Freelance Office Manager | 32 uur Utrecht • Pienk | Office Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een ervaren freelance Office Manager die moeiteloos overzicht houdt, snel schakelt en altijd nét dat stapje extra zet voordat iemand erom vraagt? Zorg jij ervoor dat alles op kantoor soepel en professioneel verloopt, van ontvangst tot voorraadbeheer? Dan zoeken wij jou voor een opdracht van 32 uur per week op locatie!

Wat ga je doen?
Als Office Manager ben jij hét aanspreekpunt voor alles wat met de dagelijkse kantoororganisatie te maken heeft. Je zorgt voor een representatieve en goed georganiseerde werkomgeving, verwelkomt bezoekers met een glimlach, en ondersteunt waar nodig. Een greep uit jouw taken:

• Ontvangen en aanmelden van bezoekers;
• Beheer van de frontoffice mailbox;
• Warme en praktische onboarding van nieuwe collega’s;
• Zorgdragen voor een nette uitstraling van het kantoor, vergaderruimtes en ontvangstruimte;
• Voorraadbeheer van kantoorartikelen en facilitaire benodigdheden;
• Ondersteuning van de Management Assistenten waar nodig.

Je werkt nauw samen met collega’s uit verschillende teams en bent de verbindende schakel binnen het kantoor.

Met jouw positieve energie, daadkracht en natuurlijk overwicht weet jij zaken in beweging te krijgen. Jij voelt je als een vis in het water in een corporate, internationale omgeving. Op alle niveaus weet jij uitstekend te communiceren en te acteren. 

Om deze kwaliteiten optimaal in te zetten als freelance Office Manager, neem jij het volgende aan ervaring, kennis en vaardigheden mee:

• Minimaal MBO 4 werk- en denkniveau;
• Meerdere jaren recente ervaring in een vergelijkbare secretariële functie als bijvoorbeeld Office Manager;
• Ervaring binnen een internationale en commerciële werkomgeving;
• Sterke communicatieve vaardigheden en een uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal;
• Ruime ervaring met Microsoft Office en digitaal goed onderlegd;
• Per direct (of op korte termijn) beschikbaar voor 32 uur per week, met donderdag en vrijdag als vaste werkdagen;
• Je woont in Utrecht of op goed bereisbare afstand van station Utrecht met het openbaar vervoer;

• Proactief en initiatiefrijk is: je ziet werk liggen voordat het gevraagd wordt en neemt zelfstandig het initiatief om het op te pakken;
• Gastvrij en servicegericht is en dit in alle contacten uitstraalt;
• Graag overzicht creëert en structuur aanbrengt in dagelijkse werkzaamheden;
• Zelfstandig en efficiënt werkt, maar ook waarde hecht aan goede afstemming en samenwerking met collega’s;
• Een hands-on mentaliteit heeft en niet terugdeinst om waar nodig de mouwen op te stropen en een helpende hand te bieden;

Deze gerenommeerde internationale organisatie is op zoek naar een ervaren interimmer.

Je komt te werken op het hoofdkantoor van een grote, toonaangevende internationale speler, een waardevolle aanvulling op jouw cv! De opdracht start op zeer korte termijn en betreft een parttime functie van 32 uur per week, waarbij donderdag en vrijdag vaste werkdagen zijn.

De opdracht is in principe tot het einde van het jaar, het tarief ligt tussen €60 en €70 per uur, exclusief BTW.

De werkzaamheden vinden volledig op kantoor plaats. Het kantoor is uitstekend bereikbaar met het openbaar vervoer en de fiets (niet met de auto), wat zorgt voor een comfortabele en duurzame reis.