Beheercoördinator Amsterdam • Circle8

Opdrachtomschrijving

Binnen directie Verkeer en Openbare Ruimte (V&OR) professionaliseert Stedelijk Beheer het assetmanagement. Een van de initiatieven waarmee Stedelijk Beheer dit doet, is het aantrekken van 4 beheercoördinatoren als onderdeel van het verbeteren van het beheeracceptatieproces (BAP). 

Wat het BAP is en wat het oplevert

Het is een proces voor projecten voor nieuwbouw, herinrichting en vervanging met assets (fysieke objecten) in de openbare ruimte van de gemeente Amsterdam. Zoals: een park, brug, fietspad, weg, speeltuin, verlichting of water. Alle assets die de gemeente in de openbare ruimte plaatst, komen in beheer en onderhoud bij Stedelijk Beheer en Stadswerken. Het BAP zorgt ervoor dat die assets op een veilige, duurzame en efficiënte manier kunnen worden beheerd en behouden.

Wat het BAP oplevert? Assets die functioneel, veilig, bereikbaar en duurzaam blijven voor bewoners, ondernemers en bezoekers. Zoals een speeltuin die 5 jaar na oplevering nog compleet en werkend is. Intern leidt het BAP tot een prettige samenwerking voor collega's van projecten, Stedelijk Beheer en Stadswerken. Omdat duidelijk is wie in welke projectfase wat moeten doen. Waar het BAP ook voor zorgt is (kosten)efficiënt beheer en onderhoud. Denk aan een brug waar geen ponton nodig is voor het schilderwerk. 

Ketenproces

Het BAP is een ketenproces om te zorgen dat projecten binnen budget beheerbare assets opleveren aan Stedelijk Beheer. De assets die projecten realiseren in de openbare ruimte moeten voldoen aan de gestelde eisen en verwachtingen van Stedelijk Beheer en Stadswerken. Dat zijn de twee directies die samen verantwoordelijk zijn voor het beheer en onderhoud. Het BAP zorgt ook voor de uitwisseling van actuele assetgegevens en beheerinformatie tussen Stedelijk Beheer, de projecten en Stadswerken. Ieder project van de gemeente dat aanpassingen wil doen aan assets in de openbare ruimte, moet de 7 fasen van het BAP doorlopen: aanmelding, routering, opstart, ontwerp, realisatie, overdracht en afronding. 

Jouw rol als beheercoördinator

Als beheercoördinator ben jij de onmisbare schakel die zorgt dat projecten het BAP succesvol doorlopen en afronden. Dit doe je door het zorgen voor samenwerking, communicatie en overzicht voor de betrokken collega’s van een project, van Stedelijk Beheer en Stadswerken.  

Je werkt nauw samen met het beheerteam dat bestaat uit: jou als beheercoördinator, de beheerder(s) van de assetteams van Stedelijk Beheer en de gebiedsbeheerder(s) van Stadswerken. Het beheerteam maakt gebruik van adviezen van collega’s die specialist zijn op het gebied van verschillende type assets, beheer en onderhoud. Je bent een echte verbinder die zorgt dat Stedelijk Beheer, de projectorganisatie en andere directies samenwerken om de doelstellingen van beheerbare assets te realiseren. Onder deze andere directies vallen Stadswerken (SW), Grond en Ontwikkeling (G&O), het Projectmanagementbureau (PMB), het Ingenieursbureau Amsterdam (IB) en Ruimte en Duurzaamheid (R&D). Daarnaast werk je samen met het team Asset- en Geo-informatie (AGI) [heeft toch nieuwe naam?] om te zorgen dat het BAP aansluit op de gegevensbeheerprocessen. Je zorgt dat beheerinformatie- en data wordt geleverd aan het project en na afronding geactualiseerd in de juiste systemen wordt verwerkt. Stedelijk Beheer is gebiedsgericht georganiseerd. Dit betekent dat jij als beheercoördinator verantwoordelijk bent voor 1 of meerdere stadsdelen met ongeveer 100 projecten. Die projecten variëren in grootte en complexiteit. Binnen jouw stadsdelen begeleid je projecten bij het succesvol doorlopen van het BAP en zorg je dat doelstelling van het BAP wordt behaald. Aanvullend op jouw werk als beheercoördinator, draag je ook bij het verbeteren van het BAP. Projectteam BAP is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, validatie, goedkeuring, vrijgave en implementatie van het geactualiseerde BAP. Deze verbetering raakt de taken en verantwoordelijkheden van de in het BAP betrokken rollen, de producten en templates die nodig zijn voor het doorlopen van het BAP, het ondersteunen van de werkwijze met automatisering en het organiseren van een aantal randvoorwaarden. Feedback vanuit de praktijk van de vier beheercoördinatoren is belangrijke input voor de doorontwikkeling van het BAP.

