Management assistent(e) bij het LACDR Bureau Leiden • Universiteit Leiden

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen, instituut Leiden Academic Centre for Drug Research (LACDR) zoekt een

Management assistent(e) bij het LACDR Bureau

Heb jij een passie voor organiseren en krijg je energie van het tot in de puntjes regelen van evenementen, workshops en bijeenkomsten, van locatie tot logistiek, van draaiboek tot deelnemersregistratie? Kunnen wij de (jaar)planning aan jou toevertrouwen en sta je voor proactief agendabeheer? En krijg je energie van samenwerken met collega’s? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken!
Per direct is de functie van management assistent (0.8 fte) beschikbaar.

Vanuit jouw rol ben je verantwoordelijk voor de organisatie van de praktische zaken rondom symposia, evenementen en andere LACDR brede bijeenkomsten. Daarnaast maak en beheer je de jaarplanning en ondersteun je de directie met agenda beheer en praktische zaken. Je maakt onderdeel uit van een klein team dat bijdraagt aan het besturen van een bloeiend instituut. Je vertegenwoordigt het LACDR bureau en bent vaak het (eerste) aanspreekpunt voor collega’s uit het instituut en van buiten.

Een aantal van jouw taken:

• Je organiseert onder ander de praktische zaken rondom het Spring en het Fall Symposium van het LACDR, town hall meetings en daarnaast ook de sociale activiteiten, zoals de jaarlijkse BBQ en strategiedagen;
• Je coördineert workshops en trainingen als onderdeel van het LACDR PhD programma en LevenLangLeren;
• Je zorgt voor de administratie van het LACDR PhD programma en bent achterwacht van de secretaris van de Doctorate Secretary;  
• Je maakt afspraken en beheert agenda’s van de bestuurders en regelt logistieke zaken voor het bureau;
• Je boekt reizen voor de bestuurders;
• Je beheert de LACDR website, Sharepoint en TEAMS omgevingen en het (online) archief;
• Je vervangt collega’s van het LACDR bureau bij afwezigheid door de urgente verzoeken op te pakken.

Je weet wat er speelt binnen het LACDR en pakt zaken efficiënt op. Je hebt snel in de gaten hoe de onderlinge verhoudingen zijn en speelt daar op de juiste manier op in. Je signaleert eventuele obstakels en brengt deze indien nodig onder de aandacht. Samenwerken levert jou dan ook veel energie op. Als werk efficiënter kan, dan zie je dat en kom je met voorstellen tot verbetering. Je stelt gemakkelijk prioriteiten, je bent flexibel, en werkt nauwkeurig. 

Profiel

• Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur heb je een secretaresseopleiding;
• Je hebt aantoonbaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een internationale werkomgeving;
• Office 365 heeft voor jou weinig geheimen en je neemt anderen daar moeiteloos in mee;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal (niveau B2), zowel mondeling als schriftelijk;
• Affiniteit met de exacte wetenschappen en ervaring in een academische werkomgeving zijn een pré.

Beschrijving organisatie 
Het Leiden Academic Centre for Drug Research (LACDR) is een toonaangevend instituut op het gebied van innovatief geneesmiddelonderzoek en -onderwijs. Het LACDR maakt deel uit van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen (FWN).

Het onderzoek binnen FWN varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens de bachelor- en masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2.800 medewerkers en ongeveer 5.900 studenten. 

Wij bieden
Werken in een team van enthousiaste collega’s waar samenwerken voorop staat en waar altijd wat te doen is. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijk dienstverband van één jaar met uitzicht op een aanstelling in vaste dienst. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.218,00,-en maximaal € 4.298,00,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8). Thuiswerken is mogelijk, maar een aanzienlijke aanwezigheid op locatie wordt verwacht voor deze functie.

De Universiteit Leiden kent goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een thuiswerkvergoeding, een eindejaarsuitkering (8,3%), een vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen ().

Diversiteit
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie
Ben je geïnteresseerd? Voor meer informatie kun je contact via email opnemen met Thomas Klompmaker, Operationeel Directeur via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.denuniv 

Meer informatie over werken bij onze faculteit? Kijk dan op onze werken bij de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen website ().

Solliciteren
Enthousiast geworden over deze vacature? Je kunt solliciteren via de blauwe button onderaan. De vacature sluit op 30 juni 2025.
Voor je sollicitatie naar deze functie ontvangen wij graag een passende motivatiebrief en je CV.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.