Management Assistant Facilitaire Dienst Amsterdam • Secretary Plus

Maak impact binnen de zorgsector als onderdeel van de Facilitaire Dienst in Amsterdam, waar je bijdraagt aan efficiënte organisatie en complex agendabeheer. Heb jij een passie voor het verslagleggen van vergaderingen en het scheppen van orde in agenda's? Dan is deze rol iets voor jou! 

Als managementassistent bij de Facilitaire dienst draag je bij aan een soepel verloop van de dagelijkse processen binnen het cluster. Je ondersteunt de clustermanager en het team met jouw organisatorische vaardigheden en oog voor detail. In deze rol werk je in een dynamische omgeving waarin je te maken krijgt met complex agendabeheer, strakke deadlines en het coördineren van diverse administratieve en organisatorische taken. Je bent proactief, accuraat en weet prioriteiten te stellen, terwijl je soepel schakelt tussen verschillende lagen binnen de organisatie.

Wat je gaat doen:

• Coördineren: je plant en organiseert interne overleggen op cluster management team niveau, inclusief verslaglegging en het bewaken van actiepunten.
• Beheren: je houdt de agenda van de clustermanager overzichtelijk en voorkomt dubbele boekingen of gemiste afspraken.
• Afhandelen: je verzorgt administratieve taken zoals het regelen van gasttoelatingen, indiensttredingen en het bijhouden van autorisaties.
• Organiseren: je zet zelfstandig bijeenkomsten en evenementen op, van vergaderingen tot afdelingsuitjes.
• Ondersteunen: je neemt waar voor collega managementassistenten bij afwezigheid en voert overige secretariële en administratieve werkzaamheden uit.

• Jaarcontract met uitzicht op vast;
• Brutosalaris tussen € 3.200 en € 4.350 per maand op basis van 40 uur;
• 25 vakantiedagen en extra in te zetten uren door het Persoonlijk Levensfase Budget;
• 8% vakantietoeslag;
• 8,3% eindejaarsuitkering;
• Gratis toegang tot online cursussen;
• 70% pensioenpremie betaald door werkgever;
• OV-reiskostenvergoeding of fietsregeling;
• Actieve personeelsvereniging voor activiteiten;
• Ondersteuning bij professionele certificering;
• Persoonlijke ontwikkelingsplannen;
• Gezellige en diverse werkomgeving.

Ben jij een proactieve en flexibele managementassistent met een passie voor ondersteuning en een scherp oog voor detail? Dan zoeken wij jou!

• HBO werk- en denkniveau of secretaresse opleiding;
• Minimaal 2-5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol;
• Moeiteloze navigatie tussen complexe agenda's en digitale landschappen;
• Ervaring met Office365, Teams en SharePoint;
• Goede ervaring met volledige verslaglegging bij het notuleren;
• Vloeiend in Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk;
• Integriteit, eerlijkheid en betrouwbaarheid zijn voor jou vanzelfsprekend;
• Flexibel, stressbestendig en oplossingsgericht in dynamische omgevingen.

Welkom bij de Facilitaire dienst (FD) van het grootste ziekenhuis van Amsterdam! Met een team van ongeveer 700 toegewijde professionals ondersteunen zij de zorg van vandaag en morgen. De focus ligt op het soepel laten verlopen van alle facilitaire processen, van logistiek en schoonmaak tot beveiliging en publieksservice. Dankzij de samenvoeging van de facilitaire diensten van de verschillende locaties is er een sterke, geïntegreerde organisatie ontstaan. Bij dit werk je in een omgeving waar innovatie en samenwerking centraal staan, met een open cultuur waarin jouw ideeën en creativiteit worden gewaardeerd.

Het team

Je komt terecht in het team Managementondersteuning, bestaande uit vier enthousiaste en ervaren professionals. Samen vormen zij een hecht en ondersteunend team dat zelfstandig werkt en oog heeft voor detail. De samenwerking is laagdrempelig en er wordt veel waarde gehecht aan proactiviteit en collegialiteit. Hier krijg je de kans om je vaardigheden verder te ontwikkelen en bij te dragen aan een werkomgeving waarin diversiteit en inclusie hoog in het vaandel staan.