Administratief juridisch medewerker i.c.m. Office Management Zwijndrecht • U-Boss Flex Services

Als Administratief Juridisch Medewerker ben jij een onmisbare schakel in ons team. In deze afwisselende functie ben je verantwoordelijk voor de administratieve verwerking van cliëntdossiers en onboarding, terwijl je daarnaast als officemanager zorgt voor een georganiseerde, representatieve en goed functionerende werkomgeving.

Je richt je voor circa 80% van je tijd op administratieve taken, waarbij je verantwoordelijk bent voor een zorgvuldige verwerking van cliëntinformatie. Denk hierbij aan het opvragen van identiteitsdocumenten, opstellen van overeenkomsten, versturen van documentatie naar notarissen en het controleren van aangeleverde stukken (zoals verklaringen van herkomst vermogen). Je houdt het overzicht over de status van dossiers en zorgt dat alles compleet en accuraat is.

Tegelijkertijd ben jij het aanspreekpunt voor collega’s die tijdens de dag vragen stellen over de status van dossiers, ontbrekende documenten of andere administratieve zaken. Je schakelt soepel tussen verschillende taken, behoudt het overzicht en stelt duidelijke prioriteiten. Je vraagt altijd goed door wanneer collega’s iets nodig hebben, zodat je efficiënt kunt plannen en terugkoppeling kunt geven.

Jouw verantwoordelijkheden:

Administratief (80% van je tijd):

• Onboarding van nieuwe cliëntrelaties en verwerking van (her)investeringen.
• Opvragen, controleren en verwerken van (KYC-)documentatie.
• Opstellen en versturen van overeenkomsten.
• Contact met notarissen en bewaken van deadlines.
• Beheren van CRM-systeem (Salesforce), inclusief vastleggen (en opvolgen) van overeenkomsten en daarbij behorende documenten, communicatie en afspraken.
• Beheer van algemene mailboxen (relatiebeheer@, officemanagement@).
• Archiveren, beheren en (wanneer nodig) vernietigen van documenten conform beleid.

Officemanagement / Facilitaire taken (20% van je tijd):

• Receptietaken: aannemen van de telefoon, koffie serveren, parkeerplaatsen en vergaderruimtes reserveren.
• Zorgdragen voor een gestructureerde, nette werkomgeving (clean desk policy, openbare ruimtes).
• Coördinatie van schoonmaak en lunchvoorzieningen (inclusief ontvangst van boodschappen).
• Voorraadbeheer kantoorartikelen en beheer contracten/facilitaire data.
• Verwerken en verdelen van inkomende post en verzorgen van uitgaande post.
• Planning van gezamenlijke agenda’s en vergaderruimtes.
• Onboarding van nieuwe medewerkers (werkplek, middelen, introductie).
• Organiseren van personeeluitjes en cliëntgerichte evenementen.

Wat breng jij mee?

• MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
• Minimaal 2-3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol.
• Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en zelfstandig.
• Je kunt goed prioriteiten stellen en schakelt makkelijk tussen verschillende taken.
• Je communiceert helder en weet goed door te vragen.
• Ervaring met klantcontact en CRM-systemen (bijv. Salesforce) is een pré.
• Je hebt een proactieve houding en ziet werk liggen.

Wij zorgen goed voor onze mensen. Daarom bieden we jou een aantrekkelijk en compleet arbeidsvoorwaardenpakket aan, waaronder:

• 8% vakantiegeld – elk jaar extra financiële ruimte voor jouw welverdiende vakantie.
• Goede pensioenregeling via Zwitserleven – zo bouw je zorgeloos aan je toekomst.
• Reiskostenvergoeding – volledige vergoeding op basis van OV (2e klasse) of € 0,23 per kilometer als je met eigen vervoer reist.
• Moderne werkmiddelen – je krijgt een zakelijke laptop en mobiele telefoon om prettig te kunnen werken, waar je ook bent.
• Hybride werken – één vaste thuiswerkdag per week is bespreekbaar.

Daarnaast maak je deel uit van een fijne werkomgeving waar vitaliteit en plezier centraal staan:

• Iedere werkdag een uitgebreide gezamenlijke lunch op kantoor (met een kleine eigen bijdrage via de loonbelasting).
• Gratis toegang tot onze fitnessruimte, inclusief douche- en omkleedfaciliteiten – ideaal om voor, tijdens of na je werkdag even te sporten.

Klinkt dit als jouw volgende stap? Wacht dan niet langer!

Solliciteer direct via de solliciteerbutton of bel ons op 010 – 720 0867 voor meer informatie of een kennismaking.

Wij kijken uit naar jouw reactie!