Officemanager, of een spin met tien poten (24-32 uur) Alkmaar • Bureau Endemica

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een organisatietalent dat floreert in een dynamische omgeving waar natuur, wetenschap en duurzaamheid samenkomen? Heb je een passie voor structuur, overzicht en het ondersteunen van een gedreven team? Dan ben jij misschien wel de nieuwe Officemanager die wij zoeken!
Wij zijn een ecologisch adviesbureau met een hart voor biodiversiteit. Onze ecologen duiken dagelijks de natuur in om onderzoek te doen, adviezen uit te brengen en mee te bouwen aan een natuurvriendelijke leefomgeving. Jij zorgt er achter de schermen voor dat alles op rolletjes loopt.

Wat ga je doen?
Je bent het organisatorisch anker van ons nieuwe huiselijk ingericht kantoor aan de westrand van Alkmaar. Geen dag is hetzelfde, maar jouw taken zijn onder andere:

• Het beheren van de algemene mailbox en beantwoorden binnenkomende telefoontjes
• Inplannen van afspraken en vergaderingen (en zorgen dat iedereen op tijd weet waar hij moet zijn)
• Administratieve ondersteuning bij offertes, rapportages en facturatie
• Voorraadbeheer en bestellen van kantoorartikelen (en veldwerkspullen, uiteraard!)
• Helpen bij het organiseren van teamdagen, lezingen of veldwerkuitjes
• Ondersteunen bij HR-zaken, zoals het regelen van cursussen en het bijhouden van certificering
• Implementeren RI&E binnen de organisatie
• Algemene kantoorzaken zoals ontvangst van bezoekers, agendabeheer en archivering
• Beheer van de (elektrische) dienstauto's
• Beheer, inrichting en bewaking van ons projectbewakingssysteem

Je werkt zelfstandig, maar altijd in verbinding met de rest van het team. Geen leidinggevende taken, maar wel een sleutelrol in de organisatie!

Gevraagd

• HBO werk- en denkniveau
• Je hebt ervaring als officemanager, managementassistent, secretaresse of vergelijkbare functie
• Je bent een kei in plannen, schakelen en structuur aanbrengen
• Je werkt secuur, bent digitaal handig (o.a. MS Office en digitale werkprocessen)
• Kennis van Gripp, of bv het vergelijkbare Ivy Ruby, geeft jou een voorsprong op kandidaten zonder deze kennis. Gripp is een volledig projectmanagement pakket dat ervoor zorgt dat de interne administratietijd zo laag mogelijk is.
• Je bent BHV-er of EHBO-er of bereid dit te worden
• Je hebt kennis van RI&E en het bijhouden daarvan
• Affiniteit met natuur, duurzaamheid of ecologie is een dikke plus
• Je hebt een positieve, proactieve en servicegerichte instelling
• Je woont in Noord-Holland Noord en bent in het bezit van rijbewijs B

Aanbod

Wat bieden wij jou?

• Een betekenisvolle baan bij een organisatie die zich inzet voor biodiversiteit
• Een informeel en enthousiast team van ecologen en adviseurs
• Flexibele werktijden
• Een marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden
• Een werkplek waar jouw ideeën welkom zijn en je écht het verschil kunt maken
• Regelmatig buitenlucht, koffie en thee met uitzicht op natuur en zo nu en dan een gezellige borrel (met natuurquiz, uiteraard 😉)

Samen bouwen we aan een biodivers Noord-Holland – én een geoliede organisatie.

Waar je gaat werken

Bureau Endemica bv is een onafhankelijk ecologisch onderzoeks- en adviesbureau. We werken samen met Provincie Noord-Holland, OD-NHN, gemeenten, wooncorporaties en projectontwikkelaars om de natuur te beschermen bij bouwwerkzaamheden. Dit doen we met hart voor de natuur en met aandacht voor uw belangen. Met helder advies en praktische oplossingen helpen we onze klanten bij alle ecologische vraagstukken. Onze kernwaarden zijn: betrouwbaarheid, deskundigheid en persoonlijke betrokkenheid.