Administratief Medewerker AO Helmond • GGZ Oost Brabant

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Wij zijn op zoek naar jou!
Ben jij klantgericht, gestructureerd, niet bang voor hectiek, deadlines en een kei in plannen en organiseren? Dan ben je wellicht de aangewezen persoon om direct in te springen in de complexe zorglogistiek en het antwoord te bieden waar het maar nodig is. Zorg jij dat de zorgprocessen soepel blijven lopen en ontzorg jij daarmee onze behandelaren? Dan komen we graag met jou in contact!

Dit is jouw instelling
Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor de zorglogistiek, waarbij jij de spil bent voor ons multidisciplinaire behandelteams. Dit alles vanuit de hectiek van een secretariaat waar de zorg en de bijbehorende ondersteuning mee te maken heeft.

Jij draagt zorg voor de voorbereiding, controle en afhandeling van administratieve werkzaamheden ten behoeve van de volledige cliëntrouting. Ook draag je verantwoordelijkheid voor de juiste, volledige en tijdige registratie en ondersteun je bij systeemcontroles. Daarnaast is het mogelijk dat jij, net zoals jouw collega`s, een eigen specialisme op een deelgebied van de werkzaamheden hebt. Hiervoor kunnen collega`s met vragen bij jou terecht en heb je contacten met de specialisten vanuit de andere locaties. Tot slot draag je bij aan de verdere ontwikkeling van jouw functie door bijvoorbeeld mee te denken over procesoptimalisatie.

Hoe ziet jouw gemiddelde werkdag eruit?
Je begint de dag met het opstarten van de systemen. Outlook, zorgcontrol, XM-Care (Zorg logistieke programma) en Excel zijn de belangrijkste programma’s waarmee je werkt. Aan de hand van de wachtlijstgegevens en ontvangen opdrachten van behandelaren, ben je een groot deel van je dag bezig met het plannen van enkelvoudige als ook complexe behandel afspraken. Een logistieke uitdaging om de agenda’s zo effectief en efficiënt mogelijk in te richten. Hiervoor zoek je afstemming met collega’s, behandelaren en cliënten en/of ketenpartners.

Je verwerkt de binnengekomen e-mails, handelt acties af en draagt zorg voor een juiste terugkoppeling naar cliënten, naasten, huisartsen en andere samenwerkingspartners.

Tijdens je werkzaamheden pak je regelmatig de telefoon om vragen van collega`s, cliënten of ketenpartners te beantwoorden en zijn er diverse andere administratieve taken. Dit vraagt om een vlotte en accurate aanpak. Einde van de dag maak je de balans op, draag je zo nodig nog de 'to do' punten over aan collega’s en verlaat je je werkplek met een ‘clean desk'. 

Maak kennis met het behandelteam
Je komt te werken voor de teams binnen het cluster Kind & Jeugd regio Helmond/Peelland. Binnen het team hechten we grote waarde aan samenwerking met oog voor goede afstemming met het cliëntsysteem, met elkaar en onze ketenpartners.

Als secretaresse maak je onderdeel uit van het team administratieve organisatie en geef je ondersteuning aan alle disciplines binnen het bovengenoemde cluster.

Dit ben jij

Jij bent een proactieve secretaresse met lef en een open vizier. Daarmee draag jij bij aan onze ambitie om dé netwerkspeler te worden die gaat voor de mentaal gezondste regio in 2025. Meer weten over onze strategische koers? Dat lees je hier. Verder breng je mee:

• Een relevante afgeronde opleiding als b.v. Office Management Support Specialist (voorheen management assistent), secretaresse medisch niveau 4, management/directie secretaresse niveau 4

• Ervaring in de GGZ of administratie en met name affiniteit met het plannen van complexe (behandel) afspraken en wachtlijstbeheer.

• Je weet structuur te geven, oplossingen te bieden en prioriteiten te stellen waarmee je rust creëert en het vertrouwen weet te winnen van je collega’s. 

• Je bent proactief, hebt een probleemoplossend vermogen en beschikt over een helicopterview.

• Je werkt op klantgerichte en verbindende wijze en toont persoonlijk leiderschap.

Daarom werk je bij GGZ Oost Brabant:
Wij bieden je een werkomgeving waarin je gezond en met plezier kunt werken, met een prettige cultuur waarin collega’s graag voor elkaar klaar staan. Daarnaast kun je rekenen op:

• Een dienstverband voor een jaar met uitzicht op verlenging naar onbepaalde tijd.

• Een bruto maandsalaris tussen de € 2.532,- en € 3.719,- op basis van een 36-urige werkweek (CAO GGZ, FWG 40).

• Een volledige 13e maand van 8,33 % en 8,33% vakantiegeld.

• 166 verlofuren en 35 levensfasebudget-uren (bij een 36-urige werkweek; naar rato bij parttime).

• Jaarlijks balansbudget van € 1.000,- bruto (bij fulltime dienstverband), vrij te besteden aan extra salaris, verlof of persoonlijke ontwikkeling.

• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer.

• Vergoeding van € 0,50 per km voor dienstreizen

• Een werktelefoon en/of laptop.

• Een goed pensioen bij PFZW.

• FiscFree®; met belastingvoordeel producten aanschaffen zoals een fiets, een abonnement op de sportschool, mobiele telefoon, tablet of laptop.

• Ruime mogelijkheden om door scholing en goede studiefaciliteiten jezelf verder te ontwikkelen.

• Overige aantrekkelijke regelingen (zoals thuiswerkregeling, extra reiskostenvergoeding & verlof (ver)kopen).

Past jouw instelling bij de onze?
We gaan graag met je in gesprek! Solliciteer direct of neem voor meer informatie contact op met:

• Karin Selten-Berger, Recruiter, bereikbaar via de button "Solliciteer nu" op deze pagina..

Graag ontvangen wij jouw reactie voor 8 augustus aanstaande. De eerste gesprekken worden gepland op dinsdag 19 en donderdag 21augustus, op onze locatie in Helmond. In verband met vakantie ontvang je niet eerder dan 14 augustus een uitnodiging voor een gesprek.

Een referentiecheck is onderdeel van ons aannamebeleid. Bij indiensttreding vragen we je om een actuele Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

GGZ Oost Brabant. Dat is de juiste instelling! Pas jij bij ons? Ontdek het hier in 1 minuut!