Projectmanagement Ondersteuner (Pmo) Gouda • SynProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze klant Directie Informatievoorziening zijn wij op zoek naar een Projectmanagement Ondersteuner (Pmo)

Deze functie is niet geschikt voor zzp’ers en daarom ontvangen wij graag Cv’s van medewerkers die in loondienst zijn van een bedrijf waar zij geen eigenaar van zijn.

Voorbereiding start livegang
In de voorbereiding tot de livegang per PI ben je aanwezig bij de afstemming met de PI en het implementatieteam om de implementatie voor te bereiden. Hier wordt onder andere besproken:

• Trainingen doorlopen.
• Lokaal team in de PI op vlieghoogte brengen middels doornemen van het draaiboek. Checklist doorlopen.
• Communicatie/instructie middelen controleren.
• Informatiesessies voor medewerkers bijwonen.
• PI bezoeken logistiek voorbereiden (aanmelden, reizen etc).
  
  

Hoe ziet een implementatie dag in een PI eruit?

• Telio (de leverancier van telefoons en telefoniesystemen) zal de telefoons en de nieuwe systemen activeren en in de serverruimtes de juiste aansluitingen maken.
• Planning doornemen met lokale team en betrokken medewerkers; wat gebeurt er vandaag?
• Materiaal: communicatiemiddelen/instructie-scripts/hand-outs in print beschikbaar stellen aan deelnemers.
• Uitleg hoe vragen en bevindingen gemeld kunnen worden.
• Aanwezig zijn gedurende de dag om voorkomende vragen beantwoorden cq te kanaliseren naar de juiste afhandelaars.
• Bevindingen en vragen vastleggen.
• Protocol van oplevering (een uitgebreide checklist) doorlopen en invullen.
• Dagrapport opstellen.

DJI heeft begin 2023 een Europese Aanbesteding gehouden voor het verkrijgen van een nieuwe Telefonie voor Justitiabelen (TvJ2) dienst omdat het huidige contract binnen afzienbare tijd zal aflopen. Met deze nieuwe TvJ2 dienst kunnen justitiabelen bellen naar vaste en mobiele bestemmingen wereldwijd, op eigen kosten of op kosten van de gebelde. Ook kunnen relaties voicemailberichten inspreken. TvJ2 biedt straks onder andere ook mogelijkheden voor het toestaan en blokkeren van gesprekken, meeluisteren, opnemen/uitluisteren, aftappen/vorderen en rapporteren, conform de wet- en regelgeving en aanvullende afspraken die DJI met belanghebbenden heeft gemaakt. TvJ2 dient te voldoen aan hoge eisen ten aanzien van informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens. Daarnaast stelt DJI eisen ten aanzien van functionaliteit ter ondersteuning van het monitoren van voortgezet crimineel handelen, informatievoorziening en koppeling met andere DJI-systemen of systemen van derden, ook dit is meegenomen in de aanbesteding. Met de komst van TvJ2 wordt er o.a. een nieuw (webbased) Unity Medewerkersportaal en Justitiabelenportaal geïntroduceerd en wordt de MyTelio relatie-app vervangen door de Ceeyou relatie-app.

Tijdens de implementatiefase van het TvJ2-project worden de gebruikers meegenomen in de veranderingen met behulp van klassikale trainingen voor kerngebruikers, e-learning (knoppencursus) en diverse communicatiemiddelen. Voor een succesvolle uitrol is een aanpak gekozen waarin medewerkers door goede en tijdige informatie en uitleg, maar ook door gebruiksgemak en het, in de praktijk, begeleid worden in het gebruiken van TVJ. Voor de begeleiding van het eerste gebruik van TVJ op de vloer in de PI en het ophalen van gebruikersinformatie zoeken  wij floorwalkers / implementatiebegeleiders. Die zullen na een gedegen inwerkperiode/meedoen met medewerker-trainingen het land ingaan om de uitrol te begeleiden. De implementatie manager en implementatie coördinator (PMO) zullen ook locaties bezoeken. Als implementatieteam zullen zo alle PI’s in het land bediend worden. Je bent aanwezig op de vloer ìn de inrichting op de uitroldagen en het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en justitiabelen voor hun Telefonie-vragen. Je doorloopt een checklist en een protocol van oplevering om vast te stellen of de nieuwe telefonie succesvol is aangezet (werken de toestellen? Staan alle belaccounts goed? Werkt het meeluisteren? Etc. etc). Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het ophalen van gebruikersinformatie en vastleggen van vragen en bevindingen.

• Projectmanagement - Kandidaat beschikt minimaal over een afgeronde hbo opleiding.
  
  
• Deze functie is niet geschikt voor zzp’ers en daarom ontvangen wij graag Cv’s van medewerkers die in loondienst zijn van een bedrijf waar zij geen eigenaar van zijn.

• Ervaring met de uitrol van devices of met het invoeren van een nieuwe manier van werken; training on the job verzorgen, floorwalken
• Ervaring met het analyseren, opzetten en begeleiden van, en adviseren over wijzigingen op bedrijfsprocessen en de effecten daarvan op ICT-oplossingen;
• HBO in een relevant vakgebied, inclusief kennis en ervaring/Bedrijfskunde achtergrond;
• Prince2 Agile Scrum ervaring;
• Kennis van en ervaring met het justitiedomein in het algemeen, DJI in het bijzonder;
• Je beschikt over een goede teamspirit, zelfvertrouwen en doorzettingsvermogen;
• Je weet hoe te handelen in stressvolle situaties;
• Je hebt een rijbewijs en bent bereid te reizen;
• Je hebt een proactieve instelling;
• Je bent communicatief vaardig, ook richting ‘lastige doelgroepen’ (licht verstandelijk beperkt, laaggeletterd, anderstalig);
• Je bent van onbesproken gedrag en kunt zonder problemen een Verklaring omtrent gedrag (VOG) krijgen;
• In staat om zelfstandig te werken binnen de grenzen van een projectplanning. Dient zelfstandig en professioneel met zijn werkplanning om te gaan;
• In staat om tijdig te rapporteren aan de projectleider over voortgang en issues;
• Is gericht op het realiseren van doelstellingen en resultaten;
• Is in staat gedachten helder en begrijpelijk te formuleren en overtuigend te presenteren;
• Kan omgaan met weerstand en tegenstrijdige belangen.

• Een Nederlands CV (max 5 pagina's) in word formaat (inclusief voorletters, woonplaats, geboortedatum)
• Persoonlijke motivatie gericht op het functieprofiel
• Beschikbaarheid en geplande vakanties
• All-in uurtarief (incl. reiskosten, parkeerkosten en verblijf, excl. BTW)