Senior Informatie en Proces Adviseur Utrecht • FlexIntens Werving, Selectie & Detachering

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Speelveld Utrecht heeft jou nodig! Het team Informatie- en Procesmanagement (IPM) van de ontwikkel organisatie Ruimte zoekt een Senior Informatie- en Procesadviseur (IPA). Op deze diverse en uitdagende plek moet je zowel oog hebben voor de bestaande organisatie met al haar taken en verantwoordelijkheden, maar ook voor nieuwe ontwikkelingen die de medewerkers en hun werk naar een hoger plan kunnen brengen.

Je komt te werken in het Informatie- en procesmanagement team, bij Ruimte. Dit team telt ruim 35 medewerkers die gezamenlijk zorgen voor de integrale ondersteuning op het gebied van informatiebeheer, gegevensbescherming, digitaal werken, procesmanagement, datagedreven werken en innovatie. Bij Ruimte werken we met ruim 1000 collega's aan de toekomst van de stad en beantwoorden we de vragen van morgen. Dit brengt uitdagingen met zich mee, maar die gaan we samen aan. Samen met (keten)partners, inwoners en ondernemers bouwen we dagelijks aan een beter Utrecht: een stad die klaar is voor klimaatverandering, de energietransitie, passende huisvesting en groenere, gezondere wijken. Slimme, veilige oplossingen zijn essentieel, waarbij digitalisering en innovatie een sleutelrol spelen.

Er is een mogelijkheid om deze opdracht uit te voeren als duo. Als Informatie- en Procesadviseur (IPA) ga je aan de slag met het identificeren, analyseren, beschrijven en verbeteren van financiële processen. Ruim 20 processen dienen eerst geanalyseerd en beschreven te worden. Met een grondige procesanalyse identificeer je verbetermogelijkheden op het gebied van kwaliteit, doorlooptijd en kosten. Deze bevindingen vertaal je naar een gestructureerde verbeteraanpak die in samenwerking met medewerkers van de betrokken werkstromen wordt uitgevoerd en geborgd. Het vastleggen en conformeren van standaarden en het inrichten van procesrollen is hier onderdeel van.

• Processen identificeren en diepgaand analyseren op knelpunten en verbetermogelijkheden met betrekking tot kwaliteit, doorlooptijd en kosten.
• Processen vastleggen in BPMN (Business Process Modelling Notation) en Archimate en in onze tool Bizzdesign.
• Analyse van knelpunten en verbeterpunten vertalen naar een gestructureerde verbeteraanpak.
• In samenwerking met medewerkers van de werkstromen de verbeteringen implementeren, standaarden opstellen en wijzigingen borgen in de werkwijze en/of documentatie.
• Bijdraagt aan de implementatie van de procesrollen (eigenaar, coördinator en expert) in de teams.
• Medewerkers en leidinggevenden begeleiden gedurende de veranderingen.
• Medewerkers en leidinggevenden trainen en coachen op benodigde kennis en vaardigheden voortkomende uit de implementatie van de procesrollen.
• Fungeert als klankbord en sparring partner voor de andere IPA collega’s voor de doorontwikkeling van de procesrollen.
• Rapporteert over de voortgang en resultaten.

Je werkt autonoom; waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden waarbij je rapporteert aan een stuurgroep.

• Je bent een resultaatgerichte en pragmatisch ingestelde verbinder.
• Als ervaren programmamanager vorm je een brug tussen proces en mens en weet je collega’s samen te brengen, te enthousiasmeren en aan te zetten tot ander gedrag.
• De ideale kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het diepgaand analyseren, vastleggen en verbeteren van bedrijfsprocessen bij voorkeur binnen domeinen als financiën en inkoop.
• Dit in combinatie met jouw sterke communicatieve vaardigheden dragen bij aan het opstellen van heldere adviezen, het onderbouwen van standpunten en visievorming.

• Minimaal 7 á 10 jaar ervaring met proces verbetertrajecten, bij voorkeur in hightech, politiek en bestuurlijke context of gereguleerde omgevingen in een organisatie van >1000 medewerkers.
• Aantoonbare ervaring met Lean of andere methodieken voor procesoptimalisatie incl. praktijkervaring.
• Voor de senior collega geldt aanvullend praktijk gecertificeerd in procesoptimalisatie op universitair niveau.
• Kennis van het vastleggen van processen in systemen als; BPMN (Business Process Modelling Notation) en Archimate in onze tool Bizzdesign.
• Vaardig in het betrekken van medewerkers, het faciliteren van workshops en het creëren van draagvlak voor verandering.
• Kennis van en ervaring met het optimaliseren van financiële processen is een pre.
• Analytisch sterk en in staat om procesknelpunten te vertalen naar praktische, meetbare verbeteracties.
• Aantoonbare ervaring met het coachen en trainen van medewerkers en leidinggevend kader.
• Zelfstandig maar met een scherp gevoel voor afstemming en samenwerking in een bestuurlijke context.
• Kennis van het concept ‘Werken onder architectuur’.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Gevraagd

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Je hebt aantoonbare ervaring met Lean of andere methodieken voor procesoptimalisatie incl. praktijkervaring en praktijkcertificering op universitair niveau. Indien je in duo aanbiedt dekt ten minste 1 persoon het criterium “praktijkcertificering procesoptimalisatie op universitair niveau”
2. Je hebt minimaal 7 á 10 jaar ervaring met proces verbetertrajecten, bij voorkeur in hightech, politiek en bestuurlijke context of gereguleerde omgevingen in een organisatie van >1000 medewerkers. Indien je een duo aanbiedt, dekt de senior bovenstaande
3. Je hebt ervaring met procesknelpunten te vertalen naar praktische, meetbare verbeteracties
4. Ik bevestig dat ik de bovenstaande vragen naar waarheid heb ingevuld
5. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Je hebt kennis van het vastleggen van processen in systemen als bijvoorbeeld; BPMN (Business Process Modelling Notation) en Archimate
2. Beschrijf in een recente opdracht hoe je medewerkers hebt betrokken, draagvlak hebt gecreëerd voor de verandering en wat de ervaringen zijn met betrekking tot het faciliteren van workshops voor medewerkers en management
3. Je hebt kennis van en ervaring met het optimaliseren van financiële processen
4. Je hebt aantoonbare ervaring met het coachen en trainen van medewerkers en leidinggevend kader
5. Je hebt kennis van het concept ‘Werken onder architectuur’

Aanbod

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

Waar je gaat werken