Werkzaamheden 

Coördineren van het BAP:

• Aanmelding – Geautomatiseerd proces: projecten melden zich aan via een digitaal aanmeldformulier van het Beheerloket, een medewerker Beheerloket registreert en beoordeelt de aanmelding, daarbij kan afstemming nodig zijn met de beheercoördinator.
• Routering – Geautomatiseerd proces: samenstellen en informeren van het beheerteam.
• Opstart – Je neemt contact op met de projectleiding van het aangemelde project en neemt de planning, gebiedsgrenzen en assets in de openbare ruimte door. In samenwerking met collega’s van Stedelijk Beheer en Stadswerken controleer je of de juiste beheerders en specialisten betrokken zijn en start de samenwerking met het beheerteam op. Afhankelijk van de grote en complexiteit van het project, bepaal je de juiste vorm voor deze start. Je zorgt dat het projectteam de beheerinformatie- en data ontvangt.
• Ontwerp – Je coördineert het afstemmen van eisen en het toetsen van het ontwerp op beheerperspectief tussen het beheerteam en project. Daarnaast zorg je dat beheerpunten op het ontwerp de juiste aandacht krijgt bij integrale afwegingen, om daarmee de doelstelling van het BAP te behalen.
• Realisatie – Je coördineert de aanwezigheid bij testen en eventuele andere bijwoonmomenten tijdens de uitvoering. Daarnaast faciliteer je de afstemming van afwijkingen op het ontwerp in de uitvoering. Daarmee zorg je dat het oplossen van deze afwijkingen de beheerbaarheid niet beïnvloedt.
• Overdracht – Je faciliteert de beoordeling van het overdrachtsdossier en de overeenstemming over mogelijke restpunten die opgelost moeten worden. Daarnaast zorg je dat de juiste partijen betrokken worden bij de ingebruiken inbeheername van de assets.
• Afronding – Je ziet toe op de verwerking van het overdrachtsdossier in informatiesystemen, zodat het project administratief afgerond kan worden. Daardoor kunnen Stedelijk Beheer en Stadswerken de beheerfase goed starten.
• Na het afronden van elke fase zorg je voor het bijwerken van de status van het project. Daarmee heeft Stedelijk Beheer inzicht in het aantal actieve projecten en het betrokken beheerteam.
• Ondersteunen bij de implementatie van ontwikkelde processen, producten en templates.
•  Feedback ophalen vanuit de implementatie en delen met het team.

Gemeentelijke organisatie

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf en 7 bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders van de stad Amsterdam.

De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk.

De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie vind je op:

De directie Verkeer en Openbare Ruimte waar jij komt te werken, zorgt voor de bereikbaarheid, veiligheid en kwaliteit van de openbare ruimte van Amsterdam. We werken aan een stad die bereikbaar is op alle niveaus: internationaal, nationaal, regionaal, stedelijk en lokaal. Verkeer en Openbare Ruimte is de eigenaar van het integrale stedelijk verkeer en vervoersysteem (behalve rail), regisseur van de mobiliteitsketen en namens het bestuur eigenaar van de stedelijke eigendommen.

• De aangeboden kandidaat is in het bezit van een voor de werkzaamheden relevant hbo/wo-diploma. Dit mag een relevante technische opleiding zijn, maar kan ook heel goed een meer organisatorische of bestuurlijke opleiding zijn. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het samenwerken met beheer- en projectorganisaties zodat die in staat is de brug te slaan tussen deze organisaties. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het samenwerken met en het begeleiden van verschillende stakeholders met verschillende belangen.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met projectmanagement.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met assetmanagement (ISO-55000(1)) in een assetmanagementorganisatie, bij voorkeur in een G4 gemeente. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring in een complexe organisatie waarin de belangen niet altijd op elkaar aan sluiten en heeft ervaring met het bij elkaar brengen van de mensen om tot een gedragen oplossing te komen.

• Analytisch vermogen: Kan hoofd- en bijzaken onderscheiden, een vraagstelling in onderdelen uitsplitsen en logische verbanden leggen tussen de verschillende deelaspecten.
• Inventiviteit: Genereert verschillende, soms originele ideeën en oplossingen.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Resultaatgerichtheid: Concrete doelen als uitgangspunt nemen voor het eigen gedrag en hieraan vasthouden totdat het doel bereikt is.
• Overtuigingskracht: Oefent, op basis van persoonlijk overwicht, invloed uit op mensen en situaties, gericht op acceptatie en het overwinnen van weerstanden. Communiceert ideeën duidelijk en stellig. 

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 31 juli 2025, voor 17.00 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.

Let op: De aanvraag betreft een ondersteunde rol en volgt instructies op van leidinggevende. Dit past niet binnen de wet DBA. Hierdoor is het niet mogelijk om ZZP'ers te contracteren. Eventueel geïnteresseerde ZZP'ers kunnen zich op detacheringsbasis (= in loondienst) laten aanbieden door Circle8. Voor vragen over deze procedure kunt u contact opnemen met Jochem

Maximaal uurtarief voor deze aanvraag is : 120 Euro.