Inkoopondersteuner 32u/w Schiedam • DC Professionals

Duik in de wereld van inkoop en lever waardevolle ondersteuning aan ons team. Je speelt een cruciale rol in het administratieve en procesmatige aspect van inkoop, waarbij je rapportages opstelt, knelpunten signaleert en verbetervoorstellen doet. Jouw advies en inzichten dragen bij aan de optimalisatie van onze processen. Een unieke kans om bij te dragen aan een efficiënte inkoopfunctie. Als jij toe bent aan een verandering, lees dan verder voor alle details.

Standplaats: SCHIEDAM
Duur: 07-07-2025 - 31-12-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 27-06-2025

Project:

Overwegende functiekenmerken

• Procesmatige en administratieve ondersteuning van de inkoopfunctie.

• (Vastgesteld) beleid, wettelijke regels en procedures op het eigen vakgebied zijn van belang bij de uitvoering van de werkzaamheden.

Inhoudelijk procesmatige en administratieve ondersteuning

• Biedt het Inkoopteam inhoudelijke administratieve ondersteuning bij uitvoering van de Inkoopfunctie.

• Stelt (management)rapportages en overzichten op.

• Signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen in relatie tot de administratieve processen omtrent de Inkoopfunctie.

• Op onderdelen van het inkoopproces de Inkoopadviseur ondersteunen bij de bewaking van de planning.

• Ondersteunt leden van het Inkoopteam bij bewaking van het proces omtrent de voortgang van besluitvorming en de administratieve afwikkeling daarvan.

• Draagt zorg voor het beheer en bewerkingen van (digitale) inkoopbestanden, -documenten en -systemen.

• Administreert, archiveert, muteert en ontsluit inkoopdata.

(Beleids)advisering

• Adviseert over aspecten die betrekking hebben op het voeren en ontsluiting van de inkoopadministratie.

• Signaleert, evalueert en ontwikkelt methoden, procedures en technieken.

• Rapporteert over de uitvoering van beleid ten aanzien van de inkoopadministratie.

• Adviseert en rapporteert over optimalisatie en aanpassing van beleid en uitvoeringsregels ten aanzien van de inkoopadministratie.

Beheer en uitvoering

• Neemt inkoop gerelateerde aanvragen en -verzoeken in behandeling en toetst, beoordeelt en verdeeld deze aan de hand van beleid en overige interne afspraken.

• Ondersteunt bij prioritering, toekenning en afhandeling van aanvragen en verzoeken.

• Ondersteunt procesmatig en administratief bij door het inkoopteam geïnitieerde formele besluitvorming en tevens inhoudelijk bij besluitvorming op onderwerpen binnen het eigen vakgebied.

• Levert gebruikmakend van de inkoopadministratie input voor beschikkingen, (advies-), rapportages, beoordelingen en correspondentie.

• Voert procedures, richtlijnen en regelgeving uit, gericht op een rechtmatig resultaat van de inkoopfunctie.

Procesbewaking en afstemming

• Initieert en verricht onderzoek op een onderdeel van het eigen werkgebied en rapporteert over uitvoeringsvraagstukken.

• Verzamelt en beheert data en gegevens voor de administratievoering.

• Bewaakt de verschillende uitvoeringsprocessen van de inkoopfunctie en daaraan gerelateerde procedures en rapport hierover.

Relatiebeheer

• Met collega’s binnen over ontwikkelingen op het eigen en op aanpalende vakgebieden om informatie uit te wisselen en werkzaamheden af te stemmen.

• Met leden van de Inkooporganisatie over de aspecten van de Inkoopfunctie waar de assistent verantwoordelijk voor is, waaronder:

• teken- en beslissingsbevoegden;

• projectleiders;

• leden van het juridisch inkoopteam;

• afdelingsmanager;

• marktpartijen en overige externe (samenwerkings-)partners.

Verantwoordelijkheden

• Is verantwoording schuldig aan de leidinggevende over de kwaliteit, voortgang en effectiviteit van de (te) verrichtte werkzaamheden.

• Is verantwoordelijk voor het eigen aandeel in aanbestedings- en of besluitvormingstraject naar de betreffende lid van het Inkoopteam.

• Neemt beslissingen bij het verzamelen en interpreteren van inkoopgegevens, over de inhoud van hun eigen voorstellen en bij het oplossen van taakgerichte deelproblemen.

Kennis, inzicht en vaardigheden

• Werk- en denkniveau: MBO/ HBO.

• Algemeen theoretische, praktisch gerichte kennis van het vakgebied.

• Begrip van de wisselwerking en samenhang tussen het eigen werkterrein en het werkterrein en belangen van andere belanghebbenden.

• Improviserende, communicatieve, organiserende, aansporende en/of adviesvaardigheden.

• Conceptueel denken.

Functie-eisen:
Akkoord procedure en voorwaarden (oa all-in tariefstelling wat betreft reiskosten woon-werk).
Relevante ervaring op het gebied van inkoop bij een gemeente
Minimaal 5 jaar ervaring met het optimaliseren van inkoopprocessen
De kandidaat is per direct (uiterlijk 7 juli) beschikbaar
Het betreft tijdelijke invulling van een reguliere functie die normaliter door werknemers wordt ingevuld. De opdracht leent zich daarom niet voor invulling op zzp-basis. Eventueel geïnteresseerde zzp'ers kunnen zich op detachering- of uitzendbasis laten aanbieden door een bureau. Doorleenconstructies zijn nadrukkelijk niet toegestaan.

Indien blijkt dat dit criterium niet naar waarheid door de leverancier is ingevuld, wordt de opdracht per direct beëindigd en komt alle mogelijke schade voor rekening en risico van leverancier.

Wensen:
Duurzaamheid:
In het cv is kort beschreven in welke mate en hoe uw bedrijf of uw kandidaat aan duurzaamheid doet
Ervaring met Europese aanbestedingen
Ervaring met bewaking van planning, besluitvorming en bijbehorende administratieve afhandeling
Ervaring met het schrijven van een adviesrapport is een pre
Het cv is voorzien van referenties (inclusief contactgegevens)
De kandidaat beschikt over onderstaande competenties. Dit kan worden getoetst in een persoonlijk gesprek.
• Begrip van de wisselwerking en samenhang tussen het eigen werkterrein en het werkterrein en belangen van andere belanghebbenden.
• Improviserende, communicatieve, organiserende, aansporende en adviesvaardigheden.
• Conceptueel denken. Solliciteer nu!