Management Assistant (Corporate) Utrecht • Pienk | Office Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor het hoofdkantoor van een internationale (corporate) organisatie, gevestigd naast Utrecht Centraal, zoeken wij een proactieve en ervaren Management Assistant. In deze dynamische rol ondersteun je twee managers en ben je onmisbaar in het soepel laten verlopen van hun dagelijkse werkzaamheden.

Geen dag is hetzelfde – jouw organisatietalent, discretie en flexibiliteit maken daarin het verschil.

In deze veelzijdige functie ben jij het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties en zorg je dat alles tot in de puntjes geregeld is. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en werkt nauw samen met twee andere collega-assistenten binnen het stafteam. Jij zorgt ervoor dat de managers hun werk optimaal kunnen doen, in een omgeving waar veel wordt gereisd en regelmatig internationale evenementen plaatsvinden.

Een greep uit jouw taken:

• Beheren van complexe agenda’s en plannen van afspraken;
• Boeken van (internationale) reizen, hotels en regelen van visa;
• Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en internationale events;
• Voorbereiden van documenten, presentaties en rapportages;
• Afhandelen van e-mails, post en het stellen van de juiste prioriteiten;
• Onboarding van nieuwe medewerkers op het hoofdkantoor;
• Ondersteunen van de stafafdeling bij uiteenlopende administratieve taken;
• Fungeren als professioneel aanspreekpunt voor collega’s, klanten en externe partijen.

Je werkt op een prachtige, moderne locatie in het WTC Utrecht – een inspirerende werkplek met internationale allure. Vanwege de aard van de functie en de directe samenwerking is deze rol grotendeels op kantoor. Je komt terecht in een betrokken team, waar collegialiteit net zo belangrijk is als precisie en betrouwbaarheid.

Ben jij de stevige, zelfstandige en dienstverlenende professional die snel kan schakelen en altijd twee stappen vooruitdenkt? Dan is dit jouw kans om écht impact te maken in een centrale ondersteunende rol.

Met jouw natuurlijke flair en stevige persoonlijkheid krijg je dingen voor elkaar. Je zit werk liggen en denkt proactief mee. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en blijft rustig en doelgericht – ook als de agenda plotseling om moet. Dankzij jouw flexibiliteit en scherp organisatievermogen houd jij het overzicht, ook in een omgeving waar geen dag hetzelfde is.

Je beschikt over:

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare rol als managementassistent of (directie)secretaresse
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels
• Uitstekende beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Beschikbaarheid parttime of fulltime van 32, 36 of 40 uur per week
• Een woonadres in de regio Utrecht of goede bereikbaarheid met het ov

• Je neemt het initiatief en ziet kansen voordat ze zich aandienen
• Je hebt een scherp oog voor wat er gedaan moet worden en wacht niet af
• Je denkt actief mee en draagt graag ideeën aan voor verbetering
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, met aandacht voor detail
• Je bent flexibel en houdt het hoofd koel, ook in drukke situaties
• Je bent servicegericht en zet collega’s altijd op de eerste plek
• Je bent een prettige teamspeler die gemakkelijk contact maakt

Ben jij die energieke en betrokken management assistant die met initiatief en precisie het verschil maakt? Solliciteer vandaag nog en geef jouw carrière een vliegende start bij deze internationale organisatie!

Werken binnen deze organisatie betekent schakelen op hoog niveau. Je hebt te maken met veel dynamiek, verschillende stakeholders en ad-hoc situaties – precies wat het werk uitdagend en afwisselend maakt. Tegelijkertijd sta je er nooit alleen voor: je werkt in een hecht team dat samen de schouders eronder zet.

Wat je kunt verwachten:

• Een direct contract bij de opdrachtgever
• Een functie van 32, 36 of 40 uur per week
• Een werkplek op het hoofdkantoor van een internationaal gerenommeerde organisatie
• Een bruto maandsalaris tussen de €4.100 en €4.300 (o.b.v. 40 uur)
• Volledige vergoeding van eersteklas reizen met het openbaar vervoer
• 26 vakantiedagen en 8% vakantiegeld
• Kansen om door te groeien, op basis van jouw inzet en ontwikkeling
• Een inspirerende werkomgeving in het WTC Utrecht, uitstekend bereikbaar met OV, fiets of te voet

De werksfeer is professioneel en verzorgd, met oog voor elkaar. Er is ruimte voor initiatief, onderlinge betrokkenheid én regelmatig een gezellige activiteit met collega’s. De cultuur? Open, nuchter en hands-on – met een duidelijke can-do-mentaliteit.

Kortom: professioneel én persoonlijk – een plek waar je met plezier naartoe gaat.

Deze functie brengt je naar een werkelijk adembenemende werkomgeving: binnen het WTC is een luxueuze, warme en inspirerende werkplek gecreëerd waar professionaliteit en comfort hand in hand gaan. Je komt terecht bij een internationaal toonaangevend bedrijf dat vooroploopt in technologie, maar waar de cultuur no-nonsense en toegankelijk is.

Wereldwijd zijn er tienduizenden collega’s, maar op het hoofdkantoor werk je in een compact, betrokken team van zo’n 35 mensen. Samen met de Executive Assistant van de CEO en een collega-secretaresse vorm jij een sterk ondersteunend team dat zorgt dat alles achter de schermen perfect geregeld is.

Jij bent scherp, proactief, hebt een goed gevoel voor verhoudingen en weet precies wanneer je moet schakelen. Naarmate je je weg vindt binnen de organisatie, krijg je volop ruimte om je rol zelfstandig in te vullen en initiatief te tonen.

Een kans met veel vrijheid, verantwoordelijkheid én impact — ideaal voor een ondernemende en doortastende Management Assistant.