Management assistent Amsterdam • HLS

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Referentie: HLS-V19661

De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 355 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren. Die vraag stellen we ook aan jou!

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
Als managementassistent ondersteun je de manager van Team DOD bij VNG Realisatie. Je voert onder andere de volgende taken uit:

Je beheert de agenda van de manager (vaak complex) en de mailbox (je stelt prioriteiten, handelt zaken zelf af of zet acties uit).

Je hebt telefonisch contact met gemeenten en andere relaties van de manager.
Je houdt bij welke taken en dossiers nog lopen, je signaleert en herinnert op tijd, en handelt waar mogelijk zelf af.
Je werkt samen met andere managementassistenten en bent hun achtervang bij afwezigheid.
Je zorgt ervoor dat documenten op tijd en op de juiste manier in IBABS staan (vergadersysteem).
Je organiseert vergaderingen en regelt alles wat nodig is, zoals een ruimte, faciliteiten en de juiste documenten.

Je bereidt de agenda van vergaderingen voor, maakt notulen en zorgt dat actiepunten worden opgevolgd.

Je regelt reizen en overnachtingen voor de manager of teamleden.
Je reserveert vergaderruimtes en meldt bezoekers aan.
Je helpt bij representatieve taken (zoals cadeaus of kaarten bij speciale gebeurtenissen).

Je voert administratieve taken uit in opdracht van de directie.

Resultaat van de opdracht
Jij zorgt ervoor dat het werk binnen VNG Realisatie – vooral bij het domein Digitale Overheid en Dienstverlening (DOD) – soepel verloopt.

Je werkt samen met de manager van DOD, strategisch adviseurs en andere collega’s. Jij zorgt dat afspraken goed gepland zijn, bijeenkomsten goed verlopen, de communicatie goed is afgestemd en dat planningen en dossiers op orde zijn. Je werkt volgens de interne systemen en processen van de organisatie.

Je werkt zelfstandig binnen duidelijke afspraken. Je neemt initiatief, communiceert goed en werkt netjes. Alles is goed geregeld, afspraken worden nagekomen en het werk wordt voortvarend opgepakt. Je bent professioneel, zorgvuldig en betrokken.

Eisen
Om in aanmerking te komen voor deze functie, moet je aan de volgende eisen voldoen:
Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring op MBO-niveau.
Je hebt minimaal 2 jaar ervaring als managementassistent.
Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het beheren van mailboxen en agenda’s.

Daarnaast moet je beschikken over de volgende eigenschappen (deze worden getoetst in een gesprek):
Nauwkeurig werken
Flexibel zijn
Betrouwbaar zijn
Klantgericht werken
Inzicht hebben in hoe de organisatie werkt
Goed kunnen plannen en organiseren
Goed kunnen bijhouden of iets op tijd af is

Wensen (voor extra punten)
Als je voldoet aan de eisen, worden je antwoorden op de onderstaande wensen meegewogen voor je eindscore. Hoe beter je aansluit bij deze wensen, hoe meer punten je krijgt.
Ervaring met complexe agenda’s en mailboxen (benoem 2 voorbeelden in motivatiebrief)
Een afgeronde administratieve of secretariële opleiding

Salaris