Personal assistant Utrecht • UMC Utrecht

Als personal assistant ben je de rechterhand van de Chief Transformation Officer (CTO) en tevens programmadirecteur Zorg van Morgen. Met dit omvangrijke programma werken we doelgericht aan de toekomst van het UMC Utrecht. Zo leiden we tot 2028 een verandertraject om blijvend in te spelen op de ontwikkelingen in de zorg. Je ondersteunt op hoog niveau en zorgt ervoor dat de CTO zijn werk optimaal kan uitvoeren. Ook werk je nauw samen met de programmamanagers van het verandertraject.

Jouw inzet is onmisbaar: je creëert rust en overzicht in een dynamische omgeving. Naast administratieve en secretariële taken, bouw en denk je mee met de directeur en de programmamanagers, signaleer je knelpunten en schakel je proactief met de juiste stakeholders. Samen met de programmadirecteur vorm je een hecht duo dat bouwt aan duurzame verandering binnen de organisatie.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Je beheert de complexe agenda en mailbox van de directeur en de programmamanagers. Je plant afspraken, stelt prioriteiten en zorgt dat acties en deadlines opgevolgd worden.
• Je houdt het overzicht op informatiestromen en handelt zelfstandig de communicatie binnen de portefeuille van de programmadirecteur af. Indien nodig zorg je voor tijdige afstemming met hem.
• Je brengt structuur aan in de werklast van de directeur, signaleert knelpunten op tijd en weegt belangen zorgvuldig af. Hierbij is het belangrijk dat je vakinhoudelijk betrokken bent en op de hoogte bent en blijft van de werkzaamheden van de directeur.
• Je zorgt voor heldere communicatie en afstemming met de diverse stakeholders binnen de organisatie en met jouw directe collega’s; de directeur, teamleden en met de ondersteuners van de RvB.
• Je bereidt vergaderingen voor, notuleert wanneer nodig en houdt de voortgang van de uit de vergadering voorvloeiende acties in de gaten. Je benut de vergadering als bron om verbanden te leggen en overzicht te houden.
• Je organiseert interne en externe bijeenkomsten en events tot in detail en behoudt de regie op planning, locatie en inhoud.

Vanuit het programma Zorg van Morgen introduceren we binnen het UMC Utrecht stapsgewijs innovaties en optimalisaties om op een slimmere manier te werken. We zetten in op uniforme processen, digitalisering en mensgericht werken. Zo verhogen we gezamenlijk, met andere initiatieven in ons huis en in de regio, de kwaliteit van de zorg en het werkplezier van collega’s. En zorgen we dat we passende en betaalbare zorg blijven bieden, ondanks de toenemende zorgvraag en de krapte op de arbeidsmarkt.

Het programmateam van de Zorg van Morgen bestaat uit betrokken adviseurs, programmamanagers en veranderexperts die samen vormgeven aan het programma. Je werkt als personal assistant intensief samen met de collega’s in de programmaorganisatie en collega's van andere directies. Er is een directe relatie tussen de CTO en de Raad van Bestuur, de secretaris van de Raad van Bestuur, de secretaressen van de Raad van Bestuur, de bestuursadviseurs en de directies die bijdragen aan het programma. 

Als Universitair Medisch Centrum brengen we de werelden van onderzoek, valorisatie, zorg en onderwijs bij elkaar. Elke dag zijn we op zoek naar mogelijkheden om sneller en effectiever te werken en te innoveren. Daarbij kijken we ook naar partijen buiten de gezondheidszorg. Door het verbinden van deze werelden creëren we een omgeving waarin ieder mens, iedere patiënt, student of collega gezien en gehoord wordt.

• Je hebt een afgeronde mbo+ of hbo-opleiding, bij voorkeur in de richting van directiesecretaresse of managementassistent.
• Je hebt minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur op directieniveau of bij de Raad van Bestuur.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden, wat goed van pas komt bij de in- en externe contacten die je onderhoudt.
• Je bent organisatiesensitief, hebt gevoel voor onderliggende verhoudingen en werkt graag in een politiek gevoelige en complexe omgeving.
• Je weet complexe informatiestromen en processen te coördineren, verbanden te leggen en consequenties, belangen en prioriteiten daarbij af te wegen.
• Je kunt je helemaal vinden in de doelstellingen van het programma Zorg van Morgen en gaat ervoor daar zo optimaal mogelijk bij te ondersteunen.
• Je hebt een doortastende instelling en vooruitziende blik, zodat je de CTO en het team zo optimaal mogelijk ondersteunt en ontzorgt.
• Je voelt je thuis in een organisatie met een hoog tempo en veel schakels.

• Een salaris tussen de € 3430 en € 4562 bruto per maand (schaal 8), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto).
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.