Managementassistent MT directie Bestuursondersteuning Den Haag • Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Haal jij energie uit het goed organiseren van zaken? En hou je van een dynamische politiek-bestuurlijke omgeving? Dan ben jij degene die we zoeken als managementassistent voor het Managementteam van de directie Bestuursondersteuning (BO). Het werk bij deze directie kenmerkt zich als afwisselend, leuk en soms hectisch. Het organisatorisch ontzorgen is jouw belangrijkste kerntaak. Dat is extra belangrijk, omdat door de dynamische omgeving het werk iedere dag weer anders kan zijn. Daarvoor zoeken wij een flexibele en zelfstandige managementassistent.

Voor vier MT-leden beheer je de agenda's. Je maakt en plant afspraken signaleert eventuele knelpunten. Je organiseert vergaderingen, sollicitatiegesprekken, afspraken en bijeenkomsten voor het management, meldt bezoekers aan en regelt de locaties en catering. Je verzamelt vergaderstukken, maakt zo nodig een dossier aan of zet de stukken in iBabs en verzorgt de ziek- en herstel meldingen voor de directie. Je werkt samen met de managementassistent die de directeur van de directie BO ondersteunt en de directiesecretaris. Samen zorgen jullie voor een goede, zorgvuldige en proactieve ondersteuning. Je bent ook verantwoordelijk voor de operationele bedrijfsvoering van de directie. Je bent de ICT-coördinator, regelt indiensttredingen, organiseert directie brede activiteiten etc. De collega’s kunnen met hun vragen ook altijd bij jou terecht. Kortom: een spin-in-het-web functie op het snijvlak van managementondersteuning en bedrijfsvoering.Een prettige werkomgeving is voor ons heel belangrijk. Je krijgt volop de ruimte om je eigen draai aan de werkzaamheden te geven, ideeën aan te dragen en je kennis te delen. Als ervaren managementassistent zet je net dat stapje extra, denk je mee én vooruit.

Wij staan voor gelijkwaardige kansen op de arbeidsmarkt. Om te voorkomen dat onze onbewuste associaties bij een kandidaat onbedoeld een selectiebeslissing kleuren, proberen we het proces zo veel mogelijk te objectiveren. Daarom moedigen wij je aan om je ervaring, kennis en competenties te benadrukken in je cv en motivatiebrief, aan de hand van de functie-eisen.

Wij zijn op zoek naar een stressbestendige en positief ingestelde collega, in het bezit van uitstekende organisatorische, sociale en communicatieve vaardigheden. Vanuit jouw proactieve instelling vind je het leuk om, samen met je collega’s, mee te denken over processen en procedures. En vanuit jouw integriteit weet je goed om te gaan met vertrouwelijke informatie,. Nauwkeurigheid vind je belangrijk en je denkt graag in oplossingen.

Om goed invulling te geven aan deze uitdagende functie, beschik je daarnaast over:

• minimaal een mbo 4-diploma, in een secretariële richting;
• het vermogen om je (digitale) systemen en programma’s snel eigen te maken;
• een goede beheersing van de Windows-gestuurde programma’s van Microsoft Office;
• tact, sterke communicatieve vaardigheden, flexibiliteit en stressbestendigheid;
• het organisatorisch vermogen om bedrijfsvoeringstaken zelfstandig uit te voeren.

• Salaris­niveau schaal 8
• Maand­salarisMin €3.246 – Max. €4.340 (bruto)
• Dienst­verbandArbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duur1 jaar
• Maximaal aantal uren per week36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

• Let op: zet geen bijzondere persoonsgegevens in je cv en sollicitatiebrief (voor meer informatie, zie: Wat zijn persoonsgegevens? | Autoriteit Persoonsgegevens).
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• De selectiegesprekken vinden plaats op donderdag 10 juli 2024.
• Wanneer wij echter (voldoende) geschikte reacties ontvangen, gaan wij mogelijk al vóór de sluitingsdatum met kandidaten in gesprek. Hierdoor kan de vacature eerder gesloten worden.
• Werk je al binnen de Rijksoverheid, dan behoort een detachering van max. 1 jaar ook tot de mogelijkheden.
• De functie vraagt om 32-36 uur per week inzetbaarheid en de bereidheid om in ieder geval op de vrijdag te werken.

Wat bieden wij jou nog meer?

• Een prettige, open werksfeer met veel aandacht voor het individu.
• Een mooie werkomgeving, op een paar minuten afstand van Den Haag Centraal Station en een kantine gericht op gezonde voeding.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, bijvoorbeeld in de vorm van diverse opleidingsmogelijkheden.
• Oog voor een goede werk-privé balans; je werktijden/dagen stem je in goed onderling overleg met je naaste collega’s af.
• De mogelijkheid tot hybride werken (het percentage dat je vanuit huis, dan wel op kantoor werkt kan echter per functie/afdeling verschillen).
• Een vergoeding om thuis een prettige werkplek in te richten, conform de CAO Rijk.

Tip!! Download deze vacaturetekst, inclusief de gegevens van de vacaturehouder, voordat de vacature sluit. Hierna zijn deze gegevens online nl. niet meer zichtbaar.