Graduate School Officer Leiden • Universiteit Leiden

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Graduate School Officer (0.6 fte)

Wil jij een sleutelrol spelen in de wereld van wetenschap en innovatie? Krijg jij energie van het werken met promovendi en hun begeleiders? Dan zou deze baan wel eens een mooie uitdaging voor jou kunnen zijn! De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen is op zoek naar een enthousiaste en proactieve medewerker voor de Graduate School Office.

De Graduate School Office is de plek waar allerlei administratieve en organisatorische processen rondom promotietrajecten samenkomen. De faculteit heeft ruim duizend actieve promotietrajecten. De onderwerpen beslaan natuurwetenschappelijk onderzoek in de volle breedte, variërend van bijvoorbeeld sterrenkunde en natuurkunde tot geneesmiddelonderzoek en milieuwetenschappen. De Graduate School Office zorgt dat de in-, door- en uitstroom van al deze promovendi tot aan de verdediging van het proefschrift goed georganiseerd verloopt.

In deze functie ben jij, samen met je collega, hét gezicht van de Graduate School Office. Promovendi en hun begeleiders weten jou te vinden als eerste aanspreekpunt voor vragen, toelichting en ondersteuning bij het promotietraject. Je werkt met de Graduate School-module van LUCRIS, het universitaire datasysteem, waarin je met precisie de administratieve stappen in elk promotietraject verwerkt. Je stelt daarnaast belangrijke rapportages op over bijvoorbeeld het aantal promovendi en het rendement van trajecten. Of het nu gaat om nieuwe inschrijvingen, voortgangsbeoordelingen of eindrapportages: jij zorgt voor overzicht, accuratesse en continuïteit. Je werkt bovendien samen met veel collega’s binnen de faculteit, voor wie jij regelmatig bijeenkomsten organiseert om kennis te delen. En dat alles doe je niet alleen: wekelijks zit je met je collega om de tafel met de Decaan van de Graduate School. Samen zorgen jullie voor een sterke schakel tussen beleid en praktijk. Kortom: een afwisselende functie met verantwoordelijkheid, inhoud en impact.

De beoogde startdatum voor de functie is 1 december 2025. De functie komt beschikbaar omdat een gewaardeerde collega begin 2026 met pensioen gaat. Gedurende een periode van ongeveer twee maanden zul je mede door haar ingewerkt worden en haar taken geleidelijk overnemen.

Dit ga je doen
Als Graduate School Officer:

• Jij houdt overzicht en zorgt ervoor dat alle administratieve en organisatorische taken rondom het promotietraject soepel en correct verlopen.
• Je bent een waardevolle steunpilaar voor de Decaan van de Graduate School en houdt zicht op de voortgang van lopende promotietrajecten.
• Met jouw kennis van LUCRIS GSM help je zowel jezelf als anderen efficiënt met het registreren en monitoren van trajecten.
• Je bent het aanspreekpunt voor promovendi, hun begeleiders én de pedel – jouw communicatie is helder, klantgericht en professioneel.
• Je onderhoudt nauw contact met collega’s binnen de faculteit, waarbij jij de verbindende schakel bent die zorgt dat iedereen op één lijn zit.
• Zie je ruimte voor verbetering? Dan wacht je niet af: je denkt mee, neemt initiatief en helpt actief bij het implementeren van procesverbeteringen.
• Je bent goed op de hoogte van relevante regelgeving en universitaire voorzieningen, en je weet deze op een toegankelijke manier over te brengen.

Dit breng je mee

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Je bent digitaal vaardig: bekend met Windows en MS Office, en je leert moeiteloos nieuwe systemen zoals LUCRIS kennen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en klantgerichte instelling.
• Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Samenwerken gaat je natuurlijk af, maar je werkt net zo goed zelfstandig en neemt initiatief waar nodig.
• Je bent nauwkeurig, stressbestendig en houdt overzicht, zelfs als er veel tegelijk speelt.
• Flexibiliteit en oplossingsgericht denken zitten in jouw DNA. Je schakelt makkelijk tussen taken en denkt vooruit.
• Affiniteit en ervaring met de academische wereld? Dan zit je bij ons helemaal op je plek.

Wij bieden
Een leuke en afwisselende functie op basis van 0.6 te (24 uur per week). Je komt te werken binnen de afdeling Academische Zaken van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen. 
Een aanstelling – conform de cao Nederlandse Universiteiten – voor de duur van één jaar mét uitzicht op een vast dienstverband. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.537,- en maximaal € 4.860,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 9). Deze bedragen worden nog aangepast conform de nieuwe cao per 1 juli 2025. 
Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals diverse mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling, thuiswerkvergoeding, onkostenvergoeding, een eindejaarsuitkering van 8,3%, een vakantietoeslag van 8%, betaald ouderschapsverlof én de mogelijkheid om jouw arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen (voor meer informatie, zie hier).

De faculteit
Het onderzoek binnen de faculteit varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen ook negen bachelor- en vijftien masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid, er werken meer dan 2700 medewerkers en er studeren ruim 6000 studenten bij ons. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten. Lees er meer over op de website van de faculteit.

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Meer informatie
Wil je meer weten over deze functie? Voel je vrij om contact op te nemen met Ellie van Rijsewijk, medewerker Graduate School, via via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.denuniv of met Erik Danen, Decaan van de Graduate School, via via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.denuniv. 

Solliciteren
Klinkt dit als een rol die bij jou past? Dan leren we je graag kennen! Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en CV kunnen tot en met zondag 17 augustus 2025 worden ingediend via de blauwe button. 

De gesprekken vinden plaats in de week van 25 tot en met 29 augustus. Ben je in deze periode met vakantie? Laat het ons dan even weten bij je sollicitatie.

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.