Medior Communicatieadviseur \Programma Zaanse Schans\ ad interim Zaandam • Babbage Company

Project
De Raad van Zaanstad heeft op 22 mei 2025 een besluit genomen omtrent een ‘Toekomstbestendige Zaanse Schans’. De hieronder omschreven rol gaat over een benodigde ervaren Programma Secretaris is ter ondersteuning en samenwerking met de Programma Directeur Zaanse Schans. Tevens vervult deze Programma secretaris de onontbeerlijke ‘linking pin’ rol naar de Programma managers en andere collega’s in de gemeentelijke organisatie Zaanstad.

Opdrachtomschrijving
Programma secretaris neemt verantwoordelijkheid voor de volgende onderdelen in relatie tot gesprekken/bijeenkomsten met partijen op de Zaanse Schans, zoals de bewoners, ondernemers, erfgoedpartijen op de Zaanse Schans, en omgevingspartijen:

• Is aanwezig bij gesprekken en overleggen;
• Inhoudelijke agendavorming, wat betreft timing, tone of voice, aanpak etc;
• (Inhoudelijke) voorbereiding;
• Organisatie en planning van afspraken;
• Verslaglegging van afspraken, indien nodig.

Samenwerking met gemeentelijke organisatie Zaanstad:

• Is aanwezig bij bepaalde gesprekken en overleggen intern;
• Heeft plezier in proces-denken naast inhoudelijk denken. Waaronder stimuleren van gesprekken/bijeenkomsten die zoals opgave managers (in team Zaanse Schans) en groot aantal werkteams in het programma Zaanse Schans. Zoals juristen, financien, communicatie, en inhoudelijke werkteams. Teams werken samen in een matrix verband binnen de bestaande gemeentelijke organisatie;
• Instrument: agendaplanning via systeem Zaanstad waar nodig (operationeel) in samenwerking met een Planner, maar ook inhoudelijk adviseren over inschatten timing van gesprekken;
• Heeft plezier in borgen en steunen van de kadans van politieke afstemming (college en Raad) en ambtelijke organisatie in het programma Zaanse Schans,  inclusief de meerdere werkteams;
• Inhoudelijke voorbereiding, waar nodig; als steun voor programma managers intern;
• Organisatie en planning, o.a. in relatie tot structurele overleggen en gesprekken (kernteam, ambtelijke stuurgroep, etc.);
• Verslaglegging van afspraken, indien nodig;
• Kennis van in te zetten instrumenten, zoals schrijven van beleidstukken en ambtelijke documenten. Maar ook powerpoint opzet o.i.d. maken etc;
• Vertalen van afspraken in mogelijke processen intern (briefing aan of van programma managers).
   

• Ervaring in het publiek-private werkveld, waar vele belangen aan de orde zijn;
• Politiek begrip hebben van de rol van wethouders, de rol van de griffie en de Raad, en daarop kunnen acteren. Politieke en bestuurlijke sensitiviteit;
• Enige ervaring met stakeholdermanagement. Zich kunnen inleven in de beleving van diverse partijen, zoals belang van ondernemers en andere partijen. Eventueel een commerciele achtergrond, ofwel ervaring balanceren bij met diverse belangen;
• Plezier hebben in het functioneren als ‘spin in web’ kunnen fungeren tussen programmadirecteur/ procesmanagers en verschillende collega’s intern en moet informatie & lopende processen kunnen ophalen bij collega’s en aan elkaar kunnen verbinden en kunnen rapporteren. Rol in relatie tot verschillende afdelingen:
  • Diverse teams in het Programma Zaanse Schans;
  • Secretariaten gemeente Zaanstad: afstemming met secretariaten voor het inplannen van gesprekken en bijeenkomsten, waaronder wethouder etc;
  • Communicatie: afstemming met collega’s van communicatie wanneer berichten/correspondentie de gemeente brede communicatiestrategie Zaanse Schans aangaan. Eventueel organisatorisch betrokken bij specifieke activiteiten, zoals communicatie met omwonenden etc;
  • Juridisch/financieel: afstemming met collega’s over basale inhoud; weten wat er speelt op verschillende onderwerpen, en wat interne meningen zijn, al dan overeenstemmend. En wat stand van zaken met Stadsjuristen is;
  • Ambtelijk / politiek het e.e.a. kunnen plaatsen, begrip van de verhoudingen in een gemeentelijke organisatie intern.
• In de gemeentelijke organisatie Zaandam intern spoedig hands on zijn, en weten hoe de hazen lopen;
• Communicatief; en ervaring in het communicatie vakgebied (doelgroep communicatie, de psychologie achter communicatie als instrument, etc.);
• Leergierig, en plezier hebben in de dynamiek;
• Oog voor tijdmanagement;
• Flexibel;
• Basisprincipes van besluitvorming kennen;
• Overzicht kunnen houden over diverse processen die parallel aan elkaar lopen;
• Kunnen jagen, mensen achter de broek aan zitten;
• Basisteksten kunnen schrijven;
• Op hoog tempo informatie tot zich kunnen nemen en in context kunnen plaatsten;
• Verbinden van informatie (wat intern ambtelijk speelt kunnen vertellen/ vertalen);
• Het inhoudelijke basisverhaal (van de Zaanse Schans) op termijn kunnen vertellen;
• Gedrag kunnen benoemen, en beweegredenen van mensen proberen in te schatten;
• Gevoeligheden kunnen inschatten en weten om te gaan met gevoelige informatie.

Vaardigheden

• In de gemeentelijke organisatie Zaandam intern spoedig hands on zijn, en weten hoe de hazen lopen;
• Communicatief; en ervaring in het communicatie vakgebied (doelgroep communicatie, de psychologie achter communicatie als instrument, etc.)
• Leergierig, en plezier hebben in de dynamiek;
• Oog voor tijdmanagement;
• Flexibel;
• Basisprincipes van besluitvorming kennen;
• Overzicht kunnen houden over diverse processen die parallel aan elkaar lopen;
• Kunnen jagen, mensen achter de broek aan zitten;
• Basisteksten kunnen schrijven;
• Op hoog tempo informatie tot zich kunnen nemen en in context kunnen plaatsten;
• Verbinden van informatie (wat intern ambtelijk speelt kunnen vertellen/ vertalen);
• Het inhoudelijke basisverhaal (van de Zaanse Schans) op termijn kunnen vertellen;
• Gedrag kunnen benoemen, en beweegredenen van mensen proberen in te schatten;
• Gevoeligheden kunnen inschatten en weten om te gaan met gevoelige informatie.

• Het is een tijdelijke opdracht van 24 uur per week;
• Startdatum: z.s.m;
• Einddatum: 30 september 2025;
• Optie tot verlenging: tot en met zomer 2026
• Deze opdracht kan alleen ingevuld worden op basis van detachering;
• Standplaats: Zaanstad (Hybride).
   

Graag ontvangen wij jouw reactie zo snel mogelijk!