Managementassistent(e) Den Haag • koen

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

De managementassistent ondersteunt de zorgmanager en de manager bedrijfsvoering bij het uitvoeren van administratieve, procesmatige en inhoudelijk ondersteunende werkzaamheden. De functie draagt zorg voor structuur, continuïteit en borging van processen in de dagelijkse zorg- en bedrijfsvoering. De managementassistent fungeert als een verbindende en controlerende schakel tussen uitvoerende teams, ondersteunende afdelingen en het middenmanagement. De managementassistent fungeert ook als betrouwbare procespartner voor het management en werkt zelfstandig aan het bewaken en ondersteunen van werkprocessen, met oog voor kwaliteit, voortgang en samenhang.

Waarom de Plus?
Binnen Mutatio Zorg Nederland spreken wij van een Managementassistent Plus, omdat deze functie duidelijk afwijkt van de traditionele managementondersteuning. De toevoeging 'Plus' verwijst naar het zelfstandige, inhoudsgerichte en procesbewakende karakter van de functie. De Managementassistent Plus opereert midden in de uitvoeringspraktijk, bewaakt de voortgang van werkprocessen, toetst uitvoering in bijvoorbeeld het EPD, signaleert knelpunten en fungeert als verbindende schakel tussen zorgteams, bedrijfsvoering en interne ondersteuning. Deze rol vereist een proactieve houding, analytisch vermogen en organisatiesensitiviteit en overstijgt daarmee de klassieke invulling van secretariële ondersteuning.

Deze rol vraagt om een fikse investering van zowel de kandidaat als de organisatie. Het vraagt toewijding, leervermogen en verantwoordelijkheid van de medewerker om deze hybride rol tussen proces, inhoud en ondersteuning goed te vervullen. Tegelijkertijd is Mutatio Zorg Nederland nadrukkelijk bereid hierin te investeren: via begeleiding, ontwikkelruimte en positionering. Deze functie biedt daarmee niet alleen diepgang in het nu, maar ook doorgroeipotentieel richting coördinerende, beleidsvoorbereidende of kwaliteitsgerichte functies op termijn. Het is een functie met ambitie en gericht op duurzame ontwikkeling.

Kernverantwoordelijkheden
Kernverantwoordelijkheden
1. Secretariële en administratieve ondersteuning

• Beheer van agenda’s, mailboxen en documentstromen van de zorgmanager en manager bedrijfsvoering - Notuleren, uitwerken en bewaken van opvolging van interne overleggen;
• Voorbereiden van rapportages, stukken en interne memo’s;
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten, werkbezoeken en inhoudelijke sessies.

• Ondersteunen bij de implementatie en borging van protocollen en werkprocessen;
• Uitvoeren van registratieve controles in het EPD m.b.t. volledigheid, verslaglegging en richtlijnconformiteit;
• Signaleren van knelpunten in het zorg- en werkproces en terugkoppelen aan verantwoordelijken;
• Bijdragen aan kwaliteitsrondes, beleidsuitrol of interne verbetercycli;
• Fungeren als verbindende schakel tussen zorgteams, bedrijfsvoering en ondersteunende disciplines.

• Coördineren van de informatiestroom tussen verschillende interne afdelingen;
• Ondersteunen bij het opstellen van formats, communicatieberichten en overzichten;
• Verzorgen van interne terugkoppeling bij besluitvorming en uitvoering.

• Rapporteert aan: zorgmanager en manager bedrijfsvoering;
• Geen formele leidinggevende taken of strategische betrokkenheid;
• Wel: toetsende, signalerende en interveniërende rol in de uitvoering van processen, procedures en dossiervorming.

• HBO-diploma vereist, bijvoorbeeld Officemanagement, Zorgmanagement, HRM of gelijkwaardig;
• Zorginhoudelijke ervaring of affiniteit is een pré of bereid dit te leren;
• Ervaring met EPD en documentmanagementsystemen is wenselijk.

Indicatie: FWG 50 Salaris per 1 januari 2024:

• Minimum: €3.218 bruto per maand,
• maximum: €4.263 bruto per maand

Mutatio Zorg Nederland: Maatwerk in zorg met respect voor diversiteit De maatschappij is divers en dat geldt ook voor de leefwijzen van mensen. In een diverse samenleving is het belangrijk om open te staan voor andere leefwijzen en om onze medemens te respecteren. Diversiteit betekent dat onderlinge omgang niet langer vanzelfsprekend is. De norm zou daarom moeten zijn dat wij rekening houden met elkaar. Dit vraagt om oprechte wederzijdse interesse in onze medemens, zodoende ook in elkaar. Helaas kunnen wij niet van elke persoon verwachten dat hij of zij in een normatief jasje past. Daarom kijkt Mutatio Zorg Nederland door een gekleurde bril naar de medemens. Waar kom je vandaan? Waarmee dient een zorgverlener rekening te houden, kijkend naar de religie, traditie of cultuur van een zorgbehoevende? Door interesse te tonen in iemands achtergrond en cultuur, kun je de band versterken en begrip ontwikkelen voor elkaars verschillen. Kortom: elke mens heeft maatwerk nodig, en daar staat Mutatio Zorg Nederland voor.