Secretaris-Officemanager Beheer, Realisatie en Onderhoud Trambedrijf Utrecht • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een organisatietalent, ben je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid? Dan is deze gecombineerde functie van secretaris én officemanager binnen het Trambedrijf iets voor jou. Je ondersteunt zowel de teamleider (HR-verantwoordelijk) als de Strategisch Inhoudelijk Manager (SIM) binnen het Trambedrijf. Je vervult een centrale rol in de dagelijkse organisatie en bent een onmisbare schakel tussen inhoud, proces en bedrijfsvoering.

Verantwoordelijkheden

• Je bent de spin in het web, vraagbaak, verbinder en organisator binnen het Trambedrijf.
• Je fungeert als radar voor het management, denkt mee en signaleert ontwikkelingen en gebeurtenissen en risico's die relevant zijn voor de organisatie.
• Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden en afhandelen van o.a. de management overleggen; de Management Tafel Tram en het Kernteam Trambedrijf en neemt actief deel aan deze overleggen. In de voorbereiding stem je af met diverse collega's in de organisatie met als doel een goede besluitvorming en bespreking te organiseren.
• Je verzorgt de verslaglegging, de archivering en bewaakt de acties.
• Je organiseert en bereidt overige bijeenkomsten voor: BBOT sessies, introductie nieuwe medewerkers en teambijeenkomsten en voert diverse office management taken uit.
• Je stelt de agenda van diverse overleggen op en notuleert deze en werkt de besprekingen uit.

Gevraagd

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris
• Pro-actief, zelf organiserend, daadkrachtig en alert
• Communicatief vaardig en in staat om ingewikkelde zaken bondig te verwoorden
• Je kunt goed plannen en organiseren en hebt een goed gevoel voor tijd en oog voor detail
• Je bent accuraat en bezit goede schriftelijke vaardigheden
• In staat om op tijd te signaleren en vooruit te denken
• Je hebt een professionele houding met oog voor de politieke context van het Trambedrijf
• In het bezit van een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.