Secretaris -Secretaris IPLO-werkzaamheden Arnhem • Masters in Public

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving:
Als spin in het web zorg je voor structuur en kaders en ondersteun je de IPLO-organisatie. Je denkt mee (en vooruit) met de coördinator van IPLO, de liaison en de vakgroep coördinatoren. Je weet wat er speelt en acteert als sparringpartner voor de IPLO-coördinator en andere stakeholders.

Werkzaamheden:
– Je bereidt vergaderingen en besluitvorming voor en zorgt voor de verslaglegging van acties en besluiten.
– Je hebt overzicht over lopende acties en afhankelijkheden en haalt proactief de status van acties op.
– Je houdt de voortgang van projectactiviteiten en verbeteracties bij en draagt bij aan de
inhoudelijke (kwartaal) voortgangsrapportages
– Je weet wat er speelt binnen IPLO en bij onze partners. Je houdt vinger aan de pols bij de coördinatoren, leden van de stuurgroep, en de klankbordgroep. In die rol ben je de rechterhand van de coördinator.
– Je bereidt de stuurgroep voor en zorgt dat de stukken tijdig en inhoudelijk afgestemd bij de stuurgroep leden komen. Idem voor vakgroep-coördinatorenoverleg.
– Als secretaris van de klankbordgroep bereid je samen met de liaison en de opdrachtgever de vergaderingen (3 maal per jaar) voor en zorg je voor de noodzakelijke verslaglegging. Je haalt vooraf input op bij de klankbordgroep leden bij de verschillende ministeries.
– Samen met de vraagcoördinator werk je aan het uniformeren van processen, waar nuttig, en kijk je waar deze beter en/of efficiënter kunnen.
– Je hebt een verbindende rol en hebt contact met de verschillende afdelingen waar IPLO-ers vandaan komen. Op die manier draag je bij aan betere samenwerking.
– Je denkt mee over en draagt bij aan de uitwerking en realisatie van de strategie IPLO 2030

Resultaat opdracht
Jouw inzet resulteert in een optimale uitvoering van de IPLO-werkzaamheden. Opdrachtgevers voelen zich betrokken bij de uitvoering van IPLO. Door jouw inspanningen als secretaris zijn ze op de hoogte en kunnen ze geïnformeerde keuzes maken. Intern zorg je voor rust door korte en bondige verslaglegging en iedereen goed zicht te geven op lopende (ontwikkel-)acties en de status daarvan. Collega’s weten dat ze bij jou terecht kunnen voor de laatste stand van zaken op het gebied van planning en projectbeheersing.

Leiding en toezicht:
Ja

Meest essentiële competenties:
• Je bent iemand die zich graag wilt ontwikkelen, initiatief neemt en flexibel is en vol met positieve energie zit.
• Jij beschikt over een zelfstandige en proactieve werkhouding en werkt graag samen in een team.
• Met een praktische en nuchtere instelling pak jij zaken op een systematische en ordelijke manier aan.
• Je haalt energie uit het samenwerken met inhoudelijk gedreven professionals.
• Het is voor de secretaris belangrijk zelf startend te zijn, voldoende mensenkennis te hebben en communicatief vaardig te zijn.