Medewerker Front-Office Leiden • Universiteit Leiden

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Medewerker Front-Office (0,63-0,84 fte)

Word jij vrolijk van het helpen van mensen en ben jij op zoek naar een klantgerichte en afwisselende functie? Heb je een positieve en oplossingsgerichte instelling en vind je het belangrijk om sporten toegankelijk te maken? 

Het Universitair Sportcentrum (USC) van het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) zoekt een: Medewerker Front-Office (24-32u).

Zo zou een dag eruit kunnen zien:
Als front office medewerker begint je dag meestal vroeg, voordat de eerste sporters of tentamenkandidaten arriveren. Je start met het openen van de balie, checkt of alle systemen goed werken, en bekijkt alvast de planning van de dag: welke zalen zijn gereserveerd, welke tentamens worden afgenomen, en of er bijzonderheden zijn.

De dag begint vaak met vragen van surveillanten en tentamenkandidaten: zij hebben bijvoorbeeld extra materialen nodig, weten niet hoe de microfoon werkt of zijn iets kwijt. Tussendoor bellen collega's met uiteenlopende verzoeken, zoals reserveringen aanpassen of pakketten aannemen, waarbij je verschillende systemen raadpleegt om de juiste informatie te vinden. Daarna krijg je veel vragen van (nieuwe) sporters over het verlengen of wijzigen van hun abonnement, of over zaalhuur voor trainingen en evenementen, waarvoor je snel de beschikbaarheid in het systeem controleert, materialen uitleent en reserveringen maakt. 

De dag is afwisselend en soms hectisch, maar altijd dynamisch. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor iedereen en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt – van sportabonnementen en zaalhuur tot ondersteuning bij de tentamens. Na een actieve dag in een gezellig team geniet je van je vrije tijd. Morgen begin je pas in de middag, omdat je een avondshift hebt. Dit geeft je voldoende tijd om op te laden, zodat je ’s avonds sporters kunt verwelkomen, sportmaterialen kunt verhuren en teams uit andere locaties kunt ontvangen voor wedstrijden.

Dit ga je doen 
Als medewerker Frontoffice ben je het “visitekaartje” van het Universitair Sportcentrum en het eerste aanspreekpunt voor bezoekers;

• Je zorgt voor een efficiënte, effectieve en klantvriendelijke afhandeling van vragen van studenten, medewerkers en externen via de telefoon, e-mail en aan de balie;
• Je helpt bij het afsluiten van sportabonnementen en leent sportmaterialen uit;
• Je helpt mee met promotiewerkzaamheden tijdens bijvoorbeeld de introductieweek ELCID voor studenten, diverse evenementen en sportdagen.             

Hier ga je werken 
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

Het USC heeft op jaarbasis bijna 11.000 sporters over de vloer en biedt meer dan 55 sporten en groepslessen, bijvoorbeeld ‘old school’ sporten zoals tennis, boksen en ballet maar ook modernere zoals hiphop femme, hoopdance en twerk dance. Wij hebben drie locaties, het USC-hoofdgebouw op de Einsteinweg, The Buzz  in Studentencentrum BeeHive in Den Haag en Plex-Fit in het studentencentrum Plexus in het centrum van Leiden. Daarnaast zijn wij momenteel druk bezig met de nieuwbouw van ons huidige hoofdgebouw en gaan wij begin 2026 verhuizen. 

Het USC is een dynamische organisatie met een divers gezelschap aan medewerkers, (ZZP)docenten, verenigingen en studenten. Het USC heeft ca. 20 vaste medewerkers in dienst, maar de factor sport verbindt ons samen met alle sportdocenten en studentmedewerkers tot een groot team van ruim 150 personen.

Dit breng je mee 
In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over MBO werk- en denkniveau met ervaring in klantgerichte dienstverlening;
• Je hebt affiniteit met de doelgroep (internationale) studenten en sport; 
• Je hebt gewerkt met administratieve en/of digitale informatiesystemen;
• Je bent pro-actief, een teamplayer maar bent ook in staat om zelfstandig beslissingen te nemen;
• Je bent klant- en servicegericht, stressbestendig en enthousiast; 
• Je beschikt over de volgende competenties: klantbetrokkenheid, zorgvuldigheid, leervermogen en samenwerken.
• Je bent bereid om zowel overdag als ook in de avond en in het weekend te werken.
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse (B2 niveau volgens het CEFR) taal.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je 
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling. 

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 2.847 en maximaal € 3.299 bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 5); 
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier:  

Dit vinden wij belangrijk 
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem voor meer info contact op met Mirjam Rörsch, Teamleider Facilitair, via via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.denuniv. Solliciteren kan tot 12 augustus, sollicitaties nemen wij direct in behandeling.

Mogelijke sollicitatiegesprekken vinden op 22 augustus plaats. 

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier:  

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) noodzakelijk.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid