Flexibel inzetbare Bestuursassistent Utrecht • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als flexibel inzetbare bestuursassistent ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Je ondersteunt samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs twee of meer bestuurders en zorgt ervoor dat alles vlot verloopt, ook bij een hoge werkdruk. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles, houdt overzicht en bewaart rust en structuur, zelfs in hectische situaties. Je werkt samen met je collega's om de grote puzzel steeds opnieuw te leggen en een soepele ondersteuning van de bestuurders te garanderen. Geen dag is hetzelfde.

Jouw taken bestaan onder andere uit:

• Ondersteunen van één of meerdere bestuurders samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur over de gehele breedte van hun portefeuilles.
• Coördineren van de stukkenstroom en regie voeren over de agenda, waarbij je geen detail mist.
• Optreden als aanspreekpunt voor interne en externe contacten van de bestuurder(s).
• Programmeren van zeer complexe agenda's en actief scannen op belangrijke berichten in mailboxen.
• Op eigen initiatief afhandelen van mailberichten of bespreken met de bestuurder, bewaken van de workload en grip houden op de agenda.
• Op de hoogte zijn van zaken binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceren over de voortgang met de bestuurder, het team en portefeuilleonderdelen.
• Meedraaien in het team van adviseurs rond de collegeleden, stevig aan tafel zitten en inbreng leveren op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken.
• Overzicht houden in een complexe setting en de juiste prioriteiten stellen.
• Zorgen dat de voorbereiding voor diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.

Je zorgt voor een professionele, betrouwbare en soepele ondersteuning van één of meerdere bestuurders. Je borgt rust en overzicht in de dagelijkse hectiek, houdt regie over complexe agenda’s en stukkenstromen en fungeert als stevig en verbindend aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Je draagt bij aan een effectieve samenwerking binnen het team van adviseurs en ondersteunt het bestuurlijke proces door proactieve signalering, prioritering en heldere communicatie.

• Minimaal mbo-opleiding afgerond, met relevante werkervaring op hbo-niveau.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris of algemeen directeur.
• Meerdere jaren werkervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, bij voorkeur een G4 of gemeente met meer dan 100.000 inwoners.
• Digitale vaardigheid en bekendheid met systemen zoals Office 365, iBabs en Zaaksysteem, of het vermogen deze snel eigen te maken.
• Inzetbaarheid op woensdag en vrijdag.

• Kennis van de stad/regio Utrecht.
• Stressbestendig en in staat overzicht te houden in een complexe setting en de juiste prioriteiten te stellen.
• Vaardig in het managen van jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving.
• Dienstverlenend, accuraat, een teamplayer, flexibel en positief ingesteld met een flinke dosis humor.

Gevraagd

Eisen:

1. Relevante werkervaring op hbo-niveau, minimaal een mbo-opleiding afgerond; Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris, algemeen directeur; Meerdere jaren werkervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, voorkeur voor een G4 of 100.000+ gemeente. Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Office 365, iBabs, Zaaksysteem); Inzetbaarheid op woensdag en vrijdag

Wensen:

• Je hebt tenminste 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris (directeur-generaal of secretaris generaal) of algemeen directeur
• Je hebt in ieder geval 4 jaar ervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, bij voorkeur een G4 stad of 100K plus
• Je bent bekend onze systemen (Office365, Ibabs, Zaaksysteem)

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.