Secretaresse Dagelijks Bestuur Houten • HDSR

Het waterschap wordt bestuurd door een algemeen (AB) en een dagelijks bestuur (DB). Het DB van ons waterschap bestaat uit de dijkgraaf en een 5-tal hoogheemraden (vergelijkbaar met een burgermeester en wethouders in een gemeente). Dit bestuur is verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van het beleid van het waterschap. De dijkgraaf is de voorzitter van ons waterschap.  

Als secretariaat zorgen jullie voor individuele ondersteuning van het dagelijks bestuur, de dijkgraaf en secretaris-directeur. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid, waarbij elke Secretaresse een eerste aanspreekpunt is voor één of enkele collegeleden. Jij gaat als Secretaresse 2 hoogheemraden ondersteunen. Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, zodat zij zich kunnen concentreren op hun bestuurlijke kernactiviteiten. Dit betekent dat je verantwoordelijk bent voor: 

• Plannen en organiseren 
  Je beheert samen met je directe collega’s de agenda’s van de dijkgraaf, hoogheemraden en secretaris-directeur en bewaakt het nakomen van de gemaakte afspraken en verplichtingen.  Je organiseert en bereidt bestuurlijke overleggen voor. Samen met collega’s uit de organisatie zorg je voor een goede voorbereiding van de agenda’s. Je doet proactief voorstellen voor aanvullende informatie op basis van jouw kennis vanuit andere invalshoeken. 

• Ontzorgen 
  Je denkt actief mee hoe alles geregeld te krijgen in de meest brede zin van het woord. Je hebt dagelijks veel contact met collega’s en belangrijke externe partijen. Je weet alle informatie goed te filteren. Indien nodig verstrek je informatie of vraag je dit op. Via jou zijn zij volledig op de hoogte van lopende zaken.  

• Administratieve ondersteuning  
  Als eerste aanspreekpunt voor inkomende telefoongesprekken en bezoekers zorg je voor een professioneel en warm ontvangst. Je beoordeelt inkomende post op urgentie, voegt benodigde informatie toe en handelt correspondentie af. Met behulp van ons geautomatiseerde postregistratiesysteem houd je toezicht op de stukkenstroom en bewaak je deadlines en voortgang. 

• Ondersteuning portefeuillehoudersoverleggen
  Je maakt de agenda op van het tweewekelijks portefeuillehoudersoverleg van één van de hoogheemraden en notuleert tijdens dit overleg. Naderhand werk je deze uit tot een beknopte verslaglegging. Je bent het aanspreekpunt voor collega’s bij vragen over (agendering van) het portefeuillehoudersoverleg.

Hoe complexer de agenda, des te groter is voor jou de uitdaging om het geregeld te krijgen. Met jouw uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail zorg je voor een proactieve ondersteuning van jouw hoogheemraad. Je bent een sterke verbinder. Door zowel binnen als buiten de organisatie relaties op te bouwen, krijg je afspraken efficiënt geregeld. Ook wanneer ad-hoc situaties en verzoeken zich voordoen, kun jij hier goed mee om gaan. Integriteit en vertrouwelijkheid zijn erg belangrijk als Secretaresse bij HDSR.  

Verder beschik je over:  

• een afgeronde mbo-opleiding (niveau 4).  
• aantoonbare werkervaring als Secretaresse, bij voorkeur binnen de overheid. Je hebt ruime ervaring met complex agendabeheer en verslaglegging van vergaderingen.  

Wij vinden het belangrijk om jou een fijne werkplek te bieden. We hebben een informele werksfeer in een platte structuur met veel betrokken collega’s die voor je klaarstaan. Daarnaast kun je rekenen op:  

• een bruto maandsalaris van maximaal € 4.654,87 op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van je ervaring. Dit salaris is opgebouwd uit een bruto basissalaris van maximaal € 3.847,00 (schaal 7 cao waterschappen), en een Individueel Keuze Budget (IKB) van 21% (inclusief 8% vakantiegeld). Je kunt zelf bepalen hoe je jouw IKB-budget inzet. Je kunt er extra vakantiedagen van opnemen of het maandelijks laten uitbetalen. 
• de mogelijkheid om je werkuren flexibel in te zetten. Je kunt de 32 uur verdelen over 4 of 5 dagen. 
• een laptop en een smartphone en bovendien een vergoeding van € 3,50- netto per thuiswerkdag plus een vergoeding van maximaal € 1000,- om je thuiswerkplek in te richten.
• een persoonlijk budget van € 6.000,- om te besteden aan opleidingen, cursussen, trainingen en vitaliteit. 
• als reiskostenvergoeding krijg je € 0,23 per kilometer voor het woon-werkverkeer. Als je met je eigen auto een zakelijke reis maakt worden de kilometers met € 0,39 vergoed. Ook een NS-Business kaart behoort tot de mogelijkheden.  
• een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast contract. 

Je kan reageren door op de sollicitatieknop te drukken. Je ontvangt binnen 5 werkdagen een terugkoppeling. De vacature sluiten we op maandag 21 juli 2025. De eerste gesprekken vinden plaats op dinsdag 22 juli en dinsdag 29 juli. De 2de gesprekken vinden plaats vanaf dinsdag 5 augustus. 

Wil je meer weten over de functie? Recruiter Tareshma staat je graag te woord via   of

We zien je sollicitatie graag tegemoet! 

Als Secretaresse ben je onderdeel van het team bestuursondersteuning. Je werkt samen met 4 gedreven secretaresses. We vinden een goede samenwerking en vertrouwen in elkaar belangrijk omdat we altijd bereid zijn om voor elkaar in te springen. Het is een team dat met hoofd en hart collegiaal zijn werk wil doen.