Secretaris -Secretaris IPLO-werkzaamheden Rijswijk (ZH) • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Secretaris. Als spin in het web zorg je voor structuur en kaders en ondersteun je de IPLO-organisatie. Je denkt mee (en vooruit) met de coördinator van IPLO, de liaison en de vakgroep coördinatoren. Je weet wat er speelt en acteert als sparringpartner voor de IPLO-coördinator en andere stakeholders.

Werkzaamheden

• Je bereidt vergaderingen en besluitvorming voor en zorgt voor de verslaglegging van acties en besluiten.
• Je hebt overzicht over lopende acties en afhankelijkheden en haalt proactief de status van acties op.
• Je houdt de voortgang van projectactiviteiten en verbeteracties bij en draagt bij aan de inhoudelijke (kwartaal) voortgangsrapportages.
• Je weet wat er speelt binnen IPLO en bij onze partners. Je houdt vinger aan de pols bij de coördinatoren, leden van de stuurgroep, en de klankbordgroep. In die rol ben je de rechterhand van de coördinator.
• Je bereidt de stuurgroep voor en zorgt dat de stukken tijdig en inhoudelijk afgestemd bij de stuurgroep leden komen. Idem voor vakgroep-coördinatorenoverleg.
• Als secretaris van de klankbordgroep bereid je samen met de liaison en de opdrachtgever de vergaderingen (3 maal per jaar) voor en zorg je voor de noodzakelijke verslaglegging. Je haalt vooraf input op bij de klankbordgroep leden bij de verschillende ministeries.
• Samen met de vraagcoördinator werk je aan het uniformeren van processen, waar nuttig, en kijk je waar deze beter en/of efficiënter kunnen.
• Je hebt een verbindende rol en hebt contact met de verschillende afdelingen waar IPLO-ers vandaan komen. Op die manier draag je bij aan betere samenwerking.
• Je denkt mee over en draagt bij aan de uitwerking en realisatie van de strategie IPLO 2030.

Resultaat opdracht

Jouw inzet resulteert in een optimale uitvoering van de IPLO-werkzaamheden. Opdrachtgevers voelen zich betrokken bij de uitvoering van IPLO. Door jouw inspanningen als secretaris zijn ze op de hoogte en kunnen ze geïnformeerde keuzes maken. Intern zorg je voor rust door korte en bondige verslaglegging en iedereen goed zicht te geven op lopende (ontwikkel-)acties en de status daarvan. Collega’s weten dat ze bij jou terecht kunnen voor de laatste stand van zaken op het gebied van planning en projectbeheersing.

Competenties

• Je bent iemand die zich graag wilt ontwikkelen, initiatief neemt en flexibel is en vol met positieve energie zit.
• Jij beschikt over een zelfstandige en proactieve werkhouding en werkt graag samen in een team.
• Met een praktische en nuchtere instelling pak jij zaken op een systematische en ordelijke manier aan.
• Je haalt energie uit het samenwerken met inhoudelijk gedreven professionals.
• Het is voor de secretaris belangrijk zelfstartend te zijn, voldoende mensenkennis te hebben en communicatief vaardig te zijn.

Wensen

• Je beschikt over kennis van en ervaring met toepassen van vernieuwende technieken en methodieken en werkvormen om anderen te stimuleren mee te doen.
• Je beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden: Je legt makkelijk verbinding met en tussen verschillende mensen en organisaties/organisatieonderdelen.
• Je beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden: Proactief: zelfstandig aan de slag, snel productief en resultaatgericht.
• Je hebt ervaring met gestructureerd werken (in een veranderende omgeving).
• Je hebt ervaring met gebruik van innovatieve tools in de projectondersteuning, waaronder AI-tooling.

Gevraagd

• Je beschikt over minimaal 1 jaar kennis van en (werk-)ervaring met projectplanning, -organisatie en projectbeheersing
• Je beschikt over goede mondelinge én schriftelijke vaardigheden, in het Nederlands

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.