Secretaresse Eindhoven • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een proactieve secretaresse die van aanpakken weet en altijd een stap vooruit denkt? Word jij enthousiast van een afwisselende rol waarin je bijdraagt aan een soepel lopende werkdag voor collega’s én een goed georganiseerde werkomgeving? Dan is deze functie iets voor jou!

Als secretaresse ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse ondersteuning van ons managementteam. Samen met je collega’s ondersteun je twee directieleden en zeven clustermanagers. Je plant en coördineert interne en externe vergaderingen en beheert de praktische zaken rondom deze bijeenkomsten. Daarnaast bewaak je de afhandeling van meldingen, klachten en afspraken. Je organiseert bijeenkomsten, ontvangt gasten en onderhoudt contact met externe relaties.

Naar aanleiding van je secretariële taken pak je ook diverse facilitaire werkzaamheden op. Denk hierbij aan het signaleren en opvolgen van facilitaire meldingen, het contact met leveranciers en het meedenken over de inrichting en het functioneren van de werkomgeving. Dankzij jouw inzet en overzicht verlopen zowel de administratieve als facilitaire processen soepel en efficiënt.

Je houdt van structuur, werkt nauwkeurig en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Met jouw servicegerichte instelling ontzorg je collega’s en draag je bij aan een prettige, goed georganiseerde werkomgeving. Je schakelt snel, werkt graag samen en behoudt ook onder druk het overzicht.

• mbo+ werk- en denkniveau;
• kennis van en ervaring met programma’s zoals MS Office (waaronder Outlook, Teams, Word, Excel en SharePoint);
• sterke sociale vaardigheden en een klantgerichte houding;
• een proactieve en flexibele instelling;
• het vermogen om goed samen te werken binnen een team;
• stressbestendigheid en een hands-on mentaliteit.

28-36 uur per week bespreekbaar. Graag aangeven hoeveel uur je beschikbaar bent.

Gevraagd

Eisen:

1. Opleiding - Je beschikt over mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur opgedaan via een opleiding in de richting van managementassistent of secretaresse, of een vergelijkbare administratief-organisatorische studierichting
2. Werkervaring - Minimaal 2-3 jaar ervaring in als secretaresse of in een soortgelijke rol en bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving

Wensen:

• Kennis en ervaring - Conform opdracht- en kandidaat beschrijving
• Interview - Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria. Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.