Inhuur Expert Informatiebeheer Utrecht • Circle8

In deze rol speel je een cruciale rol in het uitwerken van afspraken, kaders en regelgeving met betrekking tot (digitale) dossiervorming en archief. Als adviseur begeleidt je de OM-onderdelen in zowel fysieke als digitale archivering, waarbij je het proces nauwlettend volgt, inclusief vastlegging, bewaar- en vernietigingstermijnen. Je bent niet alleen een expert in archiveren, maar ook loop je voorop in de ontwikkelingen op het gebied van informatiehuishouding. Een belangrijk taak is dat je die signaleert en analyseert. Als onderdeel van je verantwoordelijkheden stel je werkinstructies en procesbeschrijvingen op met betrekking tot de toepassing van informatiehuishouding. Een gedegen inzicht in de organisatie van informatiehuishouding stelt jou in staat aanbevelingen te doen voor aanpassingen en verbeteringen, zowel op het gebied van proces als kwaliteit. Jij waarborgt de voortgang en kwaliteit van het archiefbeheer bij de verschillende onderdelen door monitoring en evaluatie. Daarnaast ben je proactief in het delen van kennis en kunde binnen de OM-onderdelen, waarbij jouw enthousiasme en gedrevenheid als inspiratie dienen voor verdere professionalisering van onze afdeling.

Verantwoordelijkheden Adviseur Informatiebeheer / Archivaris

• Beheren, organiseren en toegankelijk maken van archieven (zowel fysiek als digitaal)
• Ontwikkelen en implementeren van beleid en procedures voor archiefbeheer
• Digitaliseren van archiefstukken en beheren van digitale archieven
• Toezien op naleving van relevante wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet)
• Bijhouden van trends en ontwikkelingen op het gebied van archiefbeheer en digitalisering
• Ontwikkelen, implementeren en optimaliseren van beleid en richtlijnen voor informatiebeheer, inclusief digitale transformatie
• Adviseren van management en andere stakeholders over risicobeheersing, compliance en strategische keuzes op het gebied van informatiebeheer
• Uitvoeren van audits
• Toezicht houden op en coördineren van scan- en archiefprocessen, inclusief de vervanging van papieren door digitale documenten
• Samenwerken met proceseigenaren, projectleiders, archivarissen en toezichthouders binnen en buiten de organisatie
• Begeleiden van medewerkers op het gebied van documentaire informatievoorziening (DIV)
• Signaleren en vertalen van nieuwe wet- en regelgeving en technologische ontwikkelingen naar de praktijk
• Bevorderen van zaakgericht werken en kennisdeling binnen de organisatie

Het OM is belast met de strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde en heeft daartoe het gezag over de opsporing van strafbare feiten. Er wordt daarbij samengewerkt met politie en andere opsporingsdiensten. Het OM kan daarnaast als enige instantie in Nederland bepalen of iemand voor de strafrechter moet verschijnen, en zo ja, voor welk strafbaar feit. Ook kan het OM zelf strafbare feiten afdoen zonder tussenkomst van een rechter door middel van een strafbeschikking. Het OM heeft een zelfstandige IV‐organisatie genaamd ‘IVOM’, IVOM heeft als doel de kwaliteit van de dienstverlening vanuit IT, en de sturing op de Informatievoorziening (IV), onder één dak te brengen én te verbeteren. Het IVOM bestaat uit de voormalige OM-onderdelen Domein IT (DVOM) en CIO-office (PaG) en valt onder aansturing van de Directeur IV. De directeur IVOM rapporteert rechtstreeks aan het College. Vanwege wijzigingen in het nieuwe Wetboek van Strafvordering moet het OM haar werkwijze en ICT-systemen vanaf nu daar op voorbereiden. De oude OM-systemen zijn toe aan vervanging en ook de papieren werkwijze is nog niet aangepast aan de digitale wereld en het nieuwe wetboek. Het OM heeft hiertoe in 2020 een strategie en meerjarenplan laten opstellen voor de vernieuwing richting 2027. Voor de periode 2020-2027 zijn hierin zeven thema’s geïdentificeerd die relevant zijn: • Verbeteren van de informatiepositie van OM medewerkers; • Meer eenheid van beleid en leiding met behoud van professionele ruimte; • Doelmatige en betrouwbare uitvoering van OM kerntaken; • Versterken van de ketensamenwerking; • Verdergaande digitalisering van alle werkprocessen; • Verbeteren van de informatievoorziening richting slachtoffers, verdachten en veroordeelde; • Vergroten van de digitale weerbaarheid van het OM (cyber security). Het OM programma Emma heeft als doel het moderniseren van het IT-landschap voor strafzaken en tegelijkertijd processen en werkwijzen te verbeteren, zodat invulling wordt gegeven aan de doelstellingen achter de genoemde thema’s, gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden van digitale technologie en het OM in staat wordt gesteld het nieuwe Wetboek van Strafvordering goed uit te kunnen voeren.

• De kandidaat heeft een afgeronde HBO- of WO-opleiding (in informatiebeheer, archiefbeheer, bibliotheekwetenschappen of vergelijkbaar).
• De kandidaat heeft minimaal twee jaar relevante werkervaring binnen informatiemanagement, bij voorkeur gericht op archiveren, zowel digitaal als analoog.
• De kandidaat heeft minimaal één jaar aantoonbare kennis en ervaring met wet-en regelgeving omtrent archiveren (archiefwet).
• De standplaats van deze opdracht is Utrecht. Afhankelijk van de werkzaamheden kan inzet op andere parketlocaties gevraagd worden
• Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers.

• De kandidaat is z.s.m. beschikbaar
• De kandidaat heeft 1-5 aantal jaren ervaring met projectmatig werken en proactieve implementatie van processen rondom informatiehuishouding
• De kandidaat heeft een certificering (zoals SOD-II) wat een pré is voor de adviseursrol.
• De kandidaat heeft 1-5 aantal jaren kennis en ervaring in archiveringsvraagstukken, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid en met de WJSG

• Analyseren
• Klantgerichtheid
• Omgevingsbewustzijn
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Voortgangscontrole
• Zelfontwikkeling

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 01 juli 2025, voor 12.00 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.

Let op: De aanvraag betreft een ondersteunde rol en volgt instructies op van leidinggevende. Dit past niet binnen de wet DBA. Hierdoor is het niet mogelijk om ZZP'ers te contracteren. Eventueel geïnteresseerde ZZP'ers kunnen zich op detacheringsbasis (= in loondienst) laten aanbieden door Circle8. Voor vragen over deze procedure kunt u contact opnemen met Thorbjorn Geenen