Project Secretaresse (deels hybride) | 32 - 40 uur Utrecht • Pienk | Office Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor een dynamische organisatie in Groningen zijn wij op zoek naar een Project Secretaresse! De organisatie biedt advies en begeleiding met betrekking tot gezonde huisvesting voor bijvoorbeeld scholen en kantoren.

Je gaat in deze rol het team van adviseurs bij de projecten ondersteunen. Je maakt onderdeel uit van het Projectsecretariaat, jouw collega's zijn gevestigd op de locatie Utrecht en werken ook deels hybride. Jij bent verantwoordelijk voor je eigen projecten die in de regio Groningen worden uitgevoerd. Je hebt veel contact met je collega's in Utrecht, maar ook de adviseurs die vaak op locatie zijn, diverse externe partijen en de Management Assistent die op kantoor is.

Een rol voor iemand die graag overzicht bewaart, met deadlines kan werken en die van puzzelen houdt want agendabeheer is ook een belangrijk onderdeel van de functie! 

Hoe gaat je dag eruit zien?

Je pakt de volgende werkzaamheden op:

• Je beheert de complexe agenda's van de adviseurs en stelt prioriteiten hierin;
• Je beheert de mailbox en telefoon;
• Je hebt contact met externe stakeholders en interne collega's;
• Je houdt je bezig met de administratie rondom projecten (screenen van offertes, redigeren van tekst etc.);
• Je verzorgt de inkoop van kantoorartikelen, catering etc.

Je ontzorgt de adviseurs op proactieve wijze, zodat zij zich kunnen richten op de inhoud. 

Samengevat: een hele zelfstandige en verantwoordelijke functie voor een professionele Project Secretaresse die van puzzelen houdt! Het betreft een vaste (parttime of fulltime) baan voor 32 - 40 uur per week die deels vanuit huis kan worden uitgevoerd!

Voor deze verantwoordelijke functie als (parttime) Projectsecretaresse zijn wij op zoek naar een secretaresse met een proactieve en dienstverlenende instelling! Je schakelt makkelijk met collega's en externen en je voelt je thuis is een organisatie waar men met passie en veel plezier samenwerkt. Daarnaast ben je sociaal, informeel in contact, gedreven, discreet en integer!

Je herkent je in onderstaand profiel:

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde secretariële opleiding;
• Minimaal 3 jaar ervaring als (project) secretaresse, office manager met complex agendabeheer;
• Uitstekende kennis van het MS Office pakket;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je bent parttime of fulltime 32 tot 40 uur in de week beschikbaar (je kunt deels vanuit huis werken).

Je bent communicatief vaardig, staat stevig in je schoenen en bent in staat prioriteiten te stellen.

Deze organisatie biedt jou een vaste (parttime) baan in een team van ondersteuners die op een prettige wijze samenwerken. Je komt terecht in organisatie waar professionaliteit en werkplezier hand in hand met elkaar gaan.

De arbeidsvoorwaarden voor de functie zijn uitstekend, en de secundaire voorwaarden zijn ook erg aantrekkelijk:

• Een jaarcontract, met de intentie om dit bij goed functioneren en ongewijzigde bedrijfsomstandigheden om te zetten naar een vast dienstverband.
• Een salaris tussen € 2.600,- en € 5.500,- bruto per maand (op basis van fulltime), afhankelijk van kennis en ervaring, plus 8% vakantiegeld.
• Maar liefst 29 vakantiedagen, zodat je werk en privé goed in balans kunt houden.
• Reiskostenvergoeding van € 0,23 netto + € 0,05 bruto per kilometer voor woon-werkverkeer van meer dan 10 km enkele reis (bij gebruik van een privéauto, tussen woning en kantoor Groningen).
• Een collectieve bonusregeling, afhankelijk van het bedrijfsresultaat – zo profiteer jij mee van het gezamenlijke succes.
• Een solide pensioenregeling bij Nationale Nederlanden, op basis van een moderne premieregeling.
• Laptop en smartphone van de zaak, die je ook privé mag gebruiken.

Het bedrijf biedt jou, na een jaarcontract en goed functioneren, een functie met uitzicht op een vast dienstverband voor 32 - 40 uur in de week. 

Deze organisatie is gericht op huisvesting, en dan met name het ontwikkelen van gezonde huisvesting. Dit betekent dat zij hun klanten gedurende het hele traject van bouw of verbouwing begeleiden: van het analyseren van data tot en met exploitatie en beheer van de panden. Hun klanten zijn zowel overheidsinstellingen als commerciële bedrijven. Er heerst een informele cultuur en door de actieve personeelsvereniging worden veel leuke activiteiten georganiseerd.