Medewerker Informatiebeheer 32u/w GGD Hollands Noorden Alkmaar • GGD Hollands Noorden

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Standplaats: ALKMAAR
Duur: 01-09-2025 - 28-02-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 01-08-2025

Doel van de opdracht

De medewerker informatiebeheer wordt ingezet voor het uitvoeren van wettelijke en noodzakelijke taken op het gebied van informatiebeheer. De opdracht richt zich primair op het wegwerken van bestaande achterstanden en het structureel verbeteren van de informatiehuishouding. Zowel eenmalige correctieve acties als duurzame kwaliteitsborging worden uitgevoerd, conform de Archiefwet en overige relevante wet- en regelgeving.

Achtergrond en urgentie

Door capaciteitsgebrek en externe omstandigheden, waaronder de coronapandemie, zijn de wettelijke verplichtingen met betrekking tot archief- en informatiebeheer niet volledig nagekomen. Dit is onder meer vastgesteld in diverse inspectierapporten. Een goed functionerend informatiebeheer is essentieel voor het borgen van interne processen, het kunnen afleggen van wettelijke verantwoording en het correct kunnen afhandelen van externe informatieverzoeken (zoals op basis van de Wet open overheid – Woo).

Werkzaamheden / taken

De medewerker informatiebeheer verricht uitvoerende en signalerende werkzaamheden, in nauwe samenwerking met de informatieadviseur. De taken omvatten onder andere:

• Uitvoeren van een inhaalslag op het gebied van archiefvernietiging, zowel fysiek als digitaal (o.a. in AFAS);

• Archiefbewerking en inventarisatie met het oog op overdracht, inclusief het archief uit 2007 en dat van een rechtsvoorganger;

• Signaleren van knelpunten en risico’s in het informatiebeheer;

• Uitvoeren van kwaliteitscontroles op dossiers, metadata en digitale scans.

Kandidaatomschrijving

De geschikte kandidaat beschikt over de volgende kennis, ervaring en competenties:

• Aantoonbare ervaring met informatie- en archiefbeheer binnen een overheidscontext;

• Grondige kennis van en ervaring met de Archiefwet, de Wet open overheid (Woo), relevante selectielijsten en het werken met metadata;

• Ervaring met zowel digitale informatiesystemen, zoals AFAS en SharePoint (DMS), als met fysieke archiefverwerking;

• In staat om zelfstandig werkzaamheden uit te voeren, zoals archiefvernietiging, archiefverplaatsingen en het uitvoeren van kwaliteitscontroles;

• Beschikt over analytisch vermogen en kan zelfstandig vraagstukken binnen het archief- en informatiebeheer signaleren en oplossen;

• Affiniteit met procesmatig werken en met samenwerking met informatieadviseurs en andere beleidsmatige functies;

• Werkt nauwkeurig, gestructureerd en kwaliteitsgericht, met oog voor duurzame verbetering van de informatiehuishouding.

Functie-eisen:
Beschikbaarheid
- De kandidaat is per 1 september beschikbaar voor de opdracht.
Werkervaring archiefbeheer en vernietigingsproces
- De kandidaat beschikt aantoonbaar over werkervaring met archiefbeheer volgens geldende richtlijnen en wetgeving, waaronder de Archiefwet, en heeft ervaring met het uitvoeren en coördineren van het vernietigingsproces van archiefmateriaal.
Kwaliteitssysteem en archiefoverzichten
- De kandidaat heeft ervaring met het werken met en onderhouden van kwaliteitssystemen binnen informatie- of documentbeheer en kan overzichtelijke en toegankelijke archiefoverzichten opstellen en bijhouden.
Toepassing bewaartermijnen
- De kandidaat past bewaartermijnen toe conform geldende wet- en regelgeving.
Opleidingsniveau en diploma
- De kandidaat beschikt minimaal over MBO 4 werk- en denkniveau en is in het bezit van een diploma SOD I en II of een vergelijkbare opleiding, zoals een HBO-opleiding Archiefbeheer of de Leergang Adviseur Recordmanagement (LARM).

Wensen:
Relevante werkervaring
- Heeft de kandidaat aantoonbare ervaring met archiefbeheer binnen een overheidscontext?
Ervaring met digitale systemen
- In hoeverre is de kandidaat bekend met en vaardig in het werken met de digitale systemen AFAS en SharePoint binnen informatie- of archiefbeheer.
Aantal interimopdrachten in de afgelopen 5 jaar
- Mate van recente en relevante interimervaring op het gebied van informatie- of archiefbeheer. Toont aan in hoeverre de kandidaat in staat is zich snel aan te passen en zelfstandig opdrachten uit te voeren binnen overheidsorganisaties.
Aansluiting bij de publieke taak van de GGD
- Geen aantoonbare affiniteit (1 %)
Enige betrokkenheid zichtbaar (3 %)
Duidelijke betrokkenheid en relevante ervaring (5 %)
Sterk onderbouwde maatschappelijke motivatie en ervaring binnen publieke gezondheid (7 %)
Aantal jaren werkervaring in informatie- of archiefbeheer
- In hoeverre beschikt de kandidaat over aantoonbare werkervaring in de functie of een vergelijkbare rol binnen informatie- of archiefbeheer
Interview
- Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.
Zelfstandigheid en initiatief
Kan je zelfstandig werken en problemen aanpakken?
Nauwkeurigheid en kwaliteitsgerichtheid
Werk je zorgvuldig en let je op kwaliteit?
Communicatie en samenwerking
Kun je goed samenwerken en duidelijk communiceren?
Flexibiliteit
Ga je goed om met veranderingen en werkdruk?
Procesmatig werken
Werk je graag volgens duidelijke processen?