Management- en Bestuursondersteuner Arnhem • Masters in Public

Gemeente
De Gemeente Mook en Middelaar is de op acht na kleinste gemeente, maar ook één van de mooiste gemeentes van Nederland. Onze gemeente staat voor vele interessante uitdagingen!
Binnen onze organisatie is geen dag hetzelfde. Bij ons gebeurt globaal hetzelfde als in een grote gemeente. Je kent en ziet al je collega’s. Integraal werken is bij ons een vanzelfsprekendheid. Onze functies zijn breed en flexibel. De lijntjes binnen de organisatie zijn zo kort dat je bij vragen of ideeën het Management Team (MT) rechtstreeks benadert. De organisatie bestaat uit de afdelingen Ruimte, Sociaal en Bedrijfsvoering. Je gaat werken bij de afdeling Bedrijfsvoering.

Opdracht
Jij ondersteunt collegeleden en MT met administratieve werkzaamheden, bij externe, representatieve activiteiten en ander voorkomend werk. Je beheert proactief de agenda’s van het College van B&W (hierna: het college) en het MT. Je coördineert en plant in- en externe afspraken, verzamelt de stukken en verzorgt correspondentie namens de collegeleden. Je publiceert de college-agenda, plaatst de stukken in de vergaderapplicatie iBabs en beheert deze. Voor het opstellen van agenda’s en besluitenlijsten voor collegevergaderingen en MT vergaderingen en de administratieve afhandeling van stukken draai jij je hand niet om.

Ook verzorg je verslagen en handel je vertrouwelijke correspondentie af. Op verzoek bereid je presentaties en vergaderstukken voor en vervang je je directe collega’s. Op aanvraag ondersteun je de gemeentesecretaris en/of MT bij de totstandkoming en uitvoering van besluiten maar ook het opstellen van de agenda.

Je doet nog veel meer! Ook handel je aanvragen voor koninklijke onderscheidingen en erepenningen af en verzorg je felicitaties voor 100-jarigen en huwelijksjubilea.

Als management- en bestuursondersteuner kun je werken met de standaard kantoorapplicaties. Administratieve- en bedrijfsvoeringprocedures passen jou. Je bent flexibel, integer en hebt lef! Je stemt je gedrag af op de situatie. Je communiceert helder en stemt je activiteiten goed af met collega’s. Je maakt heldere afspraken en zorgt voor een soepele uitvoering. Daarbij werk je doelgericht en houd je de voortgang nauwlettend in de gaten.

Delen anderen ideeën met jou? Leuk! Daar reageer jij actief op en je denkt mee. Je ondersteunt collega’s en levert jouw bijdrage, zodat jullie samen een gemeenschappelijk doel bereiken. Als managementondersteuner heb je veel vrijheid om taken op te pakken en jezelf te ontwikkelen.

Competenties

• Je bent dienstverlenend
• Je bent accuraat en pro-actief
• Je kunt goed plannen en organiseren (complex agendabeheer)
• Je bent organisatiesensitief en communicatief vaardig
• Je werkt zelfstandig en bent flexibel inzetbaar