Secretaris Rijswijk (ZH) • Bright Professionals

De opdracht
Als spin in het web zorg je voor structuur en kaders en ondersteun je de IPLO-organisatie. Je denkt mee (en vooruit) met de coördinator van IPLO, de liaison en de vakgroep coördinatoren. Je weet wat er speelt en acteert als sparringpartner voor de IPLO-coördinator en andere stakeholders.

Werkzaamheden:

• Je bereidt vergaderingen en besluitvorming voor en zorgt voor de verslaglegging van acties en besluiten
• Je hebt overzicht over lopende acties en afhankelijkheden en haalt proactief de status van acties op
• Je houdt de voortgang van projectactiviteiten en verbeteracties bij en draagt bij aan de inhoudelijke (kwartaal) voortgangsrapportages
• Je weet wat er speelt binnen IPLO en bij onze partners. Je houdt vinger aan de pols bij de coördinatoren, leden van de stuurgroep, en de klankbordgroep. In die rol ben je de rechterhand van de coördinator.
• Je bereidt de stuurgroep voor en zorgt dat de stukken tijdig en inhoudelijk afgestemd bij de stuurgroep leden komen. Idem voor vakgroep-coördinatorenoverleg.
• Als secretaris van de klankbordgroep bereid je samen met de liaison en de opdrachtgever de vergaderingen (3 maal per jaar) voor en zorg je voor de noodzakelijke verslaglegging. Je haalt vooraf input op bij de klankbordgroep leden bij de verschillende ministeries.
• Samen met de vraagcoördinator werk je aan het uniformeren van processen, waar nuttig, en kijk je waar deze beter en/of efficiënter kunnen.
• Je hebt een verbindende rol en hebt contact met de verschillende afdelingen waar IPLO-ers vandaan komen. Op die manier draag je bij aan betere samenwerking.
• Je denkt mee over en draagt bij aan de uitwerking en realisatie van de strategie IPLO 2030

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

• Je hebt minimaal 1 jaar kennis van en (werk)ervaring met projectplanning, -organisatie en projectbeheersing.

• Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau.

• Je beschikt over goede mondelinge én schriftelijke vaardigheden in het Nederlands.

• Je hebt kennis van en ervaring met het toepassen van vernieuwende technieken, methodieken en werkvormen om anderen te stimuleren om mee te doen.

• Je legt gemakkelijk verbinding met en tussen verschillende mensen, organisaties en organisatieonderdelen.

• Je werkt proactief: je gaat zelfstandig aan de slag, bent snel productief en resultaatgericht.

• Je hebt ervaring met gestructureerd werken, ook in een veranderende omgeving.

• Je hebt ervaring met het gebruik van innovatieve tools in de projectondersteuning, waaronder AI-tooling.

• Plaats Rijswijk
• Opleidingsniveau HBO
• Aantal uur 32 uur per week
• Startdatum Zo spoedig mogelijk
• Geschikt voor ZZP? Nee
• Thuiswerken mogelijk? n.t.b.