Tijdelijke Directiesecretaresse Utrecht • Go Office Recruitment

Ben jij een ervaren Directiesecretaresse die direct het verschil kan maken? In deze tijdelijke functie van circa 3 maanden ondersteun jij de commercieel directeur (CCO) en operationeel directeur (COO) van een evenementenorganisatie in Utrecht. 

Voor een periode van circa 3 maanden zijn wij op zoek naar een ervaren, zelfstandige Directiesecretaresse. Jij ondersteunt de commercieel directeur (CCO) en operationeel directeur (COO) en zorgt dat hun hectische werkdag soepel verloopt. Dankzij jouw overzicht, rust en strakke regie op de agenda’s kunnen zij zich focussen op hun kernactiviteiten.

Je vormt samen met de directiesecretaresse van de CEO en CFO, het directiesecretariaat. Jullie werken nauw samen, vangen elkaars werk op waar nodig en dragen bij aan een fijne, professionele sfeer.

De werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Complex agendabeheer en prioriteiten bewaken.
• Acties en afspraken opvolgen.
• Informatie filteren en structureren (je leest mee en denkt vooruit). 
• Stakeholdermanagement: schakelen met interne en externe contacten op alle niveaus.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen (uitnodigingen, notulen, actiepunten).
• Ondersteunen bij het voorbereiden van presentaties (checken, deadlines bewaken).
• Je signaleert waar iets gevierd moet worden of wie extra aandacht behoeft. Je regelt een bloemetje, en zet het in de agenda van de CCO of COO.

Je hebt ruime ervaring als directiesecretaresse of executive assistant op directieniveau en weet wat het betekent om te schakelen in een commerciële, bestuurlijke omgeving. Je bent zelfstandig, professioneel, organisatiesensitief en behoudt rust in de hectiek. Daarnaast ben je digitaal vaardig en communiceer je gemakkelijk op alle niveaus.

Wat breng jij mee?

• Ervaring als directiesecretaresse (of soortgelijke functie) op directieniveau.
• Organisatiesensitiviteit en discretie.
• Proactief, zelfstandig, betrouwbaar en gestructureerd.
• Ervaring met Outlook, Teams en Excel.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, goede beheersing van het Engels.

• Een tijdelijk dienstverband (op uitzendbasis) voor circa 3 maanden, je kan uiterlijk per 1 september starten.
• Salaris tussen € 3.446 en € 4.430 o.b.v. 40 uur, afhankelijk van ervaring (Styr level 7).
• 25 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur, naar rato), 8% vakantiegeld.
• Pensioenregeling.
• Volledige vergoeidng van de reiskosten.
• Laptop en smartphone.
• Gratis toegang tot eigen events en beurzen.
• Borrels en sportieve & sociale activiteiten.
• Een fijne werkomgeving op loopafstand van Utrecht Centraal.

Voor meer info over de vacature van Tijdelijke Directiesecretaresse neem je contact op met Kirsten Fries via  .

Deze evenementenorganisatie is volop in ontwikkeling. Met ruim 450 collega’s werken zij iedere dag aan het faciliteren en organiseren van beurzen en evenementen, zowel nationaal als internationaal. Een organisatie met een duidelijke missie: in 2030 willen zij de meest duurzame organisator en facilitator van Europa zijn. Vernieuwing, betrokkenheid en duurzaamheid vormen de kern van alles wat zij doen.

Je komt te werken in een professionele, informele organisatie waar mensen centraal staan. Samenwerken, plezier en continu verbeteren staan hoog op de agenda.

De werklocatie is uitstekend bereikbaar: het moderne kantoor ligt pal naast station Utrecht Centraal.