Office Manager / Management Assistent Rijnsburg • High Quality

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

In deze nieuwe functie en zeer brede functie als Management Assistent / Office Manager ben jij primair verantwoordelijk voor de ondersteuning van het management- en directieteam (5) op administratief, organisatorisch en secretarieel gebied. Daarnaast ondersteun je de HR manager op administratief gebied, fungeer je als visitekaartje van de organisatie en verricht je hand- en spandiensten aan je overige collega's. Dit is een nieuwe functie en zodoende is het takenpakket nog niet in beton gegoten. Zie jij mogelijkheden om te helpen? Geef het aan en men staat hier zeker voor open! Je takenpakket bestaat o.a. uit:

1) Algemene managementondersteuning

• Het notuleren van diverse overleggen (MT-, directie en aandeelhoudersvergadering), het bijhouden van de actie- en besluitenlijst en het bewaken van de opvolging
• Het plannen van (lastig inplanbare) vergaderingen waarbij meerdere deelnemers, zowel intern als extern, aanwezig moeten zijn
• Fungeren als aanspreekpunt voor het management en andere interne en externe stakeholders
• Ondersteuning bieden bij het maken van presentaties
• Verzorgen van diverse vormen van correspondentie
• Boeken en regelen van zakelijke (internationale) reizen
• beheren van de interne communicatielijnen
• Coördineren en organiseren van bijeenkomsten

2) HR ondersteunende taken

• Ondersteunen bij werving- en selectieprocedures (plaatsen van vacatures, inplannen van sollicitatiegesprekken, correspondentie met kandidaten etc.)
• Ondersteunen bij het onboarding proces van nieuwe medewerkers, waaronder het voorbereiden van documenten en het organiseren van introductiesessies
• Verzorgen/opstellen van correspondentie, brieven, mails, arbeidsovereenkomsten etc. en ervoor zorgen dat deze tijdig en op de juiste manier worden verstuurd
• Beheer van de HR-administratie, zoals het bijhouden van verzuimregistraties, vakantieaanvragen en personeelsdossiers
• Organiseren van trainingen, workshops en andere HR-gerelateerde evenementen

Gevraagd

• MBO+ / HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding 
• 24 uur per week beschikbaar (donderdag verplichte dag, dinsdag pré, overige dag(en) in overleg)
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
• Ruime ervaring met het ondersteunen van een management- e/o directieteam
• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
• Gedegen ervaring met het notuleren van vergaderingen
• Basis kennis van HR-processen is een pré

Aanbod

Een zeer brede, leuke en uitdagende functie waarin je echt kan bouwen aan de toekomst. Je krijgt alle mogelijkheden om jezelf en de organisatie verder te ontwikkelen. Verder kan je het volgende verwachten:

• Bruto fulltime salaris tussen €3.750 en €4.800, afhankelijk van senioriteit en ervaring
• 25 vakantiedagen o.b.v. een fulltime dienstverband
• 8% vakantiegeld
• Goede winstdelingsuitkering
• Goede pensioenregeling en reiskostenvergoeding
• Dagelijks een heerlijke en vers verzorgde lunch

High Quality Recruitment ondersteunt Hogewoning exclusief in deze procedure. Vragen, reacties en sollicitaties kunnen verstuurd worden naar Mike van Duijn, te bereiken via de button "Solliciteer nu" op deze pagina. en 06-15 39 71 45

Waar je gaat werken

Hogewoning is een internationaal opererend bedrijf dat van een bescheiden leverancier van droogbloemen is uitgegroeid tot een vooraanstaande importeur van woonaccessoires. Met een focus op creativiteit, duurzaamheid en klantgerichtheid heeft Hogewoning een unieke positie verworven in de markt, waarbij elk product de kenmerkende 'Hogewoning-touch' draagt waardoor het een eigen karakter krijgt. Door voortdurend te streven naar verbeteringen in materialen, productieprocessen en arbeidsomstandigheden, trachten zij hun ecologische voetafdruk te verkleinen en milieubewustzijn te bevorderen.

Hogewoning is een bedrijf met een rijke historie (vieren volgend jaar hun 100-jarig bestaan) en heeft een duidelijke eigentijdse visie, waarbij de mens centraal staat en de producten, service en dienstverlening van topkwaliteit zijn. De werksfeer kenmerkt zich door loyaliteit, ondernemerschap en openheid. ''Inspired by nature' is de kern van Hogewoning's DNA. Op het hoofdkantoor in Rijnsburg werkt zo'n 50 fte. Daarnaast hebben ze nog eigen kantoren in China en India (ongeveer 22 fte).