Medewerker -Onboarding & Recruitment Eindhoven • OverheidZZP

In het kort: Je gaat nieuwe medewerkers verwelkomen door het onboardingsprogramma te coördineren en uit te voeren, en je ondersteunt het recruitmentteam met administratieve taken en vacaturebeheer.

Medewerker Onboarding & Recruitment

De afdeling
Je komt te werken binnen de sector Personeel & Organisatie (P&O), waar je deel uitmaakt van een betrokken team van ruim 100 collega’s. Samen zorgen jullie voor een optimale ondersteuning van de organisatie en de medewerkers, waarbij jij specifiek verantwoordelijk bent voor ondersteuning bij de onboarding van nieuwe collega’s. Deze functie is per direct beschikbaar en loopt in ieder geval tot eind 2025.

Jouw rol
Wil jij een cruciale rol spelen in het verwelkomen van nieuwe medewerkers en ervoor zorgen dat zij een inspirerende en efficiënte start maken? Als medewerker onboarding & recruitment ben jij vooral de centrale coördinator in het organiseren en uitvoeren van ons onboardingsprogramma. Met jouw inzet leg je de basis voor een positieve medewerkerservaring en een succesvolle integratie binnen onze organisatie. Daarnaast ondersteun je het team recruitment, in de beschikbare uren, daar waar mogelijk en nodig.

Wat ga je doen?
Als medewerker onboarding & recruitment ben je verantwoordelijk voor het plannen, coördineren, organiseren en uitvoeren van het onboardingsprogramma. Dit programma is ontwikkeld voor de instroom van nieuwe collega’s binnen de hele gemeente. Je bent het aanspreekpunt voor alle interne en externe betrokkenen en zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Van het boeken van locaties en catering tot het coördineren van sprekers en versturen van de uitnodigingen: jij zorgt dat alles soepel verloopt.

Werkzaamheden Coördinatie en operationele organisatie Onboardingprogramma:
(16 uur per week)

Voorbereiding
– Coördineren en boeken van ruimtes en catering.
– Organiseren van sprekers en interne contacten inclusief bevestigingen en briefings;
– Draaien van rapportages, opstellen en bijhouden van deelnemerslijsten en wijzigingen hierin;
– Voorbereiden en samenstellen van welkomstpakketten, inclusief contact met leveranciers voor bestellingen en facturatie.

Communicatie
– Opstellen en verzenden van uitnodigingen, welkomstmails en de opvolging hiervan;
– Contact en afstemming met de fotograaf. Bevestigen en agenderen van sprekers;
– Overleg voeren over aanpassingen en deze communiceren met en aan belanghebbenden;
– Beheer en verwerking van aanpassingen in de presentatie van de dag;
– Beheer van de mailbox waar alle in- en externe vragen binnenkomen;
– Beheer en verwerken van aanpassingen in de digitale leerlijn.

Uitvoering
– Aanwezigheid op locatie en tijdstippen van de onboarding en faciliteren van activiteiten.

Evaluatie
– Verzamelen van feedback en rapporteren van resultaten.

Werkzaamheden Recruitment Ondersteuning
(4 uur per week)

Administratieve Taken
– Bijhouden van de ‘Werk’ mailbox en vragen doorgeleiden naar de betreffende recruiter.

Vacaturebeheer
– Vacature input leveren aan afd. communicatie ten behoeve van publicatie- en Beheer van deze publicaties op LinkedIn;
– Meehelpen bij pré-selectie van cv’s bij (bepaalde) vacatures;
– Kandidaten afwijzen en Tags toekennen in ATS aan de kandidaten database in Ubeeo.

Procesondersteuning
– Documenten (selectieformulier, gespreksleidraad) opstellen en doorsturen naar de vacaturehouder;
– Ondersteunen bij het bijwerken van processtappen tijdens de W&S procedures;
– Backoffice-taken: Als ‘superuser’ gebruikersvragen over Ubeeo beantwoorden.

Overige Ondersteuning
– Ondersteunen bij (social- en wervings) campagnes, zoals Meet & Greet (faciliteiten en sprekers);
– Ondersteuning bij reguliere introductiedagen (faciliteiten en sprekers).

Waar kom jij voor staan?
Wij maken samen Eindhoven. Een wereldspeler die barst van de kennis, creativiteit en kunde. En van de energie. Met diezelfde energie werken wij aan de stad van vandaag én de toekomst. Werken voor de gemeente Eindhoven is veelzijdig, concreet en heeft betekenis. Bij ons krijg je ruimte om impact te hebben op de gemeente Eindhoven en de stad. Een informele werksfeer en oog voor een goede werk- en privébalans.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.