Graduate School Officer Faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica Delft • TU Delft

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

De Graduate School van de TU Delft support promovendi (PhD candidates) en hun begeleiders bij het promotietraject waarin promovendi worden opgeleid tot hooggekwalificeerde, autonome en toonaangevende onderzoekers en bekwame professionals. De ondersteunende organisatie bestaat uit de Universitaire Graduate School (UGS) en daaronder per faculteit een Faculty Graduate School (FGS). De FGS Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI) wordt geleid door de directeur FGS en bestaat verder uit de coördinator en de officer.

Het FGS-bureau ondersteunt promovendi, hun begeleiders en de faculteit in vier domeinen: beleid en coördinatie, kwaliteitsbewaking, communicatie en informatievoorziening, administratie en systeemondersteuning.

In deze dynamische, internationale werkomgeving ben je als officer voornamelijk contactpersoon voor de (internationale) promovendi en verantwoordelijk voor de administratieve werkzaamheden.

Je bent aanspreekpunt (veelal in het Engels) voor promovendi, wetenschappelijke begeleiders, mentoren, de PhD Council en ondersteuners, en informeert hen over facultaire Graduate School zaken. Samen met de directeur en de coördinator draag je zorg voor onder meer de onboarding van nieuwe promovendi en begeleiders en het organiseren van enkele jaarlijkse evenementen.

Een deel van je werkzaamheden is administratief en bestaat uit het bijhouden van het TU brede promovendi volgsysteem, nu nog de Doctoral Monitoring Application (DMA). Je zorgt daarbij voor een correcte verwerking en tijdige afhandeling van formulieren. Je bent samen met de coördinator verantwoordelijk voor de eindcontrole als een promovendus zover is dat de promotie in zicht is. Waar nodig handel je pro-actief richting individuele promovendi om de voortgang te stimuleren.

Je geniet ervan om nauw samen te werken (met voornamelijk de FGS coördinator) en gesprekken te voeren met promovendi en collega’s met uiteenlopende achtergronden. Daarnaast breng je daadkracht en organisatietalent mee om zelfstandig met projecten aan de slag te gaan. Dit alles binnen een omgeving van innovatief onderzoek en onderwijs waar je graag aan bijdraagt. We zoeken een collega met hart voor onderwijs en onderzoek, die graag het verschil maakt in een diverse en internationale academische gemeenschap. Je:

• Hebt een mbo+- of hbo-opleiding afgerond.
• Bent collegiaal, gestructureerd, en servicegericht.
• Bent bedreven in softwarepakketten zoals Microsoft Office, leert snel nieuwe systemen aan en verkent graag nieuwe software.
• Kan helder communiceren en moeiteloos een gesprek voeren en e-mails opstellen in het Engels.
• Hebt bij voorkeur ervaring in een academische omgeving, ervaring met de doelgroep van (internationale) promovendi, en enig begrip van het PhD promotietraject.

Arbeidsvoorwaarden 

• Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een functieomvang van 36-40 uur per week. 
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3057 - €3985 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.  
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP. 
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. 
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten. 
• Flexibele werkweek. 
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen. 
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen. 
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. 
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma. 
   

Additionele informatie
Voldoe je aan het gevraagde profiel maar wil je eerst informeel kennismaken of sfeerproeven of heb je een vraag? Schroom dan niet om contact op te nemen met Sanne Alblas, de Facultaire Graduate School Coordinator, via de button "Solliciteer nu" op deze pagina..

Sollicitatieprocedure
Wordt jij enthousiast van deze functie. Solliciteer dan uiterlijk 7 Sep 2025 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Je kunt je sollicitatie richten aan Sanne Alblas, Coordinator Facultaire Graduate School.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling. 
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. 
• Een kennisveiligheidscheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Deze check zal worden uitgevoerd op de laatst overgebleven kandidaten. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de ‘National Knowledge Security Guidelines’. Deze check voeren wij uit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.