Projectmanagement Ondersteuner 3fte Den Haag • Circle8

Voorbereiding start livegang

In de voorbereiding tot de livegang per PI ben je aanwezig bij de afstemming met de PI en het implementatieteam om de implementatie 

voor te bereiden. Hier wordt onder andere besproken: 

• Trainingen doorlopen.

• Lokaal team in de PI op vlieghoogte brengen middels doornemen van het draaiboek. Checklist doorlopen.

• Communicatie/instructie middelen controleren. 

• Informatiesessies voor medewerkers bijwonen.

• PI bezoeken logistiek voorbereiden (aanmelden, reizen etc).

Hoe ziet een implementatie dag in een PI eruit?

• Telio (de leverancier van telefoons en telefoniesystemen) zal de telefoons en de nieuwe systemen activeren en in de serverruimtes de juiste aansluitingen maken. 

• Planning doornemen met lokale team en betrokken medewerkers; wat gebeurt er vandaag?

• Materiaal: communicatiemiddelen/instructie-scripts/hand-outs in print beschikbaar stellen aan deelnemers.

• Uitleg hoe vragen en bevindingen gemeld kunnen worden.

• Aanwezig zijn gedurende de dag om voorkomende vragen beantwoorden cq te kanaliseren naar de juiste afhandelaars.

• Bevindingen en vragen vastleggen.

• Protocol van oplevering (een uitgebreide checklist) doorlopen en invullen, Dagrapport opstellen.

Achtergrond opdracht

DJI heeft begin 2023 een Europese Aanbesteding gehouden voor het verkrijgen van een nieuwe Telefonie voor Justitiabelen (TvJ2) dienst omdat het huidige contract binnen afzienbare tijd zal aflopen. Met deze nieuwe TvJ2 dienst kunnen justitiabelen bellen naar vaste en mobiele bestemmingen wereldwijd, op eigen kosten of op kosten van de gebelde. Ook kunnen relaties voicemailberichten inspreken. TvJ2 biedt straks onder andere ook mogelijkheden voor het toestaan en blokkeren van gesprekken, meeluisteren, opnemen/uitluisteren, aftappen/vorderen en rapporteren, conform de wet- en regelgeving en aanvullende afspraken die DJI met belanghebbenden heeft gemaakt. TvJ2 dient te voldoen aan hoge eisen ten aanzien van informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens.

Daarnaast stelt DJI eisen ten aanzien van functionaliteit ter ondersteuning van het monitoren van voortgezet crimineel handelen, informatievoorziening en koppeling met andere DJI-systemen of systemen van derden, ook dit is meegenomen in de aanbesteding. Met de komst van TvJ2 wordt er o.a. een nieuw (webbased) Unity Medewerkersportaal en Justitiabelenportaal geïntroduceerd en wordt de MyTelio relatie-app vervangen door de Ceeyou relatie-app. Tijdens de implementatiefase van het TvJ2-project worden de gebruikers meegenomen in de veranderingen met behulp van klassikale trainingen voor kerngebruikers, e-learning (knoppencursus) en diverse communicatiemiddelen. Voor een succesvolle uitrol is een aanpak gekozen waarin medewerkers door goede en tijdige informatie en uitleg, maar ook door gebruiksgemak en het, in de praktijk, begeleid worden in het gebruiken van TVJ. Voor de begeleiding van het eerste gebruik van TVJ op de vloer in de PI en het ophalen van gebruikersinformatie zoeken wij floorwalkers/implementatiebegeleiders.

Die zullen na een gedegen inwerkperiode/meedoen met medewerker-trainingen het land ingaan om de uitrol te begeleiden. De implementatie manager en implementatie coördinator (PMO) zullen ook locaties bezoeken. Als implementatieteam zullen zo alle PI’s in het land bediend worden. Je bent aanwezig op de vloer ìn de inrichting op de uitroldagen en het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en justitiabelen voor hun Telefonie-vragen. Je doorloopt een checklist en een protocol van oplevering om vast te stellen of de nieuwe telefonie succesvol is aangezet (werken de toestellen? Staan alle belaccounts goed? Werkt het meeluisteren? Etc. etc). Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het ophalen van gebruikersinformatie en vastleggen van vragen en bevindingen. 

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) zorgt namens de Minister van Justitie en Veiligheid voor de tenuitvoerlegging van straffen en vrijheidsbenemende maatregelen, die na uitspraak van een rechter zijn opgelegd. Met 38 inrichtingen verspreid over het land en zo’n 13.000 medewerkers is DJI één van de grootste overheidsorganisaties van Nederland. De Directie Informatievoorziening (DI) van de DJI zorgt voor een toekomst vaste en samenhangende informatievoorziening voor de DJI-organisatie. DI ondersteunt en adviseert daarbij alle divisies, stafdirecties en landelijke diensten van DJI. Zij voert ook de regie op alle veranderingen die in samenhang met bestaande processen en systemen worden doorgevoerd. Daarvoor neemt DI diensten af bij leveranciers. De Justitiële ICT Organisatie (JIO) is daarvan de grootste en belangrijkste leverancier. De Directie Informatievoorziening bestaat uit vier onderdelen: I. CIO-office; II. Informatiemanagement en Architectuur (IMA); III. Projectmanagement en Implementatie (PMI); IV. Functioneel Beheer en Dienstenmanagement (FBD).

Kandidaat beschikt minimaal over een afgeronde hbo opleiding. 

• Ervaring met de uitrol van devices of met het invoeren van een nieuwe manier van werken; training on the job verzorgen, floorwalken

• Ervaring met het analyseren, opzetten en begeleiden van, en adviseren over wijzigingen op bedrijfsprocessen en de effecten daarvan op ICT-oplossingen;

• HBO in een relevant vakgebied, inclusief kennis en ervaring/Bedrijfskunde achtergrond;

• Prince2 & Agile Scrum ervaring;

• Kennis van en ervaring met het justitiedomein in het algemeen, DJI in het bijzonder

• Je beschikt over een goede teamspirit, zelfvertrouwen en doorzettingsvermogen;

• Je weet hoe te handelen in stressvolle situaties;

• Je hebt een rijbewijs en bent bereid te reizen;

• Je hebt een proactieve instelling;

• Je bent communicatief vaardig, ook richting ‘lastige doelgroepen’ (licht verstandelijk beperkt, laaggeletterd, anderstalig);

• Je bent van onbesproken gedrag en kunt zonder problemen een Verklaring omtrent gedrag (VOG) krijgen;

• In staat om zelfstandig te werken binnen de grenzen van een projectplanning. Dient zelfstandig en professioneel met zijn werkplanning om te gaan;

• In staat om tijdig te rapporteren aan de projectleider over voortgang en issues;

• Is gericht op het realiseren van doelstellingen en resultaten;

• Is in staat gedachten helder en begrijpelijk te formuleren en overtuigend te presenteren;

• Kan omgaan met weerstand en tegenstrijdige belangen.

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 21 juli 2025, voor 17:00 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.

Let op: De aanvraag betreft een ondersteunde rol en volgt instructies op van leidinggevende. Dit past niet binnen de wet DBA. Hierdoor is het niet mogelijk om ZZP'ers te contracteren. Eventueel geïnteresseerde ZZP'ers kunnen zich op detacheringsbasis (= in loondienst) laten aanbieden door Circle8. Voor vragen over deze procedure kunt u contact opnemen metYoucef Mechti