Projectsecretaris Gebiedsbeheer Amsterdam • HLS

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Referentie: HLS-V19590

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

In het kader van Anders werken wordt er gedeeltelijk vanuit huis gewerkt. Er wordt minimaal 2 dagen per week vanuit kantoor gewerkt. Mocht de samenwerking met de projectmanagers dit vergen, dan worden er meer dagen vanuit kantoor gewerkt.

De ondersteuner neemt de projectmanager en programmamanager werkzaamheden uit handen zoals verslagen maken, acties uitzetten en monitoren, overleggen inplannen etc. Informatie hierover moet uit alle hoeken en gaten gehaald worden bij interne en externe stakeholders. Daarnaast is de ondersteuner verantwoordelijk voor het bijhouden van de RSPW-app, MJP(MeerJarenPlan)-app en een aantal mailboxen, het beantwoorden van vragen van bewoners en het schrijven van participatieplannen, bewonersflyers, het organiseren van bijeenkomsten en het uitwerken van resultaten. Als dit alles wordt opgepakt kan de projectmanager zich richten op het benodigde integraal projectmanagement.
Door projectmanagers (SB/Gebied) wordt gestuurd op GROTICK-aspecten.
Daarvoor hebben ze regelmatig plan team overleggen (planfase) en projectteam overleggen (engineerings – en uitvoeringsfase) om scope, planning, voortgang te bewaken.  

Inhoudelijke taken en verantwoordelijkheden
• Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager
•
•

•
•

Notuleert en maakt verslagen/actielijsten van deze (technische) overleggen
Ondersteunt bij het schrijven van de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, participatieplannen, voortgangsrapportages, beslisdocumenten, notities, planningen, (uren)ramingen, offerte(aanvragen), risicoanalyses, opdrachten en bewoners correspondentie.
Bijhouden diverse mailboxen
Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming,
planning en informatiestromen.
• Is verantwoordelijk voor de documentenstroom en het correct archiveren daarvan in de
juiste systemen (DIVA, RSPW-App)
Ruimtelijk inzicht en kaarten/tekeningen kunnen ‘lezen’

Jouw profiel
Als projectsecretaris bied jij ondersteuning aan het project op verschillende vlakken en werk je planmatig. Het ene moment zul je overleggen organiseren en het andere moment notuleren in een overleg. Hierin ben jij flexibel. Jij zult samen met de projectmanager verschillende rapportages opstellen, welke worden gelezen door verschillende belanghebbenden, denk aan technische collega’s, soms wijkraden en/of bewoners en de ambtelijk opdrachtgever. Jij hebt ruimtelijk inzicht en het vermogen om kaarten/tekeningen te kunnen ‘lezen’. Door jouw communicatieve vaardigheden is dit op de juiste manier geschreven. Door jouw omgevingsbewustzijn speel jij in op de ontwikkelingen die zich afspelen en heb je zicht op de belangen en behoefte van andere. Daarnaast ben je resultaatgericht en schrikken deadlines jou niet af.
Je bent een verbinder en een netwerker met een sterk ontwikkeld sociaal en communicatief vermogen, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent omgevings-en organisatiebewust, waardoor je goed aanvoelt wat er speelt binnen en buiten de organisatie. Als goede luisteraar weet je snel de kern uit gesprekken te halen en deze helder samen te vatten.
Je bent proactief en daadkrachtig: je wacht niet af, maar neemt initiatief en brengt zaken in beweging. De dienstverlening staat bij jou centraal, waarbij je oog hebt voor behoeften en van anderen zonder het resultaat uit het oog te verliezen. Resultaatgerichtheid, nauwkeurigheid en samenwerken vormen de kern van jouw manier van werken.
Je communiceert duidelijk, bent flexibel in je aanpak en past je moeiteloos aan veranderende omstandigheden aan. Deze combinatie van eigenschappen maakt jou tot een waardevolle schakel binnen elk team of organisatie. 

Eisen
·Je hebt minimaal een afgeronde mbo-niveau 4-opleiding;
·Je hebt kennis van wet- en regelgeving van de openbare ruimte (speelplekken);
·Je hebt ervaring met participatie, opstellen participatieplannen, organiseren van bijeenkomsten en het verwerken van de uitkomsten;
·Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met de bovengenoemde taken (onder het kopje ‘jouw functie’), opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
·Je hebt ervaring als projectsecretaris in multidisciplinaire projecten in de buitenruimte in een gemeentelijke omgeving;
·Je hebt aantoonbare werkervaring in het gebruik van Office 365 (Word, Excel, Teams, Outlook)

Wensen
·Je hebt ervaring met het gebruik van de volgende programma’s: ArcGIS, ObSurv, DIVA,
Oracle en Cognos;
·Je bent in het bezit van een afgerond RSPW, Prince2, IPMA of Projectmatig creëren certificaat;
·Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring in een ondersteunende rol bij een gemeente.

De afdeling
Afdeling Gebiedsbeheer, sector Openbare Werken, cluster Stadsbeheer.
Stadsbeheer houdt de Rotterdamse buitenruimte in vorm. Met ruim 3000 collega’s zorgen we ervoor dat de stad een fijne, veilige en schone stad is om in te wonen, werken en recreëren. De afdelingen Schone Stad, Openbare Werken en Toezicht & Handhaving dragen hier gezamenlijk zorg voor. Wijkgestuurd, met oog voor het ritme van de stad en samen met de Rotterdammers.

Salaris