Programmasecretaris Digitaal Politie Contact Apeldoorn • Bright Professionals

Voor het programma Digitaal Politie Contact zoeken we een Programmasecretaris die de ambitie deelt van een toekomst met digitaal intelligente en fysiek excellente dienstverlening. In deze rol ben je de centrale figuur waarbij je zorgt voor de coördinatie, planning en voortgangsbewaking binnen het programma. Je werkt nauw samen met de programmaboard en staat in contact met diverse belanghebbenden. Een unieke kans om bij te dragen aan innovatieve ontwikkelingen in de maatschappij. Lees verder en ontdek waarom wij de ideale werkgever voor jou kunnen zijn.

Functieomschrijving
Voor de Politie zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris Digitaal Politie Contact.

Het programma Digitaal Politie Contact als onderdeel van de hoofdportefeuille Dienstverlening zoekt een programmasecretaris. Vanuit de portefeuille dienstverlening willen zij in verbinding staan met de maatschappij. Hun dienstverlening van de toekomst omarmt nieuwe vormen van verbinding die digitaal, effectief en actief wederkerig zijn. Hun ambitie is Digitaal Intelligente & Fysiek Excellente dienstverlening waar het contact tussen burgers, bedrijven en de politie laagdrempelig is, plaatsvindt via kanalen die burgers wensen.  

Als programmasecretaris ben je onderdeel van het programma Digitaal Politie Contact. Je werkt nauw samen met de leden van de programmaboard. Je geeft richting aan en bent verantwoordelijk voor het secretariaat.
Je bewaakt de programmaplanning en de voortgang. Tevens houd je overzicht over projecten binnen het programma, waarbij je zorg draagt voor afstemming op beleidsniveau. Vanuit je rol heb je het contact met referenten van elke politie-eenheid, de projectleiders van de eenheden en vertegenwoordigers van de beleidsdirecties en/of Politiedienstencentrum.
Je bent verantwoordelijk voor zowel de inhoudelijke voorbereiding als de verslaglegging van bijeenkomsten en overleggen. Daarnaast ben je in staat om eventuele besluitvorming voor te bereiden. Het opstellen van rapportages behoort tot je activiteiten.
Het resultaat is behaald op het moment dat alle projecten binnen het programma zijn afgerond.

Verantwoordelijkheden:
- De programmasecretaris is verantwoordelijk voor programmasecretariaat. De nadruk ligt op de ondersteuning van de programmaboard.
- Ondersteunen programmaboard in de meest brede zin van het woord zoals periodieke verslaglegging van de voortgang, bijhouden van actielijsten, bewaken van de gemaakte afspraken, verzamelen van stukken en opstellen agenda/ notulen etc., opstellen van concept plannen en presentaties, informatie delen bij ontwikkelingen en digitale archivering.
- Bewaakt en adviseert programmaboard en inhoudelijk sparringpartner over planvorming, processen, samenwerking en uitvoering. De programmasecretaris signaleert kansen en risico’s en doet zelfstandig voorstellen om hierop te acteren.
Rappelleren en adviseren over afgestemde actiepunten om voortgang te stimuleren.
- Bijhouden voortgang en ondersteunen bij verantwoordingsrapportages.
Integrale voorbereiding verzorgen van diverse overleggen en werksessies, inclusief planning en maken van afspraken.
- Organiseren verschillende projecten/ werkbezoeken.
- Voorbereiden, agenderen en verwerken van adviezen in notities aan advies- en besluitvormende gremia met vertegenwoordigers van partners.

Profiel:
- Probleemanalyse: Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.
- Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten.
- Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.
- Flexibiliteit: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
- Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
- Resultaatgerichtheid: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.