekingen uit.

Verder ben je;
• Pro-actief, zelf organiserend, daadkrachtig en alert;
• Communicatief vaardig en in staat om ingewikkelde zaken bondig te verwoorden;
• Je kunt goed plannen en organiseren en hebt een goed gevoel voor tijd en oog voor detail;
• Accuraat en bezit je goede schriftelijke vaardigheden;
• In staat om op tijd te signaleren en vooruit te denken;
• Je hebt een professionele houding met oog voor de politieke context van het Trambedrijf;
• En in het bezit van een uitstekende beheersing van de Nederlands taal in woord en geschrift.

Functie-eisen:
inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris;

Wensen:
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen de overheid; (30 punten)
Aantoonbare werkervaring als office manager; (30 punten)
Kandidaat is beschikbaar op de maandag, dinsdag, woensdag en donderdag, waarvan de dinsdag de vaste dag op de tramremise; (10 punten);
Aantoonbare werkervaring met MS Office. (10 punten)
Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.