Projectsecretaris Den Haag • Certus Groep

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

De dienst SZW

De dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten (SZW) heeft ongeveer 4000 medewerkers (inclusief doelgroep collega’s) in dienst en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de Participatiewet (o.a. verstrekking bijstandsuitkeringen), Wet Sociale Werkvoorziening, de nieuwe Wet Inburgering, Schuldhulpverlening en het Gemeentelijk Minimabeleid. De dienst SZW bestaat uit drie directies, de directies Inkomen, Participatie en Voorzieningen (IPV), Den Haag Werkt (DHW) en Dienstverlening & Kwaliteit (D&K). SZW begeleidt burgers naar werk, biedt ondersteuning en voorzieningen om mee te doen in de samenleving en verstrekt financiële bijstand voor mensen met een laag inkomen.

PPM (Projecten- en programmamanagement)

De dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten (SZW) beschikt over een team gespecialiseerd in project- en programmamanagement (PPM) met brede expertise en een grote diversiteit. Met meer dan 50 teamleden hebben wij ruime ervaring in project- en programmamanagement. Voor en in de stad. Met onze projecten en programma’s zorgen we ervoor dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een (werk)plek vinden, burgers met schulden hulp krijgen en nieuwkomers mee kunnen doen. Onze medewerkers vervullen diverse rollen en worden ingezet als project- en programmamanager, procesmanager, verandermanager en adviseur.

• De programmasecretaris is een spin in het web en werkt aan de ‘ruggengraat’ van het programma. Als programmasecretaris ben je de sparringpartner van de programmamanager en verantwoordelijk voor de ondersteuning aan de programmaorganisatie door middel van organisatorische en adviserende werkzaamheden.
• Voorbereiding van onder andere programma- en stuurgroep vergaderingen inclusief notuleren en bijhouden actie- en besluitenlijsten. Bewaking dagelijkse voortgang en zelfstandig uitzetten acties aan de hand van een opgestelde planning en actie- besluitenlijsten.
• Verzorgen van de voortgangsrapportages en het beheren van het programmaplan en planning. Verzorgen communicatie richting teamleden, stakeholders en externe contactpersonen.
• Algehele beheer van de financiële administratie. Opzetten, beheren en bijhouden programmasite in SharePoint en de communicatiekanalen.
• Zorg dragen voor de ontwikkeling van standaarden, templates en procesbeschrijvingen. Schrijven en beheren van de programmawijzigingen en deelnemen in onder andere wijzigings- en planningsoverleggen. Organiseren van en fungeren als aanspreekpunt voor bijzondere bijeenkomsten, seminars en/of conferenties t.b.v. het programma of projecten.