Management/Office-assistent 2 Amsterdam • Universiteit van Amsterdam
Gevraagd
-
38 uur
-
HBO of hoger
Aanbod
-
Tijdelijk contract / Vast contract
-
2.899 - € 3.809 p/m (bruto)
-
Pensioenregeling
-
Deels thuiswerken
Vacature in het kort
Over het bedrijf
Volledige vacaturetekst
Op een typische werkdag arriveer je om 09:00 op kantoor, waar je de dag begint met een kop vers gezette koffie en het opstarten van je computer. Je controleert de agenda en ziet dat je om 11:00 een nieuwe medewerker mag verwelkomen. Je zorgt ervoor dat haar kantoor gereed is en dat alle benodigdheden zijn klaargelegd. Daarnaast staat er een workshop gepland om 16:00, waarvoor je de catering en zaalreservering controleert. Rond 09:30 begin je met het ordenen van je mailbox en interne takenlijst. Een uur later komt je manager Peter langs om te vragen naar de status van een PhD-vacature die het ILLC recent heeft geplaatst, waarvoor je moet helpen bij het selecteren van de beste kandidaten.
Om 11:00 arriveert de nieuwe medewerker, en je laat haar haar kantoor zien, stelt haar voor aan collega's en geeft haar nuttige lunchtips. Tijdens de lunch om 12:00 ga je met collega's naar Cafe Neo en haal je later een cappuccino. Om 13:30 ontvang je een e-mail van de ICT over de levering van nieuwe laptops en besluit je ze meteen op te halen. Kort daarna komt een professor naar je kantoor met een probleem: zijn laptop is gecrasht tijdens een lezing. Je helpt hem door een kantoor-laptop op te zetten. Tegen 15:30 begin je met de voorbereidingen voor de workshop, test je de projector en geniet je van een makaron. Aan het einde van de dag, na het melden van een probleem met de verlichting, kijk je naar de planning voor morgen en sluit je om 17:00 het kantoor af.
- Je ondersteunt de instituutsmanager en assistent bedrijfsvoerder bij alle processen en werkzaamheden rondom onderwijs en onderzoek, HR, financiën, communicatie, ICT en huisvesting voor het instituut;
- Brugfunctie tussen de andere office-/managementassistenten van het ILLC;
- Je biedt ondersteuning voor het PhD-programma van het ILLC;
- Je neemt de verantwoordelijkheid voor de inhoud van de verschillende websites die het ILLC beheert, verstuurt wekelijks de nieuwsbrief en beheert de jaarkalender;
- Je biedt inhoudelijke ondersteuning door het verzamelen, bewerken en vergaren van managementinformatie voor belanghebbenden;
- Wanneer nodig vervul je algemene office-taken en organisatorische werkzaamheden.
Het werken in een klein team binnen een grote organisatie vergt gevoel voor verhoudingen, samenwerking en assertiviteit. Je neemt initiatief, bent doortastend in het oppakken van zaken en kan je goed verplaatsen in de wensen van de wetenschappers. Jouw planning- en organisatievaardigheden zijn sterk, je kan multi-tasken en indien nodig improviseren. Ook ben je goed in staat om de juiste prioriteiten te stellen en zelfstandig aan de slag te gaan. Je hebt oog voor diverse belangen binnen de organisatie en bent communicatief sterk. Bovenal vinden we het belangrijk dat je betrokken bent bij het team en dat je het leuk vindt om nieuwe dingen te leren.
- Minimaal HBO werk- en denkniveau, of ten minste een aantal jaren werkervaring in een vergelijkbare functie (ervaring in een universitaire context of andere onderwijsinstelling is een pre);
- Uitstekende communicatieve vaardigheden zowel in het Nederlands als het Engels, in woord en geschrift;
- Je hebt een dienstverlenende, sociale en proactieve instelling: je bent een echte aanpakker;
- Je hebt organisatiesensitiviteit en gevoel voor verhoudingen;
- Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken en behoud het overzicht onder (tijds)druk;
- Je hebt ruime werkervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams, Sharepoint).
We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 38 uur per week voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is zo snel mogelijk. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract.
Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert tussen €2.899 – €3.809 per maand (schaal 7 op basis van een 38-urige werkweek). Het UFO-profiel Management/Office-assistent 2 en de cao Universiteiten van Nederland zijn van toepassing.
Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:
- 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
- verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
- 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
- gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
- de mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;
- een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt;
Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.
Belangrijk om te weten
Jouw sollicitatie & contact
Met vragen over deze vacature kun je terecht bij:
- Peter van Ormondt, instituutsmanager:
Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link online solliciteren. Alle documenten naast je cv ontvangen we graag in één .pdf bestand voor 15 augustus 2025.
- Een cv met weergave in maanden (niet alleen jaren) met betrekking tot opleiding en ervaring;
- motivatiebrief;
- namen en emailadressen van twee referenten.
Alleen complete sollicitaties worden in behandeling genomen. De sollicitaties zullen gehouden worden in augustus en september.
Vanaf nu ontvang je automatisch de best passende vacatures automatisch in je mailbox.
Jouw inschrijving
Emailadres:
Functie:
Plaats:
Frequentie:
Wijzig je inschrijving